Als advocaat, en vooral als advocaat binnen de EU, moet u vaak met documenten in meer dan één taal werken. Gelukkig zijn er online vertaaldiensten beschikbaar die u een bijna directe vertaling kunnen geven, en verschillende daarvan zijn gratis. Maar zijn ze bruikbaar als het gaat om juridische teksten? In dit artikel bekijken we de populairste gratis vertaaldiensten op het internet.

Hoe werkt het? De meeste beschikbare diensten gebruiken een formulier, waar u tekst kunt invoeren die vertaald moet worden. Sommige bieden de mogelijkheid om een document te uploaden, of om een webadres te gebruiken van een webpagina die u wilt laten vertalen. Voor elk van hen moet u de taal kiezen waarin de tekst moet worden vertaald. Sommige diensten kunnen automatisch de taal van de originele tekst herkennen, en alle diensten laten u toe de taal van de originele tekst in te stellen.

Wie biedt wat aan?
Google Translate: translate.google.com/
Google Translate is volledig gratis. Het kan teksten vertalen tussen 103 verschillende talen, wat aanzienlijk meer is dan de concurrentie. Het biedt ook alternatieve vertalingen. Met Google Translate kunt u ook volledige documenten en webpagina’s vertalen.

Bing: www.bing.com/translator/
De Bing Translator is gratis, maar beperkt tot teksten van maximaal 5000 tekens per keer. (Als uw teksten groter zijn, moeten ze opgesplitst worden). Op dit moment kan Bing vertalen in 65 verschillende talen, waaronder Klingon. (De kans dat u dat als advocaat ooit nodig zult hebben lijkt evenwel gering). De Bing Translator staat niet toe om volledige documenten in te dienen, maar het is wel mogelijk om een URL te gebruiken.
Ook vermeldenswaard is dat u waarschijnlijk directe toegang hebt tot de Bing Translator in Microsoft Word. Als u Office 365 gebruikt, dan is in Word de optie beschikbaar om een tekst te selecteren, er met de rechtermuisknop op te klikken en deze te laten vertalen.

DeepL: www.deepl.com/translator
DeepL staat voor Deep Learning. Het is een Duitse vertaaldienst, ontworpen door het bedrijf dat Linguee heeft gemaakt. DeepL biedt zowel een gratis dienst als een abonnementsdienst aan, waarbij u een maandelijkse vergoeding betaalt en maximaal 1 miljoen karakters per maand kan vertalen. Er is een grens aan de gratis dienst, maar op dit moment is het niet duidelijk wat die grens is. DeepL kan slechts in zeven talen vertalen. Het biedt wel de mogelijkheid om documenten te uploaden en te vertalen.

Paralink: translation2.paralink.com/
De vertaler van Paralink is gratis, en in theorie is er geen limiet op de hoeveelheid tekst die u kunt vertalen. Paralink biedt vertalingen aan tussen 55 verschillende talen, maar doet ze niet allemaal zelf: het werkt met vertaalparen die het zelf heeft ontwikkeld. Als uw noden niet overeenkomen met één van de beschikbare paren, wordt uw tekst automatisch doorgestuurd naar Google en/of Bing. Teksten tussen bijvoorbeeld Nederlands en Engels worden niet door Paralink zelf vertaald.

SDL: www.freetranslation.com/
De SDL-vertaler wordt normaliter aangeboden in een gratis en een betalende versie. Op dit moment is de gratis versie echter niet beschikbaar.

WorldLingo: www.worldlingo.com/products_services/worldlingo_translator.html
WordLingo biedt vertalingen aan tussen 15 talen, en is beperkt tot teksten van 500 woorden per formulier.

Reverso: www.reverso.net/text_translation.aspx?lang=EN
Reverso kan teksten vertalen tussen 13 verschillende talen.

The Online Translator: m.online-translator.com/
De Online Translator biedt vertalingen in 19 talen. Het maakt gebruik van de Paralink vertaalmachine.

Wat is de kwaliteit van de vertalingen en hoe verhouden de verschillende diensten zich tot elkaar? We hebben een aantal praktische testen gedaan. Deze waren niet bedoeld als wetenschappelijk experiment, maar als een veldtest waarbij we enkele juridische teksten hebben laten vertalen van het Engels naar het Nederlands en vice versa. We hebben ook een heen-en-weer test gedaan, waarbij je een tekst in de ene taal ingeeft om deze in een andere taal te vertalen, en dat resultaat vervolgens terug laat vertalen naar de oorspronkelijke taal.

(Er zijn wat dat betreft enkele humoristische, maar onbevestigde verhalen van de begindagen van machinevertalingen. In een eerste voorbeeld werd “the spirit is willing but the flesh is weak” vertaald als “de wijn was in orde, maar het vlees was bedorven”. In een ander voorbeeld kwam “out of sight, out of mind” terug als “onzichtbare krankzinnigheid.”)

Een eerste vaststelling is dat geen van deze diensten van dezelfde kwaliteit is als een menselijke vertaler. De beste vertalingen door deze diensten bieden teksten die begrijpelijk / leesbaar zijn, maar die nog steeds meerdere grammatica- en stijlfouten bevatten, en daarom nog steeds menselijke revisie nodig hebben.

In de tests die we uitvoerden, eindigde DeepL als de beste service. Hun teksten hadden de minste ingrepen nodig en scoorden het best op grammatica en stijl. Zij worden gevolgd door Google en Bing in een gedeelde tweede positie. Alle drie hebben ze het goed gedaan, zowel in de vertalingen in één richting als in de heen- en de terug vertalingen. (Google Translate biedt alternatieve vertalingen, en doorgaans zal één daarvan een correcte vertaling hebben als de voorgestelde vertaling niet nauwkeurig is). De diensten die afhankelijk zijn van Paralink kwamen op de vierde plaats, maar hadden meer correcties nodig. De vertalingen van juridische teksten door Wordlingo en Reverso waren onbruikbaar.

Enkele andere overwegingen: bij vertalingen is context belangrijk. Doorgaans zijn vertalingen van alinea’s nauwkeuriger dan vertalingen van zinnen. En vaak wordt specifieke terminologie (indien herkend) correcter vertaald. Neem bijvoorbeeld de terminologie die in het Nederlands wordt gebruikt voor de AVG: deze is vrij specifiek, en dus gemakkelijker te identificeren. Hierdoor waren de correcties minimaal en waren de vertalingen van het Nederlands naar het Engels in DeepL zeer goed. Als teksten officieel in meerdere talen beschikbaar zijn, zoals het geval is voor veel EU-teksten, zijn de vertalingen over het algemeen ook betrouwbaarder.

Samenvattend: de top vier van gratis online vertaaldiensten kan teksten creëren die begrijpelijk zijn, maar nog steeds menselijke correcties behoeven. Maar we zijn in een stadium gekomen waarin het gebruik van deze diensten al een aanzienlijke tijdwinst kan opleveren. Het is sneller om de grote 3 te gebruiken en de vertalingen te reviseren dan vanaf nul te beginnen. Onze ervaring is dat het reviseren van teksten die vertaald zijn met Bing of Google 30% sneller gaat dan de tekst volledig zelf te vertalen. Met DeepL, namen de vertalingen gemiddeld slechts de helft van de tijd in beslag.

Bronnen: Online vertaaldiensten:
• Google: translate.google.com/
• Bing: www.bing.com/translator/
• Deepl: www.deepl.com/translator
• Paralink: translation2.paralink.com/
• Collins: www.collinsdictionary.com/translator (gebruikt Bing)
• SDL: www.freetranslation.com/
• WorldLingo: www.worldlingo.com/products_services/worldlingo_translator.html
• Reverso: www.reverso.net/text_translation.aspx?lang=EN
• Online Translator: m.online-translator.com/
• Linguee: www.linguee.com (is hetzelfde als DeepL)

Sinds enkele jaren beveelt de Amerikaanse Orde van Advocaten haar leden aan om cliëntportalen te gebruiken om informatie uit te wisselen met cliënten. Een van de belangrijkste argumenten is dat cliëntportalen een veiligere manier van communiceren bieden dan e-mail. Wat zijn die cliëntportalen en waar zijn ze goed voor?

In een eerder artikel hebben we cliëntportalen omschreven als een plaats op het internet waar uw klanten hun eigen gegevens kunnen bekijken en eventueel bewerken, doorgaans met een browser. Via een dergelijk portaal kunt u communiceren met uw cliënten, bestanden delen, discussies voeren, chatten, plannen, taken en evenementen organiseren en beheren, in een private, online en veilige omgeving. De gegevens worden vaak in de cloud opgeslagen (of zijn toegankelijk via cloud-technologieën) en zijn geëncrypteerd. Ook de communicatie tussen het portaal en de cliënt is geëncrypteerd.

Cliëntportalen hebben een aantal belangrijke kenmerken. Het delen van informatie is een van de belangrijkste. Zodra een cliënt toegang heeft tot het klantenportaal, kan hij of zij de status van zijn of haar dossiers raadplegen. De cliënt kan documenten bekijken, overzichten krijgen van factuur- en boekhoudgegevens, van welke taken al zijn afgerond en welke taken nog in de agenda staan, enz. Cliëntportalen verhogen de transparantie en bieden een effectieve manier om samen te werken.

Een tweede belangrijk, en reeds vermeld, kenmerk van een klantenportaal is de beveiligde communicatie. Omdat de gegevens op het portaal, evenals de uitwisseling van gegevens tussen de klant en het portaal versleuteld zijn, is de communicatie veiliger dan e-mailuitwisseling. Google publiceert een real-time transparantieverslag waarin wordt bijgehouden hoeveel e-mail niet is versleuteld en daarom het risico loopt te worden onderschept en gelezen. Uit dat verslag blijkt dat op dit moment gemiddeld één op vier e-mails niet versleuteld is. Voor een advocaat is dit belangrijk, omdat het verzenden van e-mail via onveilige kanalen eventueel kan leiden tot aansprakelijkheid voor schending van het beroepsgeheim als de post wordt onderschept.

Een derde belangrijk kenmerk van cliëntportalen is de hechte integratie met software om advocatenpraktijken te beheren. Clientportalen zijn meestal beschikbaar als optionele modules voor bestaande pakketten. (Voor CICERO LawPack is de CICERO WebView app als optie verkrijgbaar). De software voor kantoorbeheer voorziet doorgaans in een administratie backend, waarin onder andere het beheer van toegangsrechten is opgenomen. Hierin kunt u aangeven wie toegang heeft tot welke informatie, en wat ze met die informatie kunnen doen, bijvoorbeeld of ze alleen informatie kunnen lezen, dan wel of ze commentaar kunnen geven, of de informatie kunnen wijzigen, enzovoort.

Er zijn verschillende soorten cliëntportalen. Het meest gebruikelijk is het klantenportaal dat wordt gebruikt om berichten uit te wisselen en documenten te delen. Sommige advocatenkantoren maken gebruik van cliëntportalen met meer geavanceerde documentbeheerfuncties, waarbij cliënten bijvoorbeeld juridische documenten kunnen genereren door formulieren in te vullen. Deze formulieren leveren de gegevens die vervolgens worden ingevuld in vooraf gedefinieerde sjablonen. Er zijn ook advocatenkantoren die gebruik maken van klantportalen voor projectbeheer. En een toenemend aantal cliëntportalen stelt cliënten in staat om online betalingen te doen.

Waar is een klantenportaal goed voor? U kunt er een gebruiken om:
1. vertrouwelijke informatie te delen,
2. uw communicatie met uw cliënten te verbeteren,
3. online betalingen te accepteren (hoewel nog niet alle portalen deze functionaliteit bieden)
4. de samenwerking tussen advocaten, cliënten en eventuele derden te verbeteren,
5. toegang tot de informatie te controleren (d.w.z., u kunt bijhouden wie tot wat en wanneer toegang heeft),
6. “altijd en overal” toegang te hebben en geven tot de informatie van uw advocatenkantoor.

Cliëntportalen bieden m.a.w. meerdere voordelen. Naast de reeds genoemde leidt de toegenomen transparantie van klantportalen ook tot een grotere klanttevredenheid en is er minder behoefte aan communicaties om uw cliënt up-to-date te houden. De samenwerkingsaspecten van cliëntportalen verhogen de productiviteit, en een klantenportaal kan ook een concurrentievoordeel bieden doordat het meer “Internet-savvy” klanten zal aanspreken.

Waar wacht u nog op? Lees dit artikel voor meer informatie over onze CICERO Webview module. Of contacteer ons voor een demonstratie.

Bronnen:
• www.americanbar.org/content/dam/aba/publications/law_practice_today/expand-your-solo-or-small-firm-practice-using-client-portals.authcheckdam.pdf
• www.americanbar.org/publications/youraba/2017/june-2017/client-portals-provide-gateway-to-efficiency–privacy-.html
• accellis.com/key-benefits-of-law-firm-client-portals/
• www.practicepanther.com/client-portal-software-law-firms/

Dit is het tweede artikel in een reeks artikelen over juridisch projectmanagement. In het eerste artikel hebben we gekeken naar het wat en waarom. Juridisch projectbeheer maakt het mogelijk om de productiviteit en winstgevendheid te verhogen, en is vooral nuttig in advocatenkantoren die gebruik maken van alternatieve vergoedingsregelingen zoals vaste vergoedingen, kostenlimieten, budgetbeperkingen / maximum vergoedingen en onvoorziene kosten. “Dergelijke gevallen vereisen een strikter en meetbaarder beheer van de omvang, het tijdschema, de risico’s en de kosten dan kantoren in het verleden hebben gedaan” (Wikipedia). Omdat juridisch projectbeheer (nog) geen onderdeel is van het juridische curriculum, zullen we hieronder aandacht besteden aan een aantal van de belangrijkste principes en concepten in dit artikel.

Juridisch projectbeheer vereist een andere benadering van het mechanisme en de business van het verlenen van juridische diensten. Een nuttige analogie is het benaderen van een juridisch project zoals een architect of ingenieur dat zou doen. Samen met de cliënt(en) bepaal je wat de doelen en beoogde eindresultaten (‘deliverables’) zijn, en hoe succes gemeten wordt. Je werkt met een planning die vaak werkt met mijlpalen. De communicatie met de klant is een voortdurend proces, evenals de evaluaties van de geboekte vooruitgang. Juridisch projectbeheer werkt doorgaans ook met een vooraf vastgesteld budget waarover de partijen het eens zijn.

In het vorige artikel hebben we als voorbeeld verwezen naar de methodiek voor juridisch projectbeheer van het Amerikaanse advocatenkantoor Baker Donnely. Ze onderscheiden drie verschillende fasen, die elk hun eigen concepten en instrumenten hebben.

  • In fase 1 zijn de instrumenten de scope (i.e. de reikwijdte of omvang van het project), de stakeholderinput, de werkverklaring, het budget en het communicatieplan;
  • In fase 2 zijn de instrumenten de controle op de naleving van de reikwijdte van het project, van het budget, en van het tijdschema; regelmatige teamvergaderingen, evenals het beheren en evalueren van de taken.
  • In fase 3 zijn de instrumenten de evaluatie door en met de klant, geleerde lessen, updaten van de middelen, en een sluitingsbijeenkomst voor de leden van het team.

Laten we deze instrumenten en concepten even nader bekijken. De onderstaande lijst is niet uitputtend en is enkel bedoeld als een gesimplificeerde inleiding.

Een van de eerste dingen waar partijen het over eens moeten worden is een projectdefinitieverklaring (‘project definition statement‘). “Dit is het ‘wat’ en ‘waarom’ van uw project: een korte samenvatting van het doel, de doelen en het (de) eindresultaat(en).” (Elizabeth Harrin, geciteerd door Wrike).

Een uitgebreidere versie van de projectdefinitieverklaring wordt ook wel een werkomschrijving (Statement of Work – SoW) genoemd. De Wikipedia definieert een werkomschrijving als “een document dat routinematig wordt gebruikt op het gebied van projectmanagement. Het definieert project-specifieke activiteiten, beoogde resultaten, en tijdlijnen voor een dienstenleverancier. De werkomschrijving bevat doorgaans ook gedetailleerde vereisten en prijzen, evenals de standaard toepasselijke voorwaarden.”

Verwant daaraan, en soms ook onderdeel daarvan, is de scope (reikwijdte / omvang) van het project waarover partijen het eens moeten worden. De scope van een project bepaalt expliciet wat wel en niet onder het project valt. Het bestaat doorgaans uit een opsplitsing van alle taken die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen van het project te verwezenlijken, en bevat een lijst van meetbare succescriteria.

Zodra we een inventaris hebben van de taken die uitgevoerd moeten worden, bepaalt de planning (het tijdschema of de tijdlijn) wanneer elke taak uitgevoerd moet worden en wie daarvoor verantwoordelijk is. Vaak wordt het werk in fasen opgesplitst, en de succesvolle afronding van zo’n fase heet een mijlpaal.

Als we eenmaal weten wat er allemaal gedaan moet worden, kunnen we de kosten berekenen. Planning, beheer en toezicht op de begroting / budget vormen ook een essentieel onderdeel van het projectbeheer.

Gedurende het hele proces is de inbreng van belanghebbenden (Stakeholder input) van essentieel belang. Als er veel belanghebbenden zijn, kan het nuttig zijn om een organigram te maken dat uitlegt wie wie is en wat hun rol is. In elke fase van het project is communicatie met de klant essentieel, evenals continue evaluaties van de geboekte vooruitgang. Vaak wordt dit georganiseerd in een communicatieplan.

Doorgaans is ook risicomanagement een onderdeel van projectbeheer. Partijen anticiperen waar het mis kan gaan, wat de mogelijke uitkomsten en alternatieven zijn.

Aan het einde van het project is het tijd voor een evaluatie met de opdrachtgever, waar partijen bespreken hoe het project is voltooid. Partijen besteden aandacht aan wat goed of fout is gegaan en waar er ruimte is voor verbetering.

Op basis van deze cliëntbeoordeling stelt het advocatenkantoor vervolgens een verslag op van de geleerde lessen en werkt het zijn middelen dienovereenkomstig bij.

De meeste advocatenkantoren werken (nog) niet op deze manier. Het gebruik van de methodologieën van juridisch projectbeheer kan bijdragen tot het verhogen van de efficiëntie, winstgevendheid en de klanttevredenheid, maar is slechts een deel van de oplossing. Uit een onderzoek in het kader van het Competentiekader Juridisch Projectmanagement (LPMCF) bleek dat “juridisch projectmanagement niet alleen projectprincipes en -praktijken omvatte, maar zich ook uitstrekte tot technologie-activatie, procesverbetering en persoonlijk leiderschap (teamdynamiek). De integratie van deze vier elementen samen vormt de kern van het juridische projectmanagement in de praktijk.”

 

Bronnen:

 

 

De OVB organiseerde op 3 juni opnieuw haar sportieve familiehappening aan het Koloniënpaleis in Tervuren. Lopers konden deelnemen aan de Advocatenrun van 5 of 12 km. Voor kinderen was er een speciale Kidsrun. Ook wandelaars en supporters waren van harte welkom om van de mooie omgeving te genieten. Naast een sportief programma was er leuke kinderanimatie, lekker eten en een streepje muziek.

Kijk op deze pagina voor een fotoverslag.

De uitslagen kunt u terugvinden op deze pagina.
Een videoreportage kunt u terugvinden op deze pagina.

Ten einde efficiënter en meer winstgevend te zijn, doen steeds meer advocatenkantoren een beroep op juridisch projectmanagement (Legal Project Management – LPM). Wat is het? Waarom is het belangrijk en wat zijn de voordelen? Hoe begin je met de implementatie van juridisch projectbeheer? Deze en andere vragen zullen worden behandeld in deze reeks artikelen over juridisch projectmanagement.

Laten we beginnen met twee definities van juridisch projectmanagement die elkaar aanvullen en een enigszins verschillende focus hebben. De Wikipedia definieert Legal Project Management als “de toepassing van de concepten van projectmanagement bij de controle en het beheer van rechtszaken”. Het International Institute of Legal Project Management daarentegen beperkt juridisch projectbeheer niet tot het werk dat advocaten doen. Het biedt een ruimere definitie als “de toepassing van projectmanagementbeginselen en -praktijken om de verlening van juridische diensten te verbeteren”. Deze laatste definitie is terecht ook van toepassing op alternatieve juridische dienstverleners, die doorgaans vaak juridisch projectmanagement gebruiken.

Beide definities zijn wat pleonastisch waar ze verwijzen naar “projectmanagement” om “juridisch projectmanagement” te definiëren. De vraag die ze niet beantwoorden is wat projectmanagement is? Dit is wat de (Engelstalige) Wikipedia te zeggen heeft:

“Projectmanagement is de praktijk van het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten van het werk van een team om specifieke doelen te bereiken en te voldoen aan specifieke succescriteria op vooraf gespecificeerde tijdstippen. Een project is een tijdelijke poging om een uniek product, een unieke dienst of een uniek resultaat te produceren met een welomschreven begin en einde (doorgaans voor een beperkte tijd beperkt en met beperkt middelen en personeel) om unieke doelstellingen te bereiken (…). De primaire uitdaging van projectmanagement is het bereiken van alle projectdoelen binnen de gegeven beperkingen.”

Het basisidee achter projectmanagement is simpel: als je een complexe taak hebt, waarbij het gaat om werk waar de activiteiten van meerdere mensen gecoördineerd moeten worden, dan breek je alles zoveel mogelijk op in kleinere taken. Je inventariseert alle taken die uitgevoerd moeten worden en bepaalt wie wat moet doen, en wanneer. (Als de software voor het beheer van uw advocatenkantoor m.a.w. modules voor contact- of relatiebeheer, taak management en een agenda heeft, kunt u in principe al van start gaan).

Dat is de essentie van projectmanagement, maar inmiddels heeft het meer om het lijf dan dat. Projectbeheer werkt met specifieke concepten, beginselen en “beste praktijken” om het proces te stroomlijnen. Er wordt aandacht besteed aan het beheer van de reikwijdte (scope), planning, risico’s, en kosten, en dit gebeurt op een meer rigoureuze en berekende manier dan advocatenkantoren dit doorgaans doen (of deden). (In een vervolgartikel gaan we nader in op die concepten en principes). De voortdurende communicatie met de cliënt en met eventuele andere belanghebbenden is daar een essentieel onderdeel van, net als de continue evaluatie van hoe met het project gaat.

Het beheer van juridische projecten heeft ondertussen een punt van maturiteit bereikt waar er nu internationaal aanvaarde normen zijn, en zelfs een internationaal erkend “competentiekader voor juridisch projectbeheer” (Legal Project Management Competency Framework – LPMCF).

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe juridisch projectbeheer geïmplementeerd wordt. In de VS heeft de Amerikaanse Orde van Advocaten de aanpak van het advocatenkantoor Baker Donelson als een model bestempeld voor de implementatie van LPM. “Baker Manage”, zoals hun systeem voor juridisch projectmanagement wordt genoemd, werkt in drie fasen:

  1. Ontwikkelingsfase: hier is het doel de behoeften van de klant te identificeren en een projectplan op te stellen. De instrumenten om deze doelstellingen te bereiken zijn onder meer de reikwijdte, de input van de belanghebbenden, de werkomschrijving (Statement of Work), het budget en een communicatieplan.
  2. Executiefase: hier is het doel het realiseren van de klantdoelstellingen en het voeren van een continue communicatie met de klant. De instrumenten om deze doelstelling te bereiken zijn onder meer: controle op de naleving van de reikwijdte van het project, van het budget, en van het tijdschema; regelmatige teamvergaderingen, evenals het beheren en evalueren van de taken.
  3. Slotfase: hier is het doel om het resultaat aan de klant te presenteren, en de tevredenheid van de klant met de oplossing te evalueren. De beschikbare instrumenten zijn: evaluatie door en met de klant, geleerde lessen, updaten van de middelen, en een sluitingsbijeenkomst voor de leden van het team.

Wat zijn de belangrijkste redenen voor advocatenkantoren om zich te wenden tot Legal Project Management? Voor veel advocatenkantoren was het gebruik van juridisch projectbeheer een antwoord op een vraag van hun klanten. Cliënten geven de voorkeur aan alternatieve tariefafspraken waarbij ze weten hoeveel iets hen gaat kosten. Met juridisch projectbeheer kunt u de taken en kosten opsplitsen en een duidelijker beeld geven van wat de cliënt uiteindelijk betaalt. Voorspelbare kosten zijn m.a.w. een eerste voordeel.

De belangrijkste redenen om LPM te gebruiken zijn evenwel een toename in efficiëntie en grotere winsten. Juridische projectplanning biedt opmerkelijke mogelijkheden voor winstmaximalisatie en voor aanzienlijke omzetgroei. Advocatenkantoren en Alternatieve Juridische Dienstverleners zijn vaak gespecialiseerd in bepaalde soorten gevallen en/of diensten. De combinatie van herhaling en juridisch projectbeheer maakt het mogelijk om de efficiëntie te verbeteren en de winst te verhogen.

Omdat constante evaluaties en feedback deel uitmaken van het proces, verbetert juridisch projectbeheer ook de samenwerking en vaardigheid van het team. En het versterkt de relatie tussen uw advocatenkantoor en uw cliënten.

Dit zijn allemaal goede redenen om het gebruik van LPM in uw advocatenkantoor te overwegen, nietwaar?

In deel 2 van deze serie zullen we aandacht besteden aan enkele van de belangrijkste principes en concepten van juridisch projectbeheer.

Bronnen:

Enkele dagen geleden was een van de verhalen in het nieuws dat de Britse regering 1 miljard GBP uitgeeft om de rechtbanken te moderniseren. Het doel van dit innovatieproject is de jaarlijkse uitgaven met 250 miljoen BGP terug te dringen en het personeel met 40% te verminderen. Tegelijkertijd wil men zowel de toegang tot de rechter als de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening verbeteren (bijvoorbeeld door gebruik te maken van onlineformulieren voor verzoekschriften).

Ook advocaten worden aangespoord om innovatief te zijn. Vorig jaar publiceerde de British Law Society een gids van 116 pagina’s over innovatie voor advocatenkantoren, getiteld Capturing Technological Innovation in Legal Services. En er zijn goede redenen om innovatief te zijn: het geeft een concurrentievoordeel, verbetert de productiviteit, de rentabiliteit en, zoals boven reeds vermeld, de snelheid en de kwaliteit van de dienstverlening.

Maar wat betekent het voor een advocatenkantoor om innovatief te zijn? Doorgaans denken we eerst aan het gebruik van nieuwe technologieën, wat ook gereflecteerd is in de titel van het document van de Britse Law Society. Advocaten hebben al meer dan drie decennia met succes veel aspecten van hun rechtspraktijk geautomatiseerd. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie en Machine Learning luiden evenwel een nieuw tijdperk in, een tweede golf als u wilt, van kantoorautomatisering.

Enkele voorbeelden: advocatenkantoren kunnen voor juridisch onderzoek al een beroep doen op virtuele juridische assistenten. Ze kunnen zelfs gebruik maken van virtuele receptionisten. Documentassemblage en documentreview kunnen nu efficiënter door AI worden gedaan dan door hun menselijke tegenhangers. Veel specifieke taken die voldoende repetitief zijn, kunnen reeds geautomatiseerd worden, zoals de komst van robotjuristen en juridische chatbots heeft bevestigd. Er wordt ook vooruitgang geboekt met slimme contracten, waar menselijke tussenkomst vaak niet meer nodig is. AI blijkt ook nuttig bij kennismanagement, eDiscovery en het voorspellen van de mogelijke uitkomst van zaken.

Deze ontwikkelingen in de juridische technologie leiden tot een verandering in de professionele demografie van advocatenkantoren. Nieuwe technologie vraagt om nieuwe vaardigheden, die op hun beurt leiden tot nieuwe rollen en functies die ingevuld moeten worden in advocatenkantoren. Het is daarom niet ongewoon om tegenwoordig advocatenkantoren te vinden die gespecialiseerde programmeurs, statistici en gegevenswetenschappers, chief data officers, en projectmanagers in dienst hebben.

Een van de interessantere nieuwe beroepen is dat van de Advocaat Data Analist, vaak ingekort tot data-advocaat (data attorney) of advocaat-analist (analytics attorney). In hun artikel over juridische innovatie leggen Wendy Butler Curtis en Kate Orr uit dat “de advocaat-analist de behoeften van de cliënt begrijpt, evenals de functionaliteit van de tools en de waarde van de data. Ze weten dat het nodig is om de artificiële intelligentie en de rijkdom en kwaliteit van de gegevens te trainen en te onderhouden om de nauwkeurigheid en de waarde van de AI-output te kunnen voorspellen. De advocaten-analisten zijn ook bedreven in het identificeren van taken die geautomatiseerd kunnen en moeten worden.”

Maar net zoals innovatie in advocatenkantoren niet beperkt is tot het gebruik van nieuwe technologieën, zijn de nieuwe rollen in advocatenkantoren niet beperkt tot banen die verband houden met technologie. Voorbij zijn de dagen waar advocaten solitaire consultants waren die honoraria per uur aanrekenden. Advocaten zijn nu professionals die een bedrijf runnen dat juridische diensten en producten levert. Zij houden zich bezig met het optimaliseren en automatiseren van processen en werkstromen, met het verbeteren van de dienstverlening, maar ook met klantrelaties en klanttevredenheid. Als gevolg hiervan begonnen advocatenkantoren niet-juristen in dienst te nemen om hun bedrijf te leiden (CEO), hun financiën onder controle te houden (CFO), en hun boekhouding, marketing en zelfs klantenrelaties te beheren.

Zoals deze voorbeelden aantonen, vereist innovatie een andere aanpak – een aanpak die elk aspect beïnvloedt van wat het betekent een advocaat te zijn en een advocatenkantoor te runnen. Het eerste deel van het document van de Law Society richt zich op het in praktijk brengen van technologische innovatie. Het gaat over slim werken (waarbij de klant centraal staat, innovatiehubs, Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning en Artificiële Intelligentie, en voorspellende analyses), over agile middelen (waarbij aandacht wordt besteed aan een flexibel personeelsbestand, over nieuwe prijsmodellen en over innoveren om de toegang tot de rechter makkelijker te maken.

Voor CICERO LawPack houden we al deze nieuwe evoluties en best practices nauwlettend in de gaten, zodat u dat niet hoeft te doen. Wanneer nieuwe technologieën voldoende betrouwbaar zijn, kijken we hoe we ze het beste kunnen integreren in CICERO LawPack. Zo krijgt u de beste combinatie van innovatie en betrouwbaarheid.

Bronnen:

Reeds in vorige nieuwsbrieven adviseerden wij o.a. om een Strict Paswoord Policy in te stellen in verband met de veiligheid van jullie gegevens. Mocht u dat nog niet gedaan hebben, dan zal dat automatisch ingesteld worden in één van de volgende updates. Hierdoor zal door alle users een nieuw paswoord moeten ingesteld worden met enerzijds een bepaalde moeilijkheidsgraad, en zal ook geforceerd worden om het wachtwoord regelmatig aan te passen.

…CICERO bezig is met vernieuwingen rond de Billing workflow, waarbij we het voorbereidingsproces zoveel mogelijk digitaliseren? Vele kleine optimalisaties bij elkaar (nakijken, wijzigen, goedkeuren prestaties en de proefdruk) moeten gaan leiden tot een betere workflow tot aan de factuur. U heeft dan de mogelijkheid om te werken met meerdere tarieven per prestant en u krijgt de detailgegevens van eventuele wijzigingen/kortingen per dossier of debiteur.

…de component CLIDoc zal gedownload kunnen worden vanuit de Microsoft Store voor zowel Windows als Apple gebruikers in combinatie met Office 365? Dit werkt aanzienlijk sneller en gebruiksvriendelijker omdat er geen IT kennis noodzakelijk meer is om het te installeren.

…het CICERO ontwikkelteam is uitgebreid? Per 1 maart hebben wij een nieuwe medewerker op de IT-afdeling. Zij zal het CICERO team komen versterken, zodat wij de ontwikkelingen in de branche zo snel mogelijk kunnen verwerken/doorvoeren in onze software.

…u een jaaroverdracht moet doen met aangezuiverde boekingen inbegrepen, zodat de saldi debiteuren en crediteuren correct worden overgenomen? Zodra de balans van 2017 definitief is (en er geen correctieboekingen meer moeten plaatsvinden) kunt u de jaaroverdracht doen. Dit doet u via Accounting – Boekhoudpartners – Jaaroverdracht 2017/2018.
Belangrijke criteria hierbij zijn:
– Ook afgepunte AAN (opdat grootboeken overeenstemmen met de saldi van debiteuren en crediteuren)
– Mutaties UIT (uw accountant kan meer toelichting vragen indien gewenst)
Controleer meteen of de aangemaakte memoriaal/diverse boeking (met overgedragen saldi van de balansrekeningen) overeenstemt met de eindbalans van 2017.
Zolang de memoriaal/diverse boeking nog niet verwerkt is door de dagafsluiting/centralisatie kan deze boeking nog verwijderd worden en de jaaroverdracht opnieuw uitgevoerd worden.

…u vanaf nu elke week een aparte mailing ontvangt met de Webinar agenda? U zult het overzicht niet meer in de nieuwsbrief terugvinden, maar in een speciale mailing waarin de webinars van de daaropvolgende week onder de aandacht gebracht wordt.

U heeft het misschien niet opgemerkt, maar Office 365 wordt voortdurend bijgewerkt, en veel van de subtiele verbeteringen hebben te maken met de verdere integratie van extra cloudservices. Laten we eens nader kijken naar Word en OneDrive.

OneDrive wordt geleverd in verschillende versies met verschillende functionaliteiten. Iedereen kan zich aanmelden voor een gratis account, maar als advocaat wordt van u verwacht dat u een professionele versie van ‘OneDrive for Business’ gebruikt. Gebruikers van CICERO LawPack, bijvoorbeeld, wordt geadviseerd om Office 365 Business Premium te gebruiken. (Als u om de een of andere reden een versie van OneDrive gebruikt die bepaalde functies niet biedt, is het goed om te weten dat het vaak mogelijk is om u afzonderlijk op deze functies te abonneren).

In Office 365 is het mogelijk om documenten op te slaan in de cloud, wat wordt gedaan door ze op te slaan in OneDrive. Van zodra een document in OneDrive bewaard is, is het toegankelijk van om het even waar, om het even wanneer, en op de meeste toestellen. Er zijn apps voor mobiele toestellen en tablets, en het is zelfs mogelijk om Office Online te gebruiken, een gratis webversie (met een beperkte functionaliteit) van de meest populaire Office-applicaties.

Een ander voordeel van het gebruik van OneDrive is dat de kopieën die door ‘automatisch bewaren’ (‘autosave’) worden opgeslagen, ook in de cloud worden opgeslagen. Als uw apparaat zou crashen tijdens het werken aan een document, kunt u vanaf een ander apparaat blijven verder werken. Microsoft maakt ook automatisch back-ups van al uw OneDrive-documenten.

Een van de grootste voordelen van het gebruik van OneDrive is dat u bestanden en folders met anderen kunt delen. Als u feedback van uw cliënt, van andere advocaten of zelfs van een externe consultant nodig hebt, is het niet nodig om iemand een kopie van het document te e-mailen, u geeft hen eenvoudig toegang tot het document in OneDrive. En u hebt de mogelijkheid om voor elke persoon te bepalen of hij of zij toegang krijgt tot het gewoon lezen of het bewerken van de teksten. etc. Het is tevens mogelijk om commentaren te maken in de teksten, waar Word bijhoudt wie wat gezegd heeft. Bovendien hoeft de persoon die u toegang wilt geven tot een of meer documenten zelf geen Office 365 gebruiker te zijn. Ze kunnen de gratis apps of Office online gebruiken om toegang te krijgen tot de documenten. Het enige wat u hoeft te doen, is hen een e-mail met de link te sturen.

OneDrive is speciaal ontworpen om u toe te laten met anderen samen te werken aan documenten. Het heeft daartoe specifieke ingebouwde functionaliteiten, zoals een geavanceerd beheer van toegangsrechten, versiebeheer, eDiscovery en records management om ervoor te zorgen dat documenten worden opgehaald, beheerd, gecontroleerd, en gearchiveerd, met een minimale overhead.

“Maar is het veilig?” zult u zich misschien afvragen. Het eenvoudige antwoord is dat dat inderdaad het geval is. Professionele dienstenaanbieders van cloudservices beschikken doorgaans over een uitstekende beveiligingsinfrastructuur. Uw gegevens zijn naar alle waarschijnlijkheid veiliger in de cloud dan op uw eigen servers. Voeg daar nog aan toe dat de professionele versie van OneDrive authenticatie in twee stappen mogelijk maakt om toegang te krijgen tot documenten, en dat OneDrive ook een geavanceerder permissiebeheersysteem biedt, Advanced Security Management (ASM) genaamd. Hiermee kunt u ‘abnormaal gebruik’ detecteren en kunt u controleren hoe en door wie uw documenten worden geopend en gebruikt. (Als uw versie van OneDrive geen ASM bevat, kunt u deze functionaliteit afzonderlijk bestellen).

Het is belangrijk op de hoogte te blijven van de algemene gebruiksvoorwaarden van OneDrive, vooral als u als advocaat bewijsmateriaal bewaart op OneDrive. Microsoft hanteert een strikt beleid als het gaat om bijvoorbeeld naaktheid of grafisch geweld. Het opslaan van dergelijke inhoud, zelfs als dit bewijsmateriaal is in een zaak, kan een schending zijn van de algemene voorwaarden van Microsoft en kan leiden tot het blokkeren van uw account. Een mogelijke oplossing is om u aan te melden voor ‘Customer Lockbox’. Hiermee heeft u meer controle over wat Microsoft op uw OneDrive kan scannen, maar dit biedt geen garanties. Als Microsoft iets vindt dat het een schending beschouwt van hun algemene voorwaarden, kan uw account worden geblokkeerd.

We zijn dit artikel begonnen met een verwijzing naar de constante updates van Office 365 en de toevoeging van extra cloudservices. Voor veel van deze clouddiensten wordt vooruitgang geboekt met de integratie van artificiële intelligentie. U weet misschien dat u binnen Word bijvoorbeeld de mogelijkheid hebt om tekst in een document naar verschillende talen te vertalen. Die vertalingen zijn steeds beter geworden. Een andere nieuwe functie is een intelligent woordenboek voor acroniemen, dat u vertelt wat een bepaald acroniem in een bepaalde context betekent. Specifiek interessant voor juristen is de vooruitgang die Microsoft heeft gemaakt op het gebied van eDiscovery op OneDrive.

Uiteraard is het gebruik van OneDrive naadloos geïntegreerd in CICERO LawPack. U kunt kiezen of u uw documenten lokaal of in de cloud opslaat en de verschillende CICERO LawPack apps, zoals bijvoorbeeld het ingebouwde DMS, kunnen dit allemaal zonder problemen aan.

Bronnen:
• lawyerist.com/microsoft-office/onedrive/
• blogs.findlaw.com/technologist/2016/07/tips-for-using-onedrive-in-your-legal-practice.html
• www.microsoft.com/en-us/legal/productivity/office365.aspx
• www.abajournal.com/news/article/60_tips_tricks_and_technologies_to_improve_your_life_and_practice/
• www.fool.com/investing/2018/03/12/1-smart-artificial-intelligence-bet-you-can-make-t.aspx

Wedstrijden waarin een mens het opneemt tegen een machine, zijn altijd populair. We hebben al gevallen gezien waar Artificiële Intelligentie (AI) systemen menselijke experts versloegen in bijv. schaak en Go. En in de afgelopen maanden hebben ook advocaten het onderspit moeten delven in wedstrijden met robotadvocaten. In de krantenkoppen van deze week vinden we een verhaal over een Artificiële Intelligentie-systeem dat menselijke advocaten overtreft bij het beoordelen van geheimhoudingsovereenkomsten (‘non-disclosure agreements’). Enkele maanden geleden, in oktober 2017, was er een gelijkaardig verhaal over een AI-systeem dat beter in staat was dan menselijke advocaten om de uitkomst te voorspellen van zaken over betalingsbescherming. Laten we eerst dit laatste geval nader bekijken.

Case Cruncher Alpha

Het was in oktober 2017 in het Verenigd Koninkrijk dat robotadvocaten – waarschijnlijk voor het eerst – hun menselijke collega’s versloegen. Het AI-systeem dat het opnam tegen menselijke advocaten was Case Cruncher Alpha, ontwikkeld door Casecrunch. Casecrunch is de huidige naam voor het bedrijf dat eerder LawBot, Lawbot-X en Echtscheidingsbot had ontwikkeld. Het werd opgericht door een groep rechtenstudenten van Cambridge University Law (zie het artikel over Legal Chatbots). Case Cruncher Alpha is ontworpen om bestaande rechtszaken te onderzoeken om de uitkomst van vergelijkbare zaken te voorspellen.

In de wedstrijd nam Case Cruncher Alpha het op tegen 112 advocaten. Allen waren advocaten uit Londen met een specialisatie in handelszaken. Maar ze waren geen deskundigen op het specifieke gebied waarop de behandelde zaken betrekking hadden.

Het doel van de wedstrijd was de uitkomst te voorspellen van zaken die betrekking hadden op de zogenaamde Payment Protection Insurance (PPI). Het gaat om betalingsverzekeringen die banken aanbieden. In het Verenigd Koninkrijk is men vrij vertrouwd met het onderwerp omdat verschillende banken veroordeeld werden om een schadevergoeding te betalen aan klanten aan wie ze verzekeringsproducten hadden verkocht die ze niet nodig hadden. De deelnemers aan de wedstrijd kregen echte zaken voorgeschoteld die door de Financial Ombudsman Service (de financiële ombudsman) van het Verenigd Koninkrijk waren behandeld. De advocaten mochten gebruik maken van alle beschikbare rechtsbronnen.

Het resultaat was een verpletterende nederlaag voor de advocaten: ze behaalden slechts een nauwkeurigheidsscore van 62%, terwijl Case Cruncher Alpha 86,6% scoorde. (Er werden geen gegevens verstrekt over hoe individuele advocaten scoorden, dan wel of er personen waren die beter scoorden dan het AI-systeem).

Richard Tromans van artificiallawyer.com wijst er terecht op dat het niet evident is om de resultaten van deze wedstrijd te evalueren. Ze betekenen niet dat machines over het algemeen beter zijn dan advocaten in het voorspellen hoe een zaak zal beoordeeld worden. Wat ze wel laten aantonen, is dat als de vraag nauwkeurig genoeg wordt gedefinieerd, machines kunnen concurreren met menselijke advocaten, en soms beter kunnen presteren. Tegelijkertijd suggereert dit experiment ook dat er andere factoren dan juridische factoren kunnen bijdragen tot de uitkomst van de zaken. Maar wat de wedstrijd ongetwijfeld duidelijk maakte, was dat juridische voorspellingssystemen een nuttige rol kunnen spelen.

Ian Dodd was een van de scheidsrechters. Hij gelooft dat AI een deel van het voetwerk van stagiairs, jonge advocaten en juridische medewerkers (‘paralegals’) kan overnemen, maar dat geen enkele machine met een cliënt kan praten of kan pleiten voor een rechter van het Hooggerechtshof. Hij vat het a.v. samen: “De kennisjobs zullen verdwijnen; de jobs die wijsheid vergen, zullen blijven.”

LawGeex

Een andere gelegenheid waar robotadvocaten de overhand hadden, was in februari 2018, in de VS. In dit geval was het AI-systeem ontwikkeld door LawGeex, de onderneming die in 2014 is opgericht door handelsadvocaat Noory Bechor (zie het vorige artikel over AI en contracten). Noory Bechor besefte dat 80% van zijn werk bestond uit het doornemen van contracten en zeer repetitief was. Hij geloofde dat het sneller, goedkoper en effectiever door een computer gedaan kon worden, en richtte daarom LawGeex op.

In deze wedstrijd nam het AI-systeem het op tegen 20 advocaten bij het nazien van ‘Non-Disclosure Agreements‘ (NDA’s = geheimhoudingsovereenkomsten). Alle 20 advocaten waren deskundigen op dit gebied. Het verslag dat LawGeex publiceerde, verklaart: “In het onderzoek werd elke advocaat gevraagd te controleren of vijf NDA’s voldeden aan een reeks clausuledefinities. Elke advocaat kreeg vier uur de tijd om de relevante problemen in alle vijf NDA’s te vinden”. De deelnemers moesten 30 juridische knelpunten identificeren, waaronder arbitrage, vertrouwelijkheid van relaties en schadeloosstellingen. Ze kregen scores die weergaven hoe nauwkeurig ze elk probleem identificeerden.

Opnieuw deed het AI-systeem het beter dan de menselijke advocaten. Het bereikte een nauwkeurigheidspercentage van 94%, terwijl de advocaten gemiddeld 85% bereikten. Er waren echter aanzienlijke verschillen tussen de advocaten onderling. De slechtst presterende advocaat scoorde bijvoorbeeld slechts 67%, terwijl de twee best presterende advocaten het AI-systeem versloegen en, afhankelijk van de bron, een nauwkeurigheid van 94 of 95% behaalden. Voor één specifieke NDA identificeerde een advocaat slechts 55% van de relevante kwesties, terwijl voor een andere NDA het AI-systeem een score van 100% haalde, waar de beste advocaten voor die NDA 97% bereikten.

De advocaten moesten ook – en op dramatische wijze – het onderspit delven tegen het AI-systeem als het om snelheid ging. Het AI-systeem kon de klus in 26 seconden klaren, terwijl de advocaten gemiddeld 92 minuten nodig hadden. De langste tijd die een advocaat nam, was 151 minuten, terwijl de snelste advocaat er 51 minuten over deed.

Gillian K. Hadfield is hoogleraar rechten en economie aan de universiteit van Zuid-Californië. Zij functioneerde als adviseur voor de test. Ze zegt: “Dit onderzoek toont aan dat technologie twee problemen kan helpen oplossen: enerzijds kan het contracten sneller en betrouwbaarder maken en anderzijds kan het middelen vrij maken zodat juristen zich kunnen concentreren op het opbouwen van de kwaliteit van hun juridische teams.” Met andere woorden, het gebruik van AI kan advocaten daadwerkelijk helpen hun werk te versnellen en kan meer tijd vrij maken zodat de advocaten zich kunnen concentreren op taken die nog steeds menselijke vaardigheden vereisen.

 

Bronnen: