In deel 1 van onze checklist voor software voor juridisch dossierbeheer hadden we het voornamelijk over essentiële functionaliteiten die uw softwareoplossing moet bieden. In deel 2 besteden we eerst aandacht aan enkele optionele modules en functionaliteiten die ook waardevol kunnen zijn voor uw bedrijf. We sluiten af met enkele algemene overwegingen met betrekking tot de dienstverleners en de diensten die zij leveren.

De meeste dienstaanbieders bieden aanvullende modules aan, die vaak gericht zijn op gespecialiseerde taken, en daarom optioneel zijn. De rapportagemogelijkheden zijn soms opgenomen in het pakket en soms optioneel. Ze geven meestal een goed inzicht in de volwassenheid van het product. Andere modules kunnen te maken hebben met kantoorbeheer, productiviteit, of met het logistiek beheer van het kantoor. Grotere advocatenkantoren kunnen ook geïnteresseerd zijn in modules voor kennisbeheer en datamining.

Als uw bedrijf gespecialiseerd is in bepaalde materies, zoals, bijvoorbeeld schuldinzameling, of fusies en overnames, liquidaties, enz., zijn er vaak speciale modules beschikbaar die speciaal voor die doeleinden zijn ontworpen. Het is ook mogelijk dat u overweegt om op een andere dienstaanbieder een beroep te doen voor dergelijke gespecialiseerde functionaliteiten. In dat geval zal u met meer dan één dienstverlener moeten werken.

Als u van plan bent softwareoplossingen van andere dienstaanbieders te gebruiken, moet u onderzoeken of die diensten kunnen worden geïntegreerd in uw gekozen softwareoplossing. Is dat niet het geval, dan moet u er zeker van zijn dat ze minstens gegevens kunnen uitwisselen met uw gekozen softwareoplossing. We gaven al de voorbeelden van boekhoudingssoftware en optionele gespecialiseerde modules, maar het geldt ook voor enkele andere vaak voorkomende scenario’s. De meeste bedrijven gebruiken immers Microsofts Office 365. En veel mensen vertrouwen ofwel op Gmail en Google Agenda, ofwel op Outlook en/of Exchange voor hun e-mail en agenda. Als dit voor u het geval is, dan wilt u een oplossing die een naadloze integratie met deze toepassingen biedt.

Tegenwoordig maken veel bedrijven gebruik van publieke cloud diensten (DropBox, Onedrive, Google Drive, enz.). Ze doen dit bijv. om documenten delen, of om op bepaalde documenten te kunnen samenwerken; of om back-ups te maken van hun gegevens, enz. Biedt uw softwareoplossing een integratie aan met deze diensten?

Veiligheid en gegevens zijn ook belangrijke overwegingen. Biedt de software een eenvoudige oplossing om gebruikers en hun toegangsrechten te beheren? Worden de gegevens versleuteld? Is het mogelijk om email te encrypteren? Kunnen de gegevens gemakkelijk geïmporteerd en geëxporteerd worden? Als u op zoek bent naar een cloud-oplossing waar uw gegevens op de servers van de dienstverlener staan, welke rechten hebben u en de dienstverlener dan op de gegevens? Kan de serviceprovider u bijv. toegang tot de gegevens weigeren als u niet tijdig betaalt, of niet langer van zijn diensten gebruik wilt maken?

Tot nu toe hebben wij het voor uw checklist gehad over functionele vereisten m.b.t. de software zelf. Maar er zijn ook andere belangrijke overwegingen. U moet bijvoorbeeld ook aandacht besteden aan de gebruikservaring: is de software intuïtief en makkelijk te gebruiken? En hoe worden de ondersteuning en training georganiseerd? Zijn er handleidingen, tutorials, webinars of podcasts voorhanden? Wanneer kan de helpdesk bereikt worden, en op welke manieren (telefoon, e-mail, live chat, toegang op afstand, …)? De prijs is natuurlijk ook een belangrijke factor. Zijn er verborgen kosten of kosten die na verloop van tijd zullen stijgen? En hoe zit het met de upgrades: wat is de frequentie, wat zijn de voorwaarden en wat is de kostprijs? Biedt de dienstaanbieder u een gratis proefperiode, en zo ja, voor hoe lang?

Tenslotte is het altijd een goede gewoonte om wat informatie in te winnen over het bedrijf zelf waarmee u overweegt in zee te gaan. Hoe lang is het bedrijf op de markt? Wat is de levensvatbaarheid van het bedrijf als een dienstverlener?

Het spreekt vanzelf dat CICERO LawPack goed scoort op de items die hierboven vermeld werden. Het pakket biedt verschillende optionele modules en functionaliteiten, die uiteenlopen van modules voor kantoorbeheer tot incasso en invordering, enz. Het heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden en biedt ook veel andere functionaliteiten aan die boven besproken werden. CICERO LawPack werkt reeds perfect samen met Microsoft-producten zoals Office 365, Outlook, enz., en ook met Onedrive. Integratie met Gmail zal binnenkort ook een feit zijn. U kunt een beroep doen op een uitstekende Helpdesk, en er zijn opleidingen, handleidingen, tutorials en webinars, enz. beschikbaar. Met CICERO 10 als een service, zijn upgrades opgenomen in de kostprijs. Er wachten u dus geen onaangename verrassingen. En INFORMA Europe, het bedrijf achter CICERO LawPack, is al 30 jaar de onbetwiste marktleider. Het is een veilige keuze!

Waar moet u aandacht aan besteden wanneer u uw praktijk wilt automatiseren? In een artikel in twee delen bieden we u een checklist aan. In het eerste deel hebben we het over de essentiële modules en over een aantal technologische overwegingen. In een tweede deel concentreren we ons dan op optionele modules en extra functionaliteit.

Overzicht essentiële functionaliteiten

Software voor juridisch dossierbeheer moet de volgende functionaliteiten aanbieden:

  • Contactbeheer
  • Dossierbeheer
  • Documentbeheer
  • Takenbeheer
  • Facturatie
  • Boekhouding
  • Cliëntenportaal

Contactbeheer

Advocaten gaan niet alleen met klanten om. Zij hebben te maken met een breed scala van mensen en rechtspersonen, in verschillende hoedanigheden en rollen. Dit is de reden waarom veel reguliere CRM-programma’s niet volstaan. Een degelijke module voor contactbeheer is de hoeksteen van een goed functionerend juridisch kantoor.

Dossierbeheer

Advocaten verwerken dossiers. In die dossiers moet u zorgvuldig bijhouden wat er allemaal aan de hand is. De module voor dossierbeheer is de centrale hub van uw software, waarop alle andere modules aansluiten.

Documentbeheer

Er zijn twee aspecten m.b.t. het documentbeheer. Enerzijds wordt u als advocaat waarschijnlijk geconfronteerd met duizenden documenten, die al dan niet betrekking hebben op een of meerdere dossiers. U hebt een efficiënt systeem nodig om die documenten op te slaan, aan dossiers toe te wijzen, en snel te kunnen terugvinden. Anderzijds bent u als advocaat ook een producent van documenten. Dat is het tweede aspect van het documentbeheer: u hebt een module of app nodig om documenten aan te maken (vaak een ‘akten generator’ genoemd). Die maakt gebruik van sjablonen die ingevuld worden met de relevante gegevens uit het dossier.

Takenbeheer

U moet ook bijhouden wat u reeds gedaan hebt, en wat u nog moet doen. Takenbeheer in de ruimste zin van het woord heeft betrekking op verschillende aspecten, en bestaat daarom vaak uit verschillende modules of apps. Omdat het efficiënter is, werken de meeste programma’s met vooraf aangemaakte lijsten van regelmatig terugkerende taken. Vaak is dat gekoppeld aan een app voor het beheer van tarieven, die u toelaat om standaardtarieven te definiëren voor specifieke taken. Het programma moet vanzelfsprekend ook kunnen bijhouden welke prestatie u reeds geleverd hebt. Veel advocaten werken met een systeem van aanrekenbare uren. Als dat ook voor u het geval is, dan is een module voor tijdregistratie handig. Maar u wilt niet alleen bijhouden van wat u reeds hebt gedaan, u wilt ook bijhouden wat u nog moet doen. Advocaten moeten vaak specifieke taken uitvoeren op specifieke tijdstippen. Daarom is een module voor agendabeheer essentieel.

Facturatie

Wanneer u zorgvuldig alle taken bijhoudt die u hebt uitgevoerd, wordt facturering kinderspel. Een typische facturatiemodule laat u niet alleen toe om facturen te maken. Doorgaans kunt u ook allerhande tussentijdse overzichten en rapporten aanmaken.

Boekhouding

Idealiter moet de software voor het beheer van uw kantoor ook een boekhoudmodule hebben, die alle betalingen bijhoudt die u doet en ontvangt. Soms geeft een kantoor er de voorkeur aan gebruik te maken van bestaande boekhoudsoftware, die geen deel uitmaakt van het pakket. Als dat het geval is, dan moet u er zich van verzekeren dat er een naadloze integratie mogelijk is tussen het pakket en de bestaande boekhoudsoftware. En als u met betalingen door derden te maken heeft, waar u namens uw klanten geld ontvangt, moet u er zeker van zijn dat de boekhoudmodule dergelijke betalingen probleemloos kan verwerken.

Cliëntenportaal

In onze artikelen over de nieuwe juridische consumenten hebben we er al op gewezen dat een klantenportaal tegenwoordig ook essentieel is. Een klantenportaal is een plaats op Internet waar uw cliënten hun gegevens kunnen bekijken en eventueel bewerken. Meestal gaat het om een website die toegankelijk is met een browser, maar het kan net zo goed gaan om een app voor mobiele toestellen. Als we het over klantenportalen voor advocatenkantoren hebben, dan bieden die uw cliënten de mogelijkheid een overzicht te krijgen van hun dossier of dossiers: wat er reeds gedaan is, wat er nog moet gebeuren, wat reeds gefactureerd en betaald is, welke betalingen door derden zijn ontvangen, enz. Vaak biedt een klantenportaal ook de mogelijkheid om rechtstreeks te communiceren met de cliënt, en kan die bijv. vragen stellen.

Een bedenking m.b.t. technologie

Tegenwoordig zijn de meeste mensen online via mobiele toestellen. De software die u kiest, moet toegankelijk zijn via apps voor mobiele apparaten, of moet webpagina’s gebruiken die mobiel-vriendelijk zijn. De meeste toonaangevende softwarepakketten voor juridische kantoren maken reeds gebruik van Cloud technologieën. Het kan daarbij gaan om private, hybride of publieke Cloud technologieën, die uw gegevens toegankelijk maken voor u en uw klanten, om het even wanneer, en om het even waar. Zorg er daarom voor dat u geen softwarepakket kiest dat niet via het Internet toegankelijk is.

CICERO LawPack

Het spreekt vanzelf dat alle essentiële functionaliteiten in CICERO LawPack ingebouwd zijn. De huidige versies van CICERO LawPack maken ook allemaal gebruik van Cloud technologie: alle essentiële modules zijn beschikbaar als mobiele apps (voor iPhone/iPad en Android) of kunnen via een browser gebruikt worden. Een overzicht van de vele modules vindt u hier: support.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-lawpack/. Een inleiding tot ons klantenportaal (‘Web View’ genoemd) kan u hier terugvinden: support.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-webview/.

Vanaf 1 januari 2017 verwacht de Vlaamse overheid dat haar leveranciers elektronische facturen sturen. Een elektronische factuur of e-factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde, elektronische vorm die automatische elektronische verwerking door een computersysteem mogelijk maakt.

Betekent dit dat u uw factuur naar de overheid via mail als een PDF-document kunt sturen? Neen, een PDF op zich volstaat niet, omdat die niet aan de structuurvereisten voldoet om een elektronische verwerking toe te laten. Een e-factuur moet immers in een specifiek XML-formaat opgesteld zijn, m.n. XML UBL2.1. Het gaat om een standaard die in de ganse EU gebruikt zal worden. (De ‘mapping’ van de velden voor dat XML-formaat kan u hier terugvinden).

Voor het ontvangen van e-facturen zullen de federale overheid, de gewesten en de lokale overheden gebruik maken van eenzelfde platform (Mercurius). Op die manier heeft u als leverancier slechts één aanleverpunt voor uw e-facturen.

Bovendien wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde netwerkinfrastructuur PEPPOL die toelaat dat bedrijven ook onderling e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. Peppol is een internationaal (Europees) netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-procurement en e-invoicing.

Het gaat m.a.w. om één uniform systeem en formaat dat over de ganse EU gebruikt zal kunnen worden voor alle facturen en kredietnota’s tussen bedrijven en overheden (B2G). Bedrijven kunnen het systeem ook gebruiken om facturen en kredietnota’s met elkaar uit te wisselen (B2B). En dat is natuurlijk een goede zaak. Elektronisch factureren is immers snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig en duurzaam:

  • Snel: zowel het versturen als het verwerken van de gegevens gebeurt elektronisch.
  • Efficiënt: met e-facturen wordt het mogelijk het verwerken van de gegevens te automatiseren, wat bovendien de kansen op fouten tijdens de verwerking minimaliseert. Indien ook de bestelbon elektronisch afgeleverd werd, kan bijv. ook automatisch gecontroleerd worden of de bestelbon en factuur overeenstemmen. Het gaat bovendien om een systeem dat binnen de ganse EU werkt.
  • Voordeliger: facturen en kredietnota’s kunnen immers automatisch uitgewisseld en verwerkt worden, wat u tijd bespaart.
  • Duurzaam: u hoeft immers geen facturen meer uit te printen. Grote bedrijven houden soms tot zes kopieën van facturen bij. Dat is niet langer nodig. E-facturen zijn dan ook een ecologisch duurzame oplossing.

Het valt te verwachten dat de meeste boekhoudpakketten tegen 1 januari aangepast zullen zijn om met e-facturen te kunnen werken. Hebt u geen pakket waarmee u e-facturen kan aanmaken, dan kunt u online een e-factuur aanmaken via het Mercurius portaal (meer informatie vindt u hier).

Bij INFORMA Europe zijn we volop bezig met het integreren van e-facturen in CICERO LawPack. Binnenkort zal het dan ook mogelijk zijn om vanuit CICERO LawPack e-facturen aan te maken en te verzenden. Het zal eveneens mogelijk zijn om e-facturen automatisch in de boekhouding te verwerken.

Bronnen:

Advocaten hebben de reputatie zelden het voortouw te nemen als het om nieuwe technologieën gaat. Sociale media vormen daar geen uitzondering op: veel advocaten zijn er ten onrechte nog steeds van overtuigd dat er geen echte voordelen verbonden zijn aan het gebruik van sociale media. In vorige artikelen hebben we ontdekt dat de nieuwe juridische consument zich anders gedraagt dan voorheen, en actief is in een online paradigma. Een drieledige benadering werd voorgesteld om de nieuwe juridische consumenten aan te trekken. De sleutelwoorden waren: cultiveren, aangepast aanbod, en engageren. Veel websites leggen al de nadruk op het aspect van het aanbod. Sociale media spelen een belangrijke rol in zowel het cultiveren als het engageren van de nieuwe consumenten.

Als we daar wat dieper op ingaan, is het goed om eerst aandacht te besteden aan ‘social media marketing’ in het algemeen. U hebt waarschijnlijk al een website, maar die leidt doorgaans niet echt tot veel nieuwe klanten. Dat is normaal: de oude manieren om van bezoekers klanten te maken zijn immers niet erg efficiënt in een online paradigma. In die nieuwe online marktplaats moet iedereen die producten of diensten aanbiedt, beseffen dat zij ook uitgevers zijn, en dat alle potentiële klanten in de eerste plaats informatieconsumenten zijn. De meest succesvolle strategie om websitebezoekers in klanten om te toveren, is om er eerst informatieconsumenten van te maken.

In haar boek De Zen van Social Media Marketing ligt Shama Kabani de ACT-methodologie voor ‘social media marketing’ toe: ACT staat voor Aantrekken – Converteren – Transformeren.

AFBEELDING ACT

A staat voor Aantrekken. U wilt de aandacht trekken. Praktisch gezien betekent dit het aantrekken van verkeer naar uw website en naar uw activiteiten op de sociale media. Het spreekt vanzelf dat u actief moet zijn op sociale media, als u die sociale media wilt aanwenden als een kanaal om bezoekers aan te trekken.

C is voor Converteren. Er is sprake van een conversie wanneer u van een vreemdeling een informatieconsument of een klant kan maken. Zoals boven uiteengezet werd, is er een verschil tussen beide. Door een bezoeker van een website of sociale media te converteren in een informatieconsument, creëert u een band met hem of haar. Na verloop van tijd vergroot de kans dat iemand die regelmatig inhoud consumeert, een klant wordt, mits u kwalitatief hoogstaande inhoud aanbiedt. Hoe meer er op het spel staat, hoe langer dit duurt. Dit betekent dat u constant inspanningen moet blijven leveren om mensen te converteren naar consumenten en klanten. Sociale Media zijn een ideaal hulpmiddel om van vreemden informatieconsumenten te maken.

T staat voor Transformeren. Transformatie is wanneer uw successen uit het heden en het verleden magnetische aantrekkingskrachten worden voor nieuwe potentiële klanten en consumenten. In een vorig artikel ontdekten we dat veel mensen die online op zoek gaan naar een advocaat referenties en recensies van bestaande klanten belangrijk vinden. Dergelijke recensies en referenties helpen om nieuwe consumenten en klanten aan te trekken, en te converteren. Sociale media vormen in dit proces een belangrijk platform waar uw bestaande klanten uw diensten kunnen aanbevelen.

Als een content provider, moet u alles wat u online plaatst bekijken in functie van de drie aspecten van de ACT-methodologie: Hoe helpt wat ik publiceer me bij het aantrekken, converteren of transformeren van consumenten en klanten? Hetzelfde geldt ook voor de drieledige aanpak van cultivering, een aangepast aanbod, en het engageren met de nieuwe juridische consumenten: dat moet telkens gebeuren met het aantrekken, converteren of transformeren van consumenten en klanten als doel.

Sociale media zijn bij uitstek geschikt om de nieuwe juridische consumenten te cultiveren en met hen te engageren. Media zoals LinkedIn, Facebook, Google + of Reddit, zijn bijvoorbeeld ideale platformen om advies te verlenen, of aan discussies deel te nemen. Als u uw expertise tentoon wilt spreiden, is een blog op uw website niet de enige manier om vakkundige artikelen te publiceren. Sociale media zoals LinkedIn, Facebook, Google + bieden dezelfde mogelijkheid, maar spreken vaak een ander publiek aan.

Samengevat, sociale media hebben een rol te spelen in het aantrekken en het transformeren van nieuwe consumenten en klanten, en ze zijn van cruciaal belang in het omzetten van vreemden in informatieconsumenten. Zij bieden een platform om de nieuwe juridische consumenten te cultiveren en met hen te engageren.

Bronnen:

In deel 1 van dit artikel vernamen we dat de nieuwe juridische consument een online consument is, die geïnformeerd, verbonden (‘connected’) en kieskeurig is. In deel 2 zullen we eerst aandacht besteden aan enkele statistieken die ons toelaten de nieuwe juridische consumenten beter te begrijpen. Daarna bekijken we hoe we de nieuwe juridische consumenten best tegemoetkomen.

Enkele statistieken

Het onderzoek door avvo.com onthult nieuwe gedragspatronen van de online juridische consumenten, zoals blijkt uit de volgende statistieken.

Wat doen de nieuwe juridische consumenten online?

  • 42% doet zijn eigen juridisch onderzoek online.
  • 31% doet onderzoek naar de juristen wier diensten zij overwegen te gebruiken.
  • 17% gebruikt online juridische formulieren om zijn problemen op te lossen.
  • 16% bezoekt juridische discussieforums wanneer ze hulp nodig hebben met hun juridische vragen.

Hoe lossen ze juridische problemen op? De nieuwe juridische consumenten zijn geneigd om eerst zelf te proberen om hun problemen op te lossen.

  • 42% slaagt erin een antwoord te vinden voor zijn juridisch probleem.
  • 42% doet beroep op een jurist.

Interessant is dat 20% van de ondervraagden ervan overtuigd was dat ze net zoveel zouden weten m.b.t. hun juridische vraag als een jurist, louter door het onderwerp online te onderzoeken.

Terwijl ze proberen hun juridische probleem op te lossen, zoeken ze ook naar gratis onlineadvies.

  • 32% maakt gebruik van gratis consultaties.
  • 21% krijgt een gratis advies van een advocaat via email of telefoon.
  • 15% belt naar een juridische bijstandslijn.

Van degenen die een beroep doen op online formulieren,

  • komt 66% vast te zitten,
  • consulteert 39% een advocaat, en
  • doet 33% een beroep op de diensten van een advocaat.

Hoe vinden ze een advocaat?

  • 31% vindt een advocaat na een online speurtocht.
  • 25% vindt een advocaat naar wie ze verwezen waren, maar 45% van die personen zal dan eerst even kijken wat ze online over de advocaat in kwestie te weten kunnen komen.

Belangrijk in dit verband is dat 95% van de mensen die online op zoek zijn naar een advocaat, recensies belangrijk vinden. 45% van de ondervraagden vond recensies zelfs ‘zeer belangrijk.’

56% van de juridische consumenten zeggen dat ze waarde hechten aan een hotline die hen rechtstreeks met een advocaat in contact brengt. 76% van de ondervraagden zei ook dat ze liever een vaste vergoeding betalen.

Hoe aan de nieuwe juridische consumenten tegemoet te komen?

Welke conclusies kunnen we trekken die ons helpen om de nieuwe juridische consumenten beter tegemoet te komen? In zijn verslag adviseert Nika Kabiri om de consumenten te vinden waar ze zijn en om hen te geven wat ze vragen. Stephen Furnari (van Law Firm Suites, www.lawfirmsuites.com) stelt een drieledige aanpak voor om dit te bereiken. De sleutelbegrippen zijn: cultiveer / pas uw aanbod aan / engageer.

Cultiveer uw consumenten: zorg ervoor dat je een sterke online aanwezigheid hebt. Indien toegestaan door de deontologie: publiceer online recensies door uw klanten, of maak gebruik van websites die dergelijke recensies aanbieden. Biedt ondersteuning via e-mail en chat, online of op mobiele toestellen.

Stem uw aanbod af op hun vraag: bied ontbundelde diensten aan, waar ze uw hulp kunnen vragen om bijvoorbeeld slechts één specifiek probleem op te lossen. Bied projecten aan tegen een vaste vergoeding. Bied aan om formulieren en documenten na te zien. Bied strategie-sessies aan.

Engageer met onlineconsumenten: bied diensten op aanvraag aan. Beantwoord juridische vragen online. Neem deel aan discussies in discussieforums en/of onlinegroepen die zich met juridische kwesties bezighouden.

Deze drieledige aanpak zal u helpen om onlineconsumenten in cliënten te converteren.

CICERO LawPack 10

Kabiri’s verslag leert ons dat de nieuwe juridische consumenten vanuit een verschillend paradigma handelen, en dat dit grotendeels een online paradigma is. CICERO LawPack 10 is speciaal voor dit nieuwe online paradigma ontworpen. Met CICERO LawPack 10 kunt u op elk moment en om het even waar met uw cliënten werken en communiceren. Het biedt u de operationele infrastructuur aan die tegemoetkomt aan de nieuwe juridische consumenten; en die operationele infrastructuur wordt bovendien constant verbeterd. We weten dat de nieuwe juridische consumenten geïnformeerd, verbonden en kieskeurig zijn. Gebruik CICERO LawPack en laat zien dat u ook geïnformeerd, verbonden en kieskeurig bent.

 

Bronnen:

In de afgelopen jaren zijn de eerste virtuele advocatenkantoren op de markt verschenen. Wist u dat CICERO LawPack bij uitstek voor dit doel geschikt is?

Wat is een virtueel advocatenkantoor? De twee meest gebruikte definities zijn die van de (Engelse) Wikipedia, en van Stephanie Kimbro. Wikipedia omschrijft een virtueel advocatenkantoor als een juridische praktijk die niet noodzakelijk een fysieke vestiging heeft, maar opereert vanuit de huizen of de satellietkantoren van de advocaten, en die meestal met behulp van nieuwe communicatietechnologieën op afstand diensten levert aan de cliënten. Stephanie Kimbro van haar kant definieert een virtuele praktijk als “een professionele advocatenpraktijk die online bestaat, en via een beveiligd portaal toegankelijk is voor zowel de cliënten als de advocaten, van om het even waar ze toegang hebben tot het Internet.” Een enquête door de American Bar Association leerde dat de uitdrukking ook vaak in andere omstandigheden gebruikt wordt, m.n. voor elke juridische praktijk die van één van de volgende opties gebruikt maakt: beveiligde cliëntportalen, interactie met de cliënten via het web, niet-fysieke kantoren / telewerken / afstandswerken, of “cloud computing.”

Online werken met een cloud-gebaseerde oplossing is ideaal voor advocaten met een solo praktijk, voor beginnende advocaten en voor advocaat-stagiairs. Het is meestal goedkoper, en biedt het extra voordeel dat u van thuis uit kunt werken, of van om het even waar en wanneer u dat wilt. Vraag het bijv. aan Joleena Louis, een Amerikaanse advocate, gespecialiseerd in huwelijks-en familierecht. Zij heeft haar betrekking in een groot advocatenkantoor opgezegd, en runt nu haar eigen succesvolle solo praktijk van thuis uit. Ze was immers tot de vaststelling gekomen dat ze veel meer tijd in de rechtbank doorbracht dan op kantoor. Het was dan ook niet langer zinvol om aanzienlijke bedragen te spenderen aan het huren van een kantoor dat ze nauwelijks gebruikte. Een virtueel kantoor opstarten was de logische keuze.

Onderzoek in de Verenigde Staten bracht aan het licht dat er ook een andere groep van advocaten is die volop kan profiteren van een virtuele praktijk: alle vrouwelijke advocaten die een evenwicht willen vinden tussen hun gezinsleven en een succesvolle professionele carrière. Er is immers al jarenlang een tendens waar vrouwelijke advocaten de advocatuur voortijdig verlaten, hetzij omwille van de uitdagingen (en soms discriminatie) waarmee ze geconfronteerd worden in een door mannen gedomineerd beroep, hetzij omdat ze een gezin wensen te stichten. Een virtuele praktijk, waar men van thuis uit werkt en zelf zijn/haar uren kiest, opent nieuwe en interessante perspectieven.

Neem bijvoorbeeld Rachel Rodgers. Ze is een advocate aan de balie in New York. Enkele jaren geleden begon ze een van de allereerste virtuele advocatenkantoren… omdat ze kinderen wilde. Ze zag evenwel hoe vele andere vrouwelijke advocaten moeilijkheden ondervonden om een evenwicht te vinden tussen enerzijds het moederschap en anderzijds een carrière in een stressvolle omgeving. En daar had ze geen zin in. Nu werkt ze thuis in een virtueel kantoor, en dat laat haar toe om zowel een gezinsleven te hebben, als om te werken wanneer het haar uitkomt. Vandaag is Rodgers’ virtueel kantoor zo succesvol dat ze andere advocaten tewerkstelt.

De voordelen van een virtueel kantoor zijn niet beperkt tot kostenbesparingen (zoals, bijvoorbeeld het feit dat men geen fysiek kantoor hoeft te huren). Een virtueel kantoor geeft je ook meer vrijheid, en het is bovendien efficiënter en handiger als je kan werken waar en wanneer je dat wilt.

Als dit alles aanlokkelijk klinkt, dan hoeft u niet verder te kijken dan CICERO LawPack 10. Het is doelbewust ontworpen om een gemakkelijke onlineoplossing te bieden. Om de cloud-versie te kunnen gebruiken, hebt u enkel toegang tot het Internet nodig, met een browser, en – althans voorlopig nog – Office 365. (Office 365 wordt trouwens als een optioneel onderdeel van het pakket aangeboden).

CICERO LawPack 10 biedt de diensten aan die met een virtueel kantoor geassocieerd worden. U kunt er een virtueel (=niet-fysiek) kantoor mee runnen. Het kan gemakkelijk gebruikt worden voor telewerken / afstandswerken, zodat u kunt werken waar en wanneer u dat wenst, via een browser of via een van onze mobiele apps. Het is gebouwd met cloud computing technologieën, waar u de keuze hebt om te gaan voor een volledig cloud-gebaseerde oplossing, of voor een hybride oplossing waar u desgewenst uw eigen servers kan gebruiken. Zie support.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-lawpack/ voor meer informatie. Als een optionele module kunt u ook uw klanten toegang verlenen tot hun bestanden via een beveiligd portaal (de “webview” module: support.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-webview/ ).

Bent u geïnteresseerd? Waarom probeert u het niet even uit, voor een maand, kosteloos, en zonder enige verplichting om het daarna te blijven gebruiken? U kunt een proefperiode aanvragen onderaan de pagina support.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-lawpack/. De proefperiode duurt 30 dagen, maar kan worden uitgebreid voor advocaat-stagiairs. Gedurende die tijd hebt u volledige toegang tot alle tutorials, tot de helpdesk, en tot de ‘e-learning’ trainingssessies. Alles wat u nodig hebt, is een browser, toegang tot Internet en Office 365. Probeer het! U zult er geen spijt van hebben!

Bronnen:

De toegang tot DPA vanuit CICERO is vanaf nu beschikbaar. Met deze nieuwe feature heeft u binnen enkele seconden de beschikking over betrouwbare en belangrijke stukken op elk moment van de dag. Naast toegang tot bedrijfsinformatie heeft u ook volledige toegang tot gegevens uit het Rijksregister (RR) en het Centraal Bestand der Beslagberichten (CBB).

In de Relations applicatie van CICERO V10 vindt u bovenaan de button DPA, die u toegang geeft tot het platform. Bekijk voor meer uitleg onze nieuwste video tutorial DPA: DPA Gebruik en Configuratie

Geef uw relaties online toegang tot hun dossiers.
In een eerdere nieuwsbrief brachten wij u al op de hoogte van onze nieuwe feature WebView; de mogelijkheid om relaties inzicht te geven in hun dossiers. Met onze nieuwe video tutorials leert u enerzijds welke instellingen in CICERO gedaan moeten worden (Configuratie) en anderzijds hoe uw relaties WebView kunnen gebruiken (Gebruik). Klik op onderstaande links om de video tutorials te bekijken.

Webview Configuratie
Webview Gebruik

In CICERO V10 is WebView vanaf nu standaard beschikbaar voor één dossier. Dat betekent dat er voor u geen extra kosten aan verbonden zijn en u gratis alle voordelen van WebView kunt ervaren.

Eind augustus organiseert Confocus alweer de 7e editie van de rechtsdagen en uiteraard is CICERO hierbij aanwezig. Tijdens de rechtsdagen is er een inspirerend programma met een breed scala aan onderwerpen en praktische workshops. Ook kunt u kennis maken met de nieuwste ontwikkelingen van CICERO.

23 augustus       GENT                   9u – 17u

25 augustus       HASSELT             9u – 17u

30 augustus       EDEGEM              9u – 17u

Kom ook naar de rechtsdagen en laat u inspireren door toonaangevende sprekers in de branche, ontmoet collega’s en scoor punten. Kijk voor meer informatie op http://rechtsdagen.be/ en schrijf u snel in!

In het artikel van begin juli vermeldden wij de opkomst van virtuele kantoren en van websites die juridische diensten aanbieden. Een van die sites, www.donotpay.co.uk, was onlangs in het nieuws. De website is de creatie van de negentienjarige Joshua Browder, die zijn geesteskind “de werelds eerste robotjurist” noemt. Hij creëerde zijn webstek nadat hij op enkele maanden tijd meer dan dertig onterechte verkeersboetes ontving in Londen, en hij tegen al die boetes beroep wilde aantekenen. De site is ontworpen om dat proces zo makkelijk mogelijk te maken. Als gebruiker moet u enkel een paar vragen beantwoorden, hetzij door het invullen van een formulier, of in een chatroom. Eenmaal dat gebeurd is, tekent de website gratis voor u beroep aan.

Het hoeft niet te verbazen dat Browder koos voor een chatroom-oplossing die gebruik maakt van een chat bot. Deskundigen voorspellen reeds enige tijd dat chat bots die met klanten communiceren een belangrijke innovatiefactor zouden worden in de technologiemarkt. Apps om te chatten zijn immers zeer populair, en bieden gebruikers een vertrouwde interface. Waarschijnlijk hebt u reeds een chatroom gebruikt om te communiceren met de supportdienst of de klantenservice van een bedrijf. De logische volgende stap was om chat bots aan te wenden om het proces verder te automatiseren en te stroomlijnen. Tests hebben aangetoond dat de kunstmatige intelligentie die in chat bots gebruikt wordt, voldoende op punt staat om te slagen in de Turing-Test: de persoon die met de chat bot praat, beseft niet dat hij of zij met een chat bot communiceert. In de VS worden chat bots bijvoorbeeld al met succes gebruikt in fastfoodketens om online bestellingen te verwerken. Of u kunt gewoon een Uber reserveren via Facebook Messenger. Chat bots kunnen u ook krantenkoppen met het belangrijkste nieuws, of weerberichten of verkeersinformatie bezorgen. IT-bedrijven, zoals Slack.com, gebruiken al een chat-bot (slackbot genaamd) voor hun online klantenondersteuning. Ook Microsoft erkent het potentieel van chat bots. Sinds maart werken ze aan programma’s waarmee u uw eigen chat-bot op Skype zal kunnen aanmaken.

Met DoNotPay is de eerste juridische chat bot nu ook een feit. De website die Londenaren een gemakkelijke manier aanbiedt om gratis beroep aan te tekenen tegen onterechte verkeersboetes, was van meet af aan een groot succes. In minder dan twee jaar tijd werd tegen 250 000 parkeerboetes beroep aangetekend, en in 160.000 daarvan was dat beroep succesvol; met als resultaat dat ongeveer vier miljoen dollar aan parkeerboetes niet betaald moesten worden. Ondertussen kan de dienst ook in New York gebruikt worden. Binnenkort volgt Seattle, en daarna waarschijnlijk Zuid-Afrika. En daar blijft het niet bij. De bedoeling is om nog meer diensten aan te bieden via de website. Zo kan de website u ondertussen ook al helpen bij het eisen van een compensatie als uw vlucht is vertraagd.

In een interview met Fortune Magazine benadrukt Catherine Bamford, een voormalige advocate in Leeds die thans advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven adviseert m.b.t. automatisering, hoe belangrijk deze evolutie is. “Toegang tot de rechter voor de niet-rijken is een ernstig probleem. Rechtsbijstandsbudgetten zijn in de afgelopen jaren geslonken. Met behulp van enkele bereidwillige advocaten en bekwame programmeurs kunnen helper bots zoals DoNotPay via het Internet juridisch advies goedkoop en voor iedereen toegankelijk maken. Dit is echt een stap in de goede richting.”

Met de DoNotPay website was Joshua Browder niet aan zijn proefstuk toe. De tweedejaars IT student aan Stanford kan al een indrukwekkend palmares voorleggen. Als een 13-jarige creëerde hij een app voor ‘Pret-a-manger,’ een broodjes-keten, die zo populair werd dat het bedrijf het als zijn officiële app overnam. Hij contacteerde ook verscheidene mensenrechtenorganisaties die hij gratis zijn diensten aanbood. Sommige, zoals ‘Freedom House’ (een hoeder van mensenrechten) en ‘International Bridges For Justice,’ zijn daarop ingegaan.

In de nabije toekomst zullen we steeds vaker intelligente chat bots tegenkomen. Ze zullen niet beperkt blijven tot supportafdelingen of klantendiensten. Een startup, x.ai, werkt al aan een virtuele persoonlijke assistent met een ingebouwde chat bot die bijv. mails kan versturen en beantwoorden om afspraken vast te leggen. Het is waarschijnlijk slechts een kwestie van tijd voordat ook advocatenkantoren virtuele juridische assistenten zullen hebben. IBM biedt trouwens al een virtuele juridische onderzoeksassistent aan, in de VS. En dat is nog maar het begin. Het valt te verwachten dat kunstmatige intelligentie geïntegreerd zal worden in de gebruikersinterface van software voor juristen, ter vervanging van de meer traditionele wizards. Het recht blijft verder ook een gebied dat gekenmerkt wordt door allerhande formaliteiten. Robot-advocaten die mensen daar bijv. bij zouden kunnen helpen, kunnen echt nuttig zijn, en kunnen de rechtstoegang transparanter en gemakkelijker maken.

Betekent dit dat de advocaten zich zorgen moeten maken omdat juridische robots hun baan gaan overnemen? Niet echt. Elke nieuwe technologie biedt immers ook nieuwe opportuniteiten voor advocaten. Denk bijvoorbeeld aan vragen m.b.t. de aansprakelijkheid: wat gebeurt er als de robot-advocaat een fout maakt, of als uw virtuele juridische assistent de verkeerde informatie verzendt? Zolang er juridische conflicten blijven bestaan, blijft ook de nood aan advocaten bestaan. (En dat is een goede zaak, want anders zouden ook wij onze baan verliezen).

Bronnen: