Nu 2019 van start gegaan is, kan het nuttig zijn om te evalueren wat 2018 ons op het gebied van juridische informatica heeft gebracht. Robert Ambrogi, van lawsitesblog.com, publiceerde een artikel over de 20 belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van juridische technologie in 2018. En zoals gebruikelijk publiceerde ook de American Bar Association (ABA) in december 2018 haar jaarlijkse Legal Technology Survey Report, dat eveneens veel interessante inzichten biedt. Laten we daarmee beginnen.

1. Het volledige ABA Legal Techology Survey Report bestaat uit zes volumes:
2. Grondbeginselen van de juridische informatica en veiligheid
3. Informatica voor Advocatenkantoren
4. Online onderzoek
5. Marketing en communicatietechnologie
6. Procesvoeringstechnologie en eDiscovery
7. Mobiele Advocaten

Deze zes volumes kunnen hier afzonderlijk of samen worden gekocht. Een samenvatting van het onderzoek in vijf afzonderlijke rapporten kan hier gratis online worden gelezen. Deze vijf rapporten hebben betrekking op:

1. Budgettering en planning
2. Solo en kleine kantoren
3. Praktijkbeheer
4. Opleiding in juridische informatica
5. Geschillenbeslechting en TAR (Technology Assisted Review)

Dit zijn de belangrijkste conclusies:
Een van de meest verrassende bevindingen van het rapport is dat het aantal advocatenkantoren dat een budget heeft voor juridische informatica een lichte daling heeft ondergaan ten opzichte van vorig jaar. Waar in 2017 nog 60% van de advocatenkantoren over een juridische informaticabudget beschikte, is dat aantal in 2018 gedaald tot 57%. Net als in het verleden neemt het percentage advocatenkantoren met een technologiebudget toe naargelang de omvang van het kantoor. Uit het rapport bleek dat 34 procent van de solopraktijken, 53 procent van de kantoren van twee tot negen advocaten, 77 procent van de kantoren van 10 tot 49 advocaten, 83 procent van de kantoren met 100 tot 499 advocaten, en 87 procent van kantoren van 500 of meer advocaten technologiebudgetten had.

Een andere verrassende bevinding is dat terwijl telewerken of werken op afstand over het geheel genomen toeneemt (zoals verwacht), is telewerken in grotere kantoren afgenomen. Bij solo- en advocatenkantoren met 2-9 advocatenkantoren is het percentage mensen die telewerken gestegen van 38% in 2015 naar 46% in 2018, en van 58% in 2015 naar 68% in 2018, respectievelijk. In grotere kantoren is het percentage echter gedaald van 87% in 2015 tot 79% in 2018 in kantoren met 10-49 advocaten, en van 94% in 2016 tot 88% in 2018 voor de grotere kantoren.

Het aantal advocatenkantoren dat praktijkmanagementsoftware gebruikt blijft over de ganse lijn stabiel. De functionaliteit van de software die voor hen beschikbaar is, is niet echt veranderd in die zin dat het beheren van cliënten en dossiers nog steeds de kern vormt van alle pakketten.

De meeste advocaten zijn tevreden over de software die zij gebruiken voor het beheer van hun praktijk, aangezien 32% “zeer tevreden” was en 61% “enigszins tevreden”, wat samen een totaal oplevert van 93% die enigszins of zeer tevreden was.

Er is niet veel veranderd met betrekking tot de softwarepakketten die de advocatenkantoren gebruiken, en er is nog veel ruimte voor verbetering, vooral als het gaat om de integratie met andere applicaties.

De AVG heeft een belangrijke impact gehad, wat resulteerde in de verwijdering van heel wat metadata. Het gebruik van software die specifiek bedoeld is om metadata te verwijderen neemt toe, wat de privacy en confidentialiteit ten goede komt.

Een andere bevinding van het rapport is dat de grens tussen tabletten en laptops vervaagt. In solo- en kleine advocatenkantoren daalde het percentage tabletgebruikers van 57% in 2016 naar 47% in 2018. In grotere kantoren is het aantal tabletgebruikers echter toegenomen: in kantoren met 100-499 advocaten is het percentage gestegen van 32% in 2015 naar 53% in 2018. In kantoren met meer dan 500 advocaten gebruikt 39% van de advocaten een tablet.

De wijze waarop advocaten in 2018 hun diensten aanrekenden, is vrijwel ongewijzigd ten opzichte van 2017. De honoraria per uur blijven het populairst (69%), gevolgd door vaste tarieven (15%), contingentieovereenkomsten (11%, afhankelijk van het behaalde resultaat), voorschotten (4%, waarbij de cliënt op regelmatige basis, meestal maandelijks, een voorschot betaalt), en overige (1%).

In zijn artikel over The 20 Most Important Legal Technology Developments Of 2018 vermeldt Robert Ambrogi een aantal ontwikkelingen die wereldwijd relevant zijn:

• Legal Analytics worden belangrijker: in 2018 zijn steeds meer advocatenkantoren begonnen met het analyseren van de gegevens die zij verzamelen.
• Juridische informatica gaat internationaal: tot voor kort was juridische informatica grotendeels een nationale materie, maar nu zien we steeds meer juridische informaticadiensten die internationaal worden aangeboden.
• g.v. Artificiële Intelligentie wordt juridisch onderzoek slimmer en vollediger.
• De investeringen nemen toe. Alleen al in de VS werd in 2018 1 miljard dollar geïnvesteerd in juridische informatica.
• De cloud schrikt niet langer af: steeds meer advocatenkantoren hebben hun bezwaren laten varen en maken nu effectief gebruik van clouddiensten.
• In 2018 zagen we ook een toename van informaticacompetentie bij de advocaten.
• Artificiële Intelligentie krijgt een eigen MBA.
• Het aantal startups blijft toenemen.

Samenvattend: de markt voor juridische informatica blijft evolueren, maar het gebruik van juridische informatica in advocatenkantoren heeft de afgelopen jaren geen grote stappen gezet.

Bronnen:

• americanbar.org/groups/departments_offices/legal_technology_resources/TechSurvey0/
• americanbar.org/groups/law_practice/publications/techreport/ABATECHREPORT2018/
• americanbar.org/groups/law_practice/publications/techreport/ABATECHREPORT2018/2018PracticeMgmt/
• abajournal.com/news/article/aba_techreport_releases_five_free_articles
• lawsitesblog.com/2018/12/20-important-legal-technology-developments-2018.html

Een boeiend nieuw domein binnen juridische informatica is Legal Design. De achterliggende gedachte is eenvoudig: hoe kunnen we principes van design (in de brede zin van het woord, i.e. met inbegrip van software design, grafisch ontwerp, functioneel ontwerp, enz.) toepassen op het recht ten einde de gebruikerservaring van alle belanghebbenden te verbeteren? Het is een uitgebreide materie, waar boeken en cursussen aan gewijd zijn. In dit artikel kunnen we daarom enkel de tip van de sluier lichten. Als u geïnteresseerd bent in Legal Design en meer wilt te weten komen, kunt u de (Engelstalige) websites raadplegen van Margaret Hagan, www.lawbydesign.co, en van het Legal Design Lab van Stanford Law School en d. School, www.legaltechdesign.com.

Hoe kan Legal Design worden gedefinieerd? Het is de toepassing van de ontwerpprincipes waarin de gebruiker centraal staat op de praktijk van de wet, met de bedoeling rechtssystemen, producten, diensten en processen nuttiger, bruikbaarder, begrijpelijker en aantrekkelijker te maken voor iedereen. “Legal Design is een manier om juridische diensten te beoordelen en te creëren, met een focus op hoe bruikbaar, nuttig en engagerend deze diensten zijn. Het is een aanpak met drie belangrijke bronnen – processen, mind-sets en mechanica – die juridische professionals kunnen gebruiken. Deze drie bronnen kunnen ons helpen bij het bedenken, bouwen en testen van betere manieren om dingen in het recht te doen, die zowel leken als juridische professionals zullen stimuleren en helpen. “(Margaret Hagan)

Legal Design kan zeer nuttig zijn. Vrijwel elk aspect van ons leven is op de een of andere manier gereguleerd. Helaas is er een brede kloof tussen het recht en de juridische consument: contracten worden gemaakt door advocaten en soms alleen door advocaten begrepen. Het rechtssysteem is dikwijls een onbegrijpelijke doolhof en vaak lijkt het erop dat het de zaken meer compliceert i.p.v. een oplossing te bieden. Elk product dat u koopt of elke dienst die u gebruikt heeft algemene voorwaarden die in detail moeten worden bestudeerd vooraleer u ze kunt begrijpen, enz.

Met Legal Design kunnen we bovenvermelde kloof overbruggen door ons te richten op een “mensgerichte aanpak waarbij eerst de behoeften, wensen en verlangens van de gebruikers in kaart worden gebracht en vervolgens worden gebruikt als basis voor het ontwerpen en ontwikkelen van oplossingen. Het resultaat is juridische informatie en diensten die transparant, toegankelijk, visueel duidelijker en, zoals hierboven vermeld, bruikbaar, begrijpelijk, nuttig en boeiend zijn. Wanneer het op een strategische manier wordt toegepast, kan Legal Design de prestaties, innovatie, merkperceptie, publieksbetrokkenheid, conversieratio’s en vele andere maatstaven verbeteren” (Meera Sivanathan).

Legal Design streeft er m.a.w. naar juridische diensten en producten te leveren die (1) bruikbaar, (2) nuttig en (3) boeiend zijn. Legal Design heeft daarom doelstellingen die in drie categorieën vallen:

1. Het helpen van de leek en de juridische professional;
2. Het creëren van een beter front-end en een beter back-end van het rechtssysteem;
3. Werken aan incrementele verbeteringen op korte termijn, en baanbrekende veranderingen op lange termijn.

Enkele voorbeelden: testamenten, contracten of wetteksten kunnen begrijpelijker worden gemaakt als ze in infografieken worden weergegeven. Juridische chatbots en robots zoals DoNotPay maken het ondernemen van juridische stappen zo eenvoudig als het invullen van online formulieren. Juridische opleiding en training zijn gebaat bij verbeterde (meestal visuele) communicatiemiddelen, etc.

Legal Design wordt al toegepast op de volgende gebieden:

• “Legal Design Process” (dat zich bezighoudt met het analyseren van processen en systemen om deze te stroomlijnen en een betere gebruikerservaring te creëren),
• Visueel recht en een visuele rechtsbibliotheek,
• Toegang tot het rechtsapparaat,
• Juridische opleiding & praktijk,
• Gerechtelijke innovatie,
• Een beter juridisch internet,
• Nieuwe modellen van juridische organisaties
• “Legal Communication Design,” waar intelligente communicatietools worden ontwikkeld. Kijk bijvoorbeeld eens naar de Legal Design Toolbox (in het Engels): legaltechdesign.com/LegalDesignToolbox

In haar online boek Law by Design legt Margaret Hagan uit dat Legal Design de volgende voordelen biedt:

1. Verbeterde probleemoplossing: meer vooruitstrevend en creatief zijn in het genereren van oplossingen voor problemen.
2. Klantgerichte diensten: om de cliënten centraal te stellen en hen betere diensten te leveren op maat van hun expliciete (en soms verborgen) behoeften – en hen op een duidelijkere, meer uitnodigende en bruikbare manier informatie aan te leveren.
3. Betere communicatie: informatie – en met name complexe juridische informatie – op een duidelijkere, meer uitnodigende en bruikbaardere manier communiceren.
4. Rijkere juridische beroepen: om een nieuwe set van professionele carrières en opportuniteiten voor juristen op te bouwen, met nieuwe soorten banen en competenties.
5. Betere Juridische Organisaties & Werkleven: het ontwikkelen van nieuwe manieren van samenwerken, het verbeteren van processen en besluitvorming, en het opbouwen van sterkere gemeenschappen binnen juridische werkplekken.
6. Nieuwe producten en diensten: om ideeën te genereren over hoe cliënten, juristen en het grote publiek op nieuwe manieren te bedienen – al dan niet met behulp van technologie, en om ideeën te verwerken in levensvatbare producten en bedrijven.

Bronnen:

• lawbydesign.co and www.lawbydesign.co/en/legal-design/
• legaltechdesign.com
• com/what-is-legal-design-qa-with-meera-sivanathan-legal-designer/
• openlawlab.com/2018/08/07/a-theory-of-change-for-legal-design-work/
• jdsupra.com/legalnews/for-law-firms-design-thinking-offers-a-93716/
• com/@jeff_ward/legal-solution-by-design-a-brief-assessment-of-the-role-of-design-thinking-in-law-schools-779dcf238049

E-mailmarketing is een waardevol instrument voor advocaten dat veel voordelen biedt. Het wordt door 70% van de digitale marketeers nog steeds gezien als het beste medium voor return on investment. Het is vrij eenvoudig om aan de slag te gaan, en met beperkte middelen kunt u een wereldwijd publiek bereiken, een onmiddellijke impact hebben, cliëntenbinding intact houden, enz. Voeg daar nog aan toe dat e-mails gemakkelijk te delen zijn en dat de impact ervan gemakkelijk te meten is. U kunt gerichte berichten verzenden, inkomsten genereren, enz. Een van de meest voor de hand liggende voordelen van e-mailmarketing is de lagere kosten in vergelijking met andere marketingkanalen. Als advocaat moet u er evenwel rekening mee houden dat er niet alleen juridische (denk bijv. aan de AVG) maar ook deontologische overwegingen zijn.

Welke soorten e-mails kunt u of zou u moeten versturen? Joleena Louis vermeldt zes verschillende types:

1. De welkomstmail, wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe cliënt krijgt, maar ook wanneer iemand zich aanmeldt voor uw blog.
2. De Tools & Resources E-mail, waar u nuttige informatie deelt met cliënten: URL’s, lezingen en Webinars, e-Books, enz.
3. De vragende e-mail, waar u uw cliënten om feedback of hulp vraagt.
4. De Inhoud / Content E-mail, waar u bijvoorbeeld een nieuwe blogpost deelt die u hebt geschreven.
5. De mail met gecureerde inhoud, waar u interessante inhoud van andere auteurs deelt.
6. De Nieuwsbrief E-mail.

De lijst is niet volledig. U kunt bijv. ook verschillende soorten herinneringen, verjaardags- en vakantiewensen, enz. versturen.

Hoe organiseert u een e-mailcampagne? In essentie zijn er vier belangrijke aspecten waarmee rekening gehouden moet worden: uw doelgroep(en); de boodschap die u aan die doelgroep wilt overbrengen; de presentatie van de boodschap; en hoe deze zal worden overgebracht. Laten we dit alles wat nader bekijken.

Uw doelgroep: naar wie verstuurt u uw e-mailcampagne? De meest voor de hand liggende doelgroepen zijn uw cliënten, maar ook mensen die zich op uw blog hebben ingeschreven. Het is geen goed idee om exact dezelfde inhoud naar al uw lezers te sturen. Het is aan te raden om uw e-maillijst te segmenteren, bijv. per interesse, per activiteit, per datum, per type lezer (bijv. cliënt vs. blog abonnee). Zorg er evenwel voor dat die segmentatie niet te ingewikkeld of tijdrovend wordt.

Uw boodschap: u moet definiëren wat de boodschap is voor elke doelgroep. Vergeet niet om uw boodschap te personaliseren: begin met hun naam of, indien van toepassing, de bedrijfsnaam. Houd uw e-mails beknopt en ter zake. Als het gaat om de eigenlijke inhoud, is het belangrijk om niet louter aandacht te besteden aan uzelf en/of uw diensten/producten. De inhoud moet uw lezers een meerwaarde bezorgen. In geval van twijfel of gebrek aan inspiratie kunt u uw lezers vragen welke informatie ze willen ontvangen. Het is vaak ook een goed idee om een aantal leuke feiten en statistieken op te nemen.

De presentatie: hoe u uw boodschap presenteert is belangrijk. Onderzoek heeft aangetoond dat het goed is om afbeeldingen in uw boodschap te verwerken. Het gebruik van 1 tot 3 afbeeldingen heeft doorgaans de grootste impact. Zorg er echter voor dat die beelden niet te groot zijn: ze moeten snel laden. Het is ook aan te raden om geen mail te versturen die enkel uit een afbeelding bestaat. (Deze worden meestal aangeduid als spam door spamfilters). Gebruik korte, duidelijke teksten die geschreven zijn door één of meer echte personen in uw team.

Soms kan het ook een goed idee zijn om video te gebruiken: neem de video niet op in de eigenlijke mail, maar voeg een link toe naar de video die u aan uw lezers wil voorstellen. Dit werkt het beste voor eerste mails, bijvoorbeeld voor een welkomstmail. Het gebruik van een statische afbeelding met een afspeelknop, of een geanimeerde gif in uw mail resulteert doorgaans in meer mensen die de video bekijken.

Houd er ook rekening mee dat een meerderheid tegenwoordig hun mail lezen op hun mobiele apparaat. Zorg ervoor dat uw bericht ook duidelijk leesbaar is op mobiele toestellen.

De aflevermethode: hoe gaat u uw boodschap aan uw publiek bezorgen? Als u software voor kantoorbeheer gebruikt, is de kans groot dat deze wordt geleverd met een module voor e-mailcampagnes. (CICERO LawPack gebruikers zijn waarschijnlijk vertrouwd met de Campaigns App. Dit is een krachtig hulpmiddel voor het organiseren van e-mailcampagnes. Het stelt u bijv. in staat om uw publiek eenvoudig te segmenteren op basis van combinaties van verschillende criteria, enz.). Als uw software voor kantoorbeheer geen dergelijke module heeft, kunt u gebruik maken van de diensten van dienstverleners zoals Mailchimp, Litmus, Reachmail, Cakemail, enz.

Enkele aanvullende overwegingen: het is aan te raden om het versturen van e-mails waar mogelijk te automatiseren. Dat is bijvoorbeeld het geval voor welkomstmails, herinneringen, vakantie- of verjaardagswensen, enz. Wanneer u begint met het plannen van uw e-mailcampagnes, is het aan te bevelen om te beginnen met een duidelijk doel voor ogen. De grootste fout die mensen maken met e-mailmarketing is dat ze geen strategisch plan hebben. Een ander belangrijk aspect van e-mailcampagnes is het bijhouden van uw resultaten: hoeveel e-mails werden geopend en gelezen? Welke onderwerpen zijn succesvol, en wat werkt het beste voor welke doelgroep, etc.?

Bronnen:

• com/email-marketing-for-attorneys/
• pure360.com/10-benefits-of-email-marketing/
• com/blog/4-email-marketing-tips-for-lawyers/
• cio.com/article/3057992/email/15-ways-to-improve-your-email-marketing-campaigns.html
• com/2016/09/6-types-emails-send-lists/
• com/2014/internet-marketing/%E2%80%8Beffective-email-marketing-for-law-firms/

In de wereld waarin we thans leven wordt alles steeds meer met elkaar verbonden. Via onze smartphones, tablets, computers, slimme horloges, enz. leven we online, en we zijn vrijwel constant op de een of andere manier verbonden met het internet. Ook steeds meer apparaten die we gebruiken, verzamelen en versturen voortdurend gegevens. Dit wordt vaak het Internet van de Dingen (IvD) of Internet der Dingen (IdD) genoemd (“Internet of Things” in het Engels). In dit artikel leggen we uit wat het is, en bekijken we enkele voorbeelden. Daarna zullen we ingaan op enkele juridische overwegingen met betrekking tot het internet van de dingen.

De Nederlandstalige Wikipedia definieert het internet van de dingen als “een voorgestelde ontwikkeling van het internet, waarbij alledaagse voorwerpen zijn verbonden met het netwerk en gegevens kunnen uitwisselen.”

De Engelstalige definitie is iets uitgebreider, en omschrijft het als “het netwerk van fysieke apparaten, voertuigen, huishoudapparaten en andere zaken die ingebed zijn in elektronica, software, sensoren, actuatoren en connectiviteit die deze dingen in staat stelt om gegevens te verbinden, te verzamelen en uit te wisselen, waardoor er mogelijkheden ontstaan voor een directere integratie van de fysieke wereld in computer-gebaseerde systemen, wat resulteert in efficiëntieverbeteringen, economische voordelen en minder menselijke inspanningen“.

Al deze apparaten zijn voorzien van unieke identificatiemiddelen (UID’s) en hebben doorgaans de mogelijkheid om gegevens over een netwerk uit te wisselen zonder dat er interactie tussen mens en mens, of mens en computer nodig is. Dit betekent ook dat ze op afstand kunnen worden gemonitord en, in veel gevallen, bestuurd.

Het aantal verbonden apparaten neemt snel toe. In 2017 waren 8,4 miljard apparaten aangesloten op het internet, een stijging van 31% ten opzichte van 2016. De meningen lopen sterk uiteen over hoe snel de verdere uitbreiding zal plaatsvinden. Aan de conservatieve kant vinden we bijvoorbeeld het analistenbureau Gartner, dat verwacht dat er in 2020 meer dan 26 miljard aangesloten apparaten zullen zijn. ZD-Net heeft het over een aantal van 50 miljard apparaten tegen 2020. Anderen schatten dit aantal echter veel hoger in, tot meer dan 100 miljard apparaten.  Zelfs in conservatieve schattingen wordt verwacht dat de wereldwijde marktwaarde van het internet der dingen in 2020 7.100 miljard dollar zal bedragen.

Welke apparaten maken deel uit van het internet der dingen? In principe kan elk fysiek object worden omgevormd tot een IvD-apparaat als het kan worden aangesloten op het internet en op die manier kan worden bestuurd. Bestaande voorbeelden zijn koffiezetapparaten, wasmachines, koptelefoons, lampen, draagbare apparaten en zelfs kinderspeelgoed. Het omvat ook veel voertuigen, en zelfs onderdelen van machines, zoals de boormachine van een booreiland, of de straalmotoren van een vliegtuig die gevuld zijn met duizenden sensoren die gegevens verzamelen en terugsturen naar de fabrikant. Er zijn medische IvD-apparaten zoals insuline-injectiepompen, pacemakers, enz. We vinden m.a.w. al IvD-apparaten in onze huizen, in de gezondheidszorg, het transport, de informatietechnologie en de energie-infrastructuur.

Het hoeft in deze omstandigheden niet als een verrassing te komen dat deze proliferatie van verbonden apparaten verschillende juridische vragen oproept.

Een eerste reeks kwesties heeft te maken met privacy en gegevensbescherming. In de EU is bijvoorbeeld de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing en leveranciers van IvD-apparaten moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle wettelijke vereisten ter zake voldoen, wat niet altijd vanzelfsprekend is. De AVG is niet alleen van toepassing op het verzamelen en opslaan van gegevens, maar ook op wat er met de gegevens gebeurt. Gebruikers moeten er ook mee instemmen hoe die gegevens worden gebruikt en verwerkt.

De tweede reeks problemen heeft te maken met veiligheid en cybercriminaliteit. Elk nieuw apparaat wordt een nieuw potentieel doelwit voor hackers en criminelen. De Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC) heeft een rapport gepubliceerd waarin zij haar bezorgdheid uitte over de veiligheidsrisico’s die verbonden apparaten met zich mee brengen: ze zouden bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt om ongeoorloofde toegang mogelijk te maken, voor misbruik van persoonlijke identificatie en om aanvallen op andere systemen mogelijk te maken. De simpele waarheid is dat het internet van de dingen de deur opent naar een hele nieuwe reeks cybercriminaliteit, waarbij criminelen de apparaten gebruiken voor afpersing, sabotage (bv. interferentie met energie), voor mishandeling, enz. In een recente hackwedstrijd hebben hackers bijvoorbeeld – met toestemming – gedemonstreerd hoe zij in staat waren om binnen enkele minuten de controle over een bestuurder loze wagen over te nemen.

Een derde reeks kwesties heeft betrekking op eDiscovery, met inbegrip van eDiscovery in strafrechtelijke onderzoeken. Met IvD-apparatuur worden immers gegevens verzameld die in rechtszaken als bewijsmateriaal kunnen dienen. Er zijn al gevallen waarin waar iemand was, werd bevestigd of tegengesproken door de GPS-systemen in de auto, smartphone of slim horloge. Er zijn bijvoorbeeld ook al gevallen waarin persoonlijke assistenten zoals Siri, Alexa of Cortana, die voortdurend registreren wat er gezegd wordt, relevant bewijs hebben geleverd. Een zaak die enkele maanden geleden de krantenkoppen haalde, betrof een mogelijk moordonderzoek, waarbij een apparaat van Amazon Echo (Alexa) een verdachte vrijsprak door zijn alibi te bevestigen. (Meldenswaardig is ook dat Amazon in eerste instantie weigerde om de gegevens te overhandigen wanneer de wetshandhavingsinstanties daarom vroegen, maar ermee instemde om dit te doen wanneer de klant hen vroeg om de gegevens te overhandigen omdat het zijn alibi kon – en uiteindelijk zou – bevestigen).

Kortom, het internet van de dingen opent de deuren naar tal van nieuwe mogelijkheden die op hun beurt weer veel juridische vragen oproepen. Voor advocaten is dat waarschijnlijk een goede zaak.

Bronnen:

• wikipedia.org/wiki/Internet_der_dingen
• wikipedia.org/wiki/Internet_of_things
• techtarget.com/definition/Internet-of-Things-IoT
• forbes.com/sites/jacobmorgan/2014/05/13/simple-explanation-internet-things-that-anyone-can-understand/#542cd1f41d09
• zdnet.com/article/what-is-the-internet-of-things-everything-you-need-to-know-about-the-iot-right-now/
• researchgate.net/publication/322628457_The_Legal_Challenges_of_Internet_of_Things
• legaltechnews.com/home/id=1202776611193/Search-Warrants-for-IoT-Data-Spur-Legal-Privacy-Complications?mcode=1202617074729&curindex=0&slreturn=20170011231121
• org/cyber-security-threats-in-2018/

Besteedt u als advocaat veel aandacht aan uw online reputatie? Als dat niet het geval is, zou u er waarschijnlijk goed aan doen. Want in 2018 zijn juridische consumenten online consumenten, zoals uit de volgende statistieken duidelijk blijkt:

• 96% van de mensen met een juridisch probleem gebruiken eerst het Internet om antwoorden te vinden met betrekking tot hun probleem.
• Voor 38% van de mensen die een advocaat willen inhuren is het Internet de eerste plaats waar ze op zoek gaan. (29% vraagt een vriend of familielid om een aanbeveling, 10% neemt contact op met de lokale balie, 4% neemt een bedrijvengids zoals de Gouden Gids om een advocaat te vinden).
• Van zodra de juridische consumenten een of meer potentiële advocaten op het oog hebben, zal 74% van die juridische consumenten eerst de website van die advocaat of dat advocatenkantoor bezoeken, alvorens verdere actie te ondernemen.
• 74% van alle juridische consumenten zal contact opnemen met een advocaat die ze op het Internet vinden, en van die 74% doet 87% dan een beroep op die advocaat.
• 70% van de advocatenkantoren heeft in het afgelopen jaar nieuwe dossiers geopend via hun website.

In deze omstandigheden is Online Reputatiemanagement (ORM) meer dan aanbevelenswaardig.

Wat houdt het beheren van uw online reputatie in? Het team van Blue Ocean merkt terecht op dat “reputatie per definitie een nevelig, ongrijpbaar en complex concept [is]. Vertrouwen en een uitstekende reputatie kunnen immers niet direct worden gemeten zoals inkomsten en uitgaven.”

De definitie van de Wikipedia kan een startpunt zijn. Het omschrijft Online Reputatiemanagement als “het met digitale technieken beïnvloeden en manipuleren van de beeldvorming van een persoon, een handelsmerk of een organisatie zoals die via de sociale media gestalte krijgt. Aandacht gaat naar het beheersen van het publieke sentiment door een positieve beeldvorming op te roepen of een negatief beeld te vermijden. Reputatiemanagement is de strategie om een gunstig imago op te roepen of een ongunstig imago te vermijden. Reputatie ontstaat door communicatie, klantgerichtheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid en de kwaliteit van producten en diensten.”

Bij ORM gaat het er m.a.w. om uw image op het Internet te beïnvloeden. Dat kan via de volgende kanalen:

• Uw website is doorgaans verantwoordelijk voor de eerste indruk die u op een potentiële klant maakt.
• Het is aanbevolen om getuigenissen (‘testimonials’) te gebruiken.
• U kunt een blog publiceren dat u kan helpen om u als een autoriteit op uw vakgebied te vestigen.
• U kunt dialogen aangaan met potentiële cliënten via sociale media en discussiegroepen, bijv. door vragen te beantwoorden en gratis advies te geven.
• Online consumenten zoeken meestal ook naar recensies (‘reviews’) op gespecialiseerde websites van derden. Het is aan te raden om op die recensies te reageren. (Meer daarover hieronder).
• Er zijn zoekresultaten in zoekmachines.
• Niet te vergeten zijn uw profielen in allerlei professionele en bedrijvengidsen.

Praktisch gezien bestaat de eerste stap erin om uit te vinden wat er over u en uw kantoor wordt gezegd. U kunt beginnen met het online opzoeken van uw kantoor via zoekmachines. Zorg er ook voor dat u weet wat er gezegd wordt op online review sites, want online consumenten willen graag weten wat de ervaringen zijn van anderen die gebruik hebben gemaakt van uw diensten. U wilt positieve recensies in de verf zetten en op een gepaste wijze de negatieve recensies aanpakken.

Het reageren van negatieve recensies is niet altijd eenvoudig, vooral omdat er deontologische overwegingen in acht te nemen zijn. U moet ervoor zorgen dat u nooit vertrouwelijke informatie onthult. In de regel is het best om niet met specifieke details te reageren, maar in plaats daarvan een verontschuldiging aan te bieden, en om te vragen om persoonlijk gecontacteerd te worden om de zaak uit te klaren.

In 2018 is ook het aanpakken van nepnieuws een bekommernis. Zorg ervoor dat u geen valse informatie over uzelf (of uw klanten) verstrekt. Zorg er ook voor dat u eventuele valse online informatie over u of uw bedrijf aan de kaak stelt.

Naast het aanpakken van factoren die uw reputatie kunnen schaden, kunt u ook proactief beginnen met het opbouwen van een positieve reputatie via de hierboven vermelde kanalen: uw website, getuigenissen, blogartikelen, een dialoog aan te gaan met potentiële klanten via sociale media en discussiegroepen, professionele profielen in bedrijvengidsen, enz. Maar ook hier is het belangrijk om op de hoogte te blijven van deontologische overwegingen, die specifiek kunnen zijn voor de balie waartoe u behoort. De meeste balies staan advocaten niet toe om rechtstreeks cliënten te benaderen om hen hun diensten aan te bieden. Sommige balies staan zelfs niet toe dat advocaten hun cliënten actief om recensies of getuigenissen vragen.

Bronnen:

• wikipedia.org/wiki/Online_reputatiemanagement
• blueoceanglobaltech.com/blog/the-importance-of-online-reputation-management-orm-for-legal-professionals/
• clio.com/blog/online-reputation-management-basics-for-law-firms/
• attorneyatwork.com/online-reputation-management-steps-for-lawyers/
• attorneyatwork.com/does-your-online-reputation-need-tending/
• com/2016/10/13/getting-more-clients-ethically-through-reputation-management/
• law.com/legaltechnews/almID/1202782547427/Whats-a-Law-Firm-To-Do-About-Anonymous-Online-Reviews-Sue-of-Course/
• findlaw.com/strategist/2018/02/should-law-firms-reply-to-every-online-client-reviews.html