In deel 1 van dit artikel waarschuwden we voor de naderende deadline van 25 mei 2018, de datum waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) afdwingbaar wordt. Deel 1 van het artikel had betrekking op het toepassingsgebied van de AVG. Het besprak ook hoe de AVG een enkele reeks regels invoert die in de hele EU van toepassing zijn, wat de wettelijke grondslagen zijn voor de verwerking van persoonsgegevens en over de verantwoordelijkheden van partijen.

In deel 2 van dit artikel gaan we eerst nader in op de belangrijkste ‘Digitale Rechten’ die de AVG introduceert: het recht van inzage (art. 15), het recht op rectificatie (art. 16) en het recht op gegevenswissing (art. 17), en het recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20). Vervolgens zullen we nader bekijken welke veranderingen in CICERO LawPack zijn doorgevoerd als gevolg van de AVG.

Het recht van inzage van de betrokkene (artikel 15): zoals de titel suggereert, is het recht van inzage (ook recht van toegang genoemd) een recht van de betrokkene. Het geeft inwoners van de EU het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens en om informatie te krijgen over de manier waarop deze persoonsgegevens worden verwerkt. Op verzoek van de betrokkene moet de voor de verwerking verantwoordelijke een overzicht verstrekken van de categorieën gegevens die worden verwerkt (artikel 15, lid 1, onder b)), evenals een kopie van de feitelijke gegevens (artikel 15, lid 3). Daarnaast moet de verantwoordelijke voor de verwerking de betrokkene informeren over de details van de verwerking, zoals wat het doel van de verwerking is (artikel 15, lid 1, onder a), met wie de gegevens worden gedeeld (artikel 15, lid 1, onder c) en hoe de gegevens zijn verkregen (artikel 15, lid 1, onder g).

Het recht op rectificatie (artikel 16) en het recht op gegevenswissing (artikel 17): zoals het geval was onder de oude gegevensbeschermingsrichtlijn, hebben de betrokkenen ook het recht om zonder onnodige vertraging van de voor de verwerking verantwoordelijke te verkrijgen dat onjuiste gegevens worden gecorrigeerd en dat onvolledige gegevens worden aangevuld (artikel 16). In een baanbrekend arrest had het Hof van Justitie in 2014 geoordeeld dat inwoners van de EU ook een recht hadden om te worden vergeten (het zgn. ‘recht op vergetelheid’). Dit recht op vergetelheid werd afgezwakt tot een beperkter recht op gegevenswissing (soms ook ‘recht of schrapping’ genoemd) in de versie van de AVG die het Europees Parlement in maart 2014 heeft aangenomen. Artikel 17 geeft de betrokkene een aantal gronden om de verwijdering te verzoeken van hem betreffende persoonsgegevens. Daaronder valt bijv. de niet-naleving van artikel 6.1 (wettigheid) die een geval (f) omvat waarin de legitieme belangen van de voor de verwerking verantwoordelijke zwaarder wegen dan de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die bescherming van persoonsgegevens vereisen.

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20): (de literatuur gebruikt ook de termen dataportabiliteit en gegevensportabiliteit). Het Britse Information Commissioner’s Office (ICO) omschrijft het recht op overdraagbaarheid van gegevens a.v.: het “stelt natuurlijke personen in staat om hun persoonsgegevens op te vragen en om die dan voor hun eigen doeleinden opnieuw te kunnen gebruiken voor andere diensten. Het stelt hen in staat om persoonlijke gegevens eenvoudig van de ene IT-omgeving naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of over te dragen op een veilige manier, zonder dat dit de bruikbaarheid in de weg staat. Het stelt consumenten in staat om gebruik te maken van toepassingen en diensten die deze gegevens kunnen gebruiken om betere deals te vinden, of om hen te helpen hun bestedingsgewoonten te begrijpen.” Het recht slaat zowel op de informatie die door de betrokkene zelf verstrekt werd, als op andere gegevens die door de dienstenleveranciers verzameld werden, zoals bijv. informatie m.b.t. online gedragspatronen van de betrokkene. De verantwoordelijke moet aan de verzoeken van de betrokkene voldoen, en moet de gegevens ter beschikking stellen in een gestructureerde en algemeen gebruikte elektronische open standaard.

De AVG bevat nog veel meer bepalingen, bijv. m.b.t. inbreuken m.b.t. de persoonsgegevens (art. 33-34), de zgn. ‘functionaris voor gegevensbescherming’, m.b.t. sancties en pseudonimisering, enz., doch deze vallen buiten het bestek van dit artikel.

Implementatie van de AVG in CICERO LawPack

Ten einde te voldoen aan de bepalingen van de AVG moesten bepaalde onderdelen van CICERO LawPack aangepast worden, bijv. m.b.t. het encrypteren van de gegevens. Daarnaast biedt CICERO LawPack ook een aantal extra functionaliteiten aan die het voor de gebruikers makkelijker maken om aan de AVG te voldoen.

Het Webview portaal wordt uitgebreid om alle in CICERO LawPack geregistreerde partijen toe te laten om in te loggen en inzage te krijgen in de gegevens die in het programma bijgehouden en verwerkt worden. Daarnaast is het mogelijk om een verzoek in te dienen om informatie te corrigeren, aan te vullen of te wissen, voor zover dit mogelijk is: er zijn immers bepaalde wettelijke implicaties voor lopende dossiers.

Gebruikers van CICERO LawPack zullen ook de opties hebben om zelf bepaalde gebruiker-specifieke gegevens te verwijderen, en om ‘policies’ in te stellen die bepalen welke categorieën van informatie m.b.t. welke types van personen bijgehouden kunnen worden. Dit laat toe om ervoor te zorgen dat echt alleen die gegevens vastgelegd worden die nodig zijn voor het invoeren van een dossier. Het is eveneens mogelijk om rapporten aan te laten maken die inzicht geven in het gebruik van die gegevens ten gevolge van de ingestelde ‘policies’.

Voor wat onze cloud provider betreft, hebben we een concept klaar voor een overeenkomst m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens. Die overeenkomst wordt momenteel getoetst. Voor hosting providers zullen mogelijk nog aanpassingen aan de regelgeving doorgevoerd worden omdat de huidige wet op bepaalde vlakken tekortschiet c.q. onwerkbare situaties afdwingt.

 

Bronnen:

U heeft misschien al gehoord van ‘agile’ advocatenkantoren of dat advocatenkantoren aangespoord worden om meer ‘agile’ te worden. Wat betekent het? En waarom is het belangrijk voor een advocatenkantoor om ‘agile’ te zijn? (Noot: er bestaat nog geen geijkte vertaling voor ‘agile’. In de context van ‘agile’ projectmanagement wordt het vertaald als behendig, wendbaar, of flexibel, en vaak wordt de term ‘agile’ gewoon overgenomen in het Nederlands).

Wat is agiliteit?

Het concept ‘agiliteit’ vindt zijn oorsprong in IT-projectmanagement. In 2001 publiceerden toonaangevende experts uit de IT-industrie het Manifesto for Agile Software Development. Dit Manifest bevat 12 basisprincipes, evenals een methodologie en terminologie voor softwareontwikkeling die op deze principes zijn gebaseerd.

De Wikipedia definieert het als volgt: Agile softwareontwikkeling beschrijft een benadering van softwareontwikkeling waarbij de vereisten en oplossingen bepaald worden door de gezamenlijke inspanning van zelforganiserende cross-functionele teams, die bestaan uit de ontwikkelaars en hun klanten/eindgebruikers. Het pleit voor adaptieve planning, evolutionaire ontwikkeling, vroegtijdige levering en voortdurende verbetering, en het moedigt een snelle en flexibele reactie op veranderingen aan. (Vertaling van de Engelse Wikipedia. De Nederlandstalige Wikipedia geeft geen definitie).

Agile Project Management heeft zijn eigen terminologie, die niet echt intuïtief is. Het gebruikt termen zoals een sprint voor een reeks opdrachten, een gebruikersverhaal of user story voor een groep taken binnen een sprint, of een retrospectief / retrospective voor een bijeenkomst met als doel de verwezenlijkingen, mislukkingen en gemiste kansen van de sprint te evalueren.

Hoewel deze principes en methodiek oorspronkelijk bedoeld waren voor softwareontwikkeling, werd meteen duidelijk dat ze het projectmanagement in het algemeen ten goede konden komen. Inmiddels hanteert ongeveer de helft van de projectmanagers de principes en methodologie van wendbaar projectmanagement.

Agile Advocatenkantoren

De principes waarop agiliteit gebaseerd is, kunnen ook gebruikt worden voor advocatenkantoren en juridisch projectbeheer. “Agile verwijst naar juridisch projectmanagement dat continue verbetering, samenwerking, aanpassing, teaminspanningen en snelle levering van waardevolle juridische diensten aanmoedigt”, aldus Ivan Rasic. Volgens Roya Behnia, die een van de auteurs was van het Agile Manifesto for lawyers, heeft een ‘agile’ advocatenkantoor de volgende kenmerken:

  • continue samenwerking met cliënten;
  • inzet voor flexibiliteit en snelheid;
  • directe communicatie in plaats van complexe documentatie;
  • continue focus op de doelen van de cliënt;
  • realistisch afwegen van risico’s en
  • een uitgesproken voorkeur voor eenvoudige oplossingen.

Waarom is agiliteit belangrijk voor advocaten?

Jim Hassett bemerkt terecht dat advocaten, net als softwareontwikkelaars, cliënten hebben die vaak van mening veranderen. En daar moet men op voorbereid zijn. Voeg daaraantoe dat klanten steeds vaker gaan eisen dat juridische dienstverleners kunnen aantonen dat ze weten hoe ze projecten moeten beheren, vooraleer ze besluiten om hen in dienst te nemen. In zijn blog schrijft ‘The Clever Project Manager’ dat agiliteit gewoon de manier is waarop de zaken er thans aan toe gaan. Klanten verwachten immers onmiddellijke bevrediging, en ze verwachten dat alles vlot verloopt en verder verbetert, of ze gaan op zoek naar alternatieven. De enige manier om succesvol te zijn in deze omstandigheden is door in te spelen op de behoeften van uw gebruikers en flexibel genoeg te zijn om uw prioriteiten aan te passen wanneer de markt erom vraagt.

In deze context is agiliteit een synoniem voor flexibiliteit, “de vrijheid om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen, gebaseerd op de juiste hoeveelheid informatie. (….) Het betekent dat de besluitvorming op basis van gegevens en redeneringen just-in-time moet verlopen. “Flexibiliteit biedt de ruimte om aanpassingen door te voeren, wat op zijn beurt succes mogelijk maakt; onnodige rigiditeit zorgt op lange termijn voor stagnatie en voor falen.”

Agiliteit is m.a.w. slechts een weerspiegeling van de werkelijkheid. Het is essentieel om onzekerheid te accepteren, voortdurend te blijven evalueren, aan te passen en de prioriteiten van je inspanningen te herschikken, wanneer de omstandigheden veranderen. Dat is immers hoe de wereld werkt: dingen veranderen voortdurend. In essentie vraagt agiliteit ons om op lange termijn rekening te houden met veranderingen.

Het doel van ‘agile’ juridisch projectmanagement is om uw cliënten toegevoegde waarde te kunnen geven door te anticiperen dat uw strategieën zullen moeten aangepast worden aan veranderende omstandigheden. Zo verhoogt ‘agile’ projectmanagement de productiviteit, efficiëntie en uw rentabiliteit. Het verbetert ook de communicatie in uw team en zorgt voor betere opleveringstijden. Dat alles resulteert in tevreden klanten.

Software voor het beheer van uw advocatenkantoor, zoals CICERO LawPack, is een noodzakelijk instrument voor een ‘agile’ beheer van advocatenkantoren. Het draagt bij tot flexibiliteit, efficiëntie en productiviteit, en zorgt ervoor dat u op elk ogenblik snel de relevante informatie voor ogen hebt.

 

Bronnen:

…u met Campaigns makkelijk en snel al uw mailingen kunt versturen? Bijvoorbeeld naar cliënten, maar ook naar partners of medewerkers. Nog niet iedereen maakt gebruik van deze mogelijkheid in CICERO. Wilt u in 30 minuten leren hoe Campaigns werkt? Op vrijdag 12 januari geven wij hierover een webinar, schrijf u hier in.

…er in CICERO veel belangrijke eindejaar lijsten opvraagbaar zijn? Met deze lijsten krijgt u snel en eenvoudig een overzicht van 2017, zodat u uw jaar goed kunt afronden. Bijvoorbeeld de lijsten Openstaande debiteuren en Crediteuren na bijwerken Financieel.

…er een nieuwe video tutorial toegevoegd is: ‘Hoe u een nieuwe gebruiker toevoegt en configureert’? Dus wilt u in het nieuwe jaar nieuwe gebruikers toevoegen? Bekijk dan hier onze nieuwste video tutorial.

…finance niet inzichtelijk is zolang er geen debiteur toegekend is aan een dossier? En u dan dus ook geen facturen aan kunt maken? Wij raden u aan om in een dossier altijd direct een debiteur aan te duiden. U doet dit bij Partij, Facturatiedeelname.

Het begin van een nieuw kalenderjaar is traditioneel een moment waarop de experts een terugblik publiceren op het afgelopen jaar en voorspellingen doen voor het jaar dat begint. Wat heeft 2017 ons gebracht op het gebied van de juridische informatica en wat wordt voorspeld voor 2018?

Terugblik op 2017

Legal Tech News publiceerde een presentatie over de drie technologieën die in 2017 de juridische informatica herdefinieerden. Het zijn Artificiële Intelligentie (AI), Blockchain en het “Internet der Dingen” (Internet of Things, afgekort als IoT).

In 2017 steeg het gebruik van AI op de juridische werkvloer. Het wordt al gebruikt in contractbeheer, eDiscovery, cybersecurity en in juridisch onderzoek. En enkele grote advocatenkantoren zijn virtuele juridische medewerkers beginnen gebruiken. Ook robotadvocaten en juridische chatbots maakten regelmatig krantenkoppen. Waar het gaat om de juridische aspecten van het gebruik van AI, heeft een rechtbank beslist dat er meer transparantie moet komen in de wijze waarop AI-systemen tot hun conclusies komen en dat de algoritmen die ze gebruiken gepubliceerd moeten worden.

Ook Bitcoin was vaak in het nieuws. De onderliggende technologie, Blockchain, is echter niet alleen belangrijk voor Bitcoin en andere cryptovaluta, maar wordt bijvoorbeeld al gebruikt voor slimme contracten die automatisch worden gesloten en uitgevoerd.

In 2017 zagen we ook een groei in het internet der dingen, omdat er steeds meer apparaten op het internet worden aangesloten. Het is ook niet verwonderlijk dat meer advocaten cloud-technologieën omarmen, en dat meer dan de helft van de in de VS gevestigde advocaten er gebruik van maakt.

Wat cyberbeveiliging betreft, is het internet in 2017 gevaarlijker geworden. Er is een toename geweest van het aantal systemen dat gehackt werd, van zogenaamde denial of service aanvallen, van malware en van ransomware. In 2017 werden webcams, printers, routers, enz. die op het internet aangesloten waren, gebruikt in cyberaanvallen. Doorgaans zijn grote advocatenkantoren vaker het doelwit van cybercriminelen dan kleinere kantoren. En advocatenkantoren die actief zijn in de cloud worden doorgaans minder getroffen door cybercriminaliteit.

In 2017 concentreerden de juridische informatica dienstaanbieders zich voornamelijk op het gebruik van technologie om de processen van advocatenkantoren te stroomlijnen, of het nu gaat om eDiscovery of om software voor het beheer van advocatenkantoren, enz.

Tot slot zagen we ook de eerste rechtbanken online gaan.

Voorspellingen voor 2018

Vrijwel alle deskundigen zijn het erover eens dat de meeste trends van 2017 zich in 2018 zullen voortzetten.

Een evolutie die we nu al meemaken is de toenemende integratie tussen de 3 technologieën die in 2017 domineerden. In de Cloud gebaseerde AI wordt ingebouwd in IoT-apparaten, bijvoorbeeld in de gebruikersinterfaces, de beveiliging en in datamining om voorspellende suggesties te doen. Slimme en intelligente contracten zijn slechts één voorbeeld van AI dat samenwerkt met Blockchain-technologie. We kunnen op dat vlak in 2018 veel vooruitgang verwachten.

Veel auteurs hebben voorspellingen gedaan met betrekking tot AI. Ze verwachten dat AI praktischer, minder zichtbaar, en meer alomtegenwoordig wordt. Betere natuurlijke taalverwerking (Natural language processing) zal leiden tot betere en intelligentere gebruikersinterfaces. We zullen zien hoe AI meer en meer in web- en mobiele apps geïntegreerd zal worden. En ook de opmars van machine learning en datamining technologieën zal zich voortzetten. In 2018 zullen we ook vaker juridische en andere chatbots ontmoeten. In het algemeen zal AI een belangrijker rol gaan spelen in communicatie en samenwerking.

Deskundigen verwachten ook een verschuiving in de manier waarop advocaten marketing benaderen. Naarmate ze langzamerhand meer vertrouwd raken met cloud-technologieën en sociale media, wordt van advocaten verwacht dat ze nieuwe marketingmethoden gaan uitproberen. De klantgerichte communicatie wordt steeds belangrijker. En meer advocaten zullen software voor het automatiseren van marketing gaan gebruiken.

Als het gaat om software voor advocatenkantoren voorspellen auteurs een verdere automatisering van de advocatenpraktijk en de workflow processen. Men verwacht dat, als gevolg van innovatie en het verder doorgedreven gebruik van technologie, de efficiëntie in de levering van juridische diensten zal toenemen. In 2018 zal vooral de implementatie van “slimme automatisering” de meest zichtbare resultaten opleveren.

Wat cybercriminaliteit en cybersecurity betreft, verwachten de deskundigen meer van hetzelfde. We zullen zien dat het IoT vaker voor criminele doeleinden zal worden gebruikt, waardoor de uitdaging om online veilig te blijven, groter wordt. De experts voorspellen ook dat cybercriminelen meer AI gaan gebruiken om meer geavanceerde aanvallen te kunnen uitvoeren. Een zorgwekkende ontwikkeling is de toename van het aantal nepprofielen voor professionele sociale media die door cybercriminelen worden gebruikt. Omwille van deze toename in online risico’s wordt verwacht dat meer advocaten in 2018 hun budget voor cybersecurity zullen verhogen. Ze denken daarbij aan het beveiligen van hun fysieke netwerk en van hun informatie. In 2018 zullen meer advocaten hun gegevens encrypteren.

Veel experts voorspellen ook dat advocaten in 2018 meer cloud-gebaseerde oplossingen zullen gaan gebruiken dan voordien.

En we kunnen verwachten dat meer rechtbanken online zullen gaan.

 

Bronnen:

 

De nieuwe Onedrive functionaliteit in de DMS applicatie van CICERO is gereed/klaar. En wat betekent dit voor u? Wat zijn de voordelen van Office 365 in combinatie met OneDrive?

– Microsoft geeft gebruikers van Office 365 voortaan ‘onbeperkt’ OneDrive-opslag.
– Bestanden worden automatisch opgeslagen in Onedrive.
– Toegang tot OneDrive op alle devices, dus overal uw gegevens bij de hand.
– Veilig bestanden delen met collega’s, partners en klanten; u bepaalt zelf wie wat kan zien en bewerken.

Volgens het College van Afgevaardigden van de NOvA is het voornemen om in het voorjaar 2018 digitaal te procederen niet haalbaar. Er moet een ruimere planning komen waarin meer tijd staat voor de evaluatie van de pilot.

De pilot voor civiele handelszaken in de arrondissementen Gelderland en Midden-Nederland is op 1 september van start gegaan. Deze zou na 3 maanden geëvalueerd worden om daarna in heel Nederland uit te rollen. De NOvA vindt dit echter te kort om de procedures volledig te doorlopen. Daarnaast moeten er niet alleen digitale zaken behandeld worden, ook zittingen, inhoudelijke beoordelingen en vonnissen moeten getest worden. Tot nu toe bevinden alle zaken zich nog in de beginfase. Zodra deze pilot ook landelijk uitgerold wordt, wordt KEI uitgebreid naar andere rechtsgebieden.

De KEI ontwikkelingen in CICERO blijven ondanks bovenstaande bericht gewoon doorlopen. Wij bevinden ons momenteel in de afrondende testfase. Voor meer informatie, volg onze webinar ‘KEI-koppeling’ op 15 december om 12:30.

Zoals u wellicht weet, is sinds 1 april 2017 het betalen van voorschotten voor de btw-kwartaalindieners afgeschaft. Dit om de administratie van de btw-regelgeving te vereenvoudigen. Wel zult u vanaf nu (eventueel) een decembervoorschot moeten betalen, zoals reeds gebruikelijk is bij btw maandaangevers.
Het decembervoorschot is:
1. Ofwel gelijk aan de verschuldigde btw over de periode van 1 oktober tot en met 20 december (of 1 december tot en met 20 december voor maandaangevers),
– Indien te betalen btw > aftrekbare btw –>  U vult het verschil in rooster 91 in (als voorschot te betalen voor 24 december).
– Indien te betalen btw kleiner of gelijk is aan de aftrekbare btw –> U vult 0,00 in rooster 91 in, u hoeft geen voorschot te betalen.
2. Ofwel de btw die u moest betalen voor de btw-aangifte van het derde kwartaal (of de maand november voor de maandaangevers).
– Indien deze aangifte een te betalen saldo is (rooster 71) –>U dient dit bedrag te betalen voor 24 december) en geen enkel bedrag in te vullen in rooster 91 van de aangifte van het vierde kwartaal.
– Indien aangifte derde kwartaal resulteert in een rooster 71 = 0,00 euro of een rooster 72 (tegoed) –>  U dient geen voorschot te betalen en geen 0,00 in rooster 91 van de aangifte van het vierde kwartaal in te vullen.

U mag zelf kiezen welk systeem u toepast.

Bron: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/aangifte/periodieke_aangifte/verplichte_voorschotten

 


2017 heeft voor een mijlpaal in de juridische geschiedenis gezorgd: in de afgelopen maanden zijn de eerste online rechtbanken opgedoken. Canada, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en China hebben allemaal projecten met online rechtbanken. Sommige daarvan zijn reeds operationeel, terwijl andere nog in ontwikkeling zijn.

De eerste online rechtbank ooit stak in British Columbia, Canada van wal. Sinds 1 juni 2017 zijn een paar honderd kleine schadegeschillen volledig online behandeld. Elk burgerrechtelijk schadegeschil met een maximale waarde van $5.000 kan via het internet worden afgehandeld door het Civil Resolution Tribunal van British Columbia.

“Het is ‘s werelds eerste online geschillenrechtbank die deel uitmaakt van het openbare rechtssysteem,” zegt British Columbia’s Minister van Justitie Suzanne Anton. “Als we deze minder belangrijke zaken uit een rechtszaal kunnen halen, dan maken we de rechtszaal vrij voor belangrijke strafzaken en moeilijkere zaken, waarvoor ze beter geschikt zijn.”

Een ander voordeel is dat een online rechtbank het rechtssysteem toegankelijker maakt. “Ik denk dat mensen geïntimideerd zijn om naar de rechter te stappen,” zegt professor Kenneth Thornicroft. “Bijna iedereen is tegenwoordig online. U kunt naar de meeste openbare bibliotheken gaan om online te gaan, en zo kunt u uw geschil in uw eigen tijd laten behandelen. Het hangt niet langer af van de openingstijden van de rechtbanken.”

Kort daarna startte ook het Verenigd Koninkrijk haar eerste proefproject voor ‘een nieuwe digitale procedure voor vorderingen van minder dan 10.000 pond’. Het project is op 31 juli 2017 van start gegaan, en heeft een looptijd van 28 maanden, i.e. tot 30 november 2019.

Momenteel bevindt het project zich in een ‘private beta’-fase en is het enkel toegankelijk op uitnodiging. Vanaf januari 2018 zal het project naar ‘publieke beta’ gaan, en zal het opengesteld worden voor alle rechtsconsumenten met een passende vordering. Verwacht wordt dat de HM Courts and Tribunal Service (HMCTS) rechtstreeks bijstand zal moeten verlenen aan ongeveer de helft van de mensen die zich zullen aanmelden. Dit omdat ze hulp nodig zullen hebben bij het invullen van de formulieren.

Sir Terence Etherton, de Master of the Rolls, zei in een presentatie dat de online solutions court gezien moet worden als een sjabloon om – nu en in de toekomst – een betere toegang tot de rechter te verzekeren. Hij voegde eraan toe dat de rechtbank op een probleemoplossende manier tewerk zou gaan. “De onlinerechtbank zal probleemoplossend zijn in die zin dat die in de eerste en tweede fase van het proces de partijen zal helpen om een gepaste oplossing voor hun geschil te vinden.

In september 2017 begon ook het Ierse Hooggerechtshof een aanzienlijk deel van haar werk online te doen, als onderdeel van een poging om meer rechtbanken op het internet te krijgen. Het is de bedoeling dat alle beroepen bij het Hooggerechtshof online zullen plaatsvinden, van het neerleggen van de stukken tot het afleveren van de uitspraken. Er wordt gehoopt dat dit de eerste stap is om grote delen van de beroepsprocedures uit de rechtszalen te halen, en via het internet te laten verlopen. Chief Justice Frank Clarke zei dat de behandeling van het eerste online beroep ongeveer een jaar op zich zou laten wachten.

Een andere online rechtbank, die al operationeel is, kan men in Hangzhou, China vinden. De eerste zaak werd behandeld op 18 augustus 2017. De rechtbank bestaat uit een rechter en een jury, en behandelt zaken m.b.t. online winkelen, microfinancieringsleningen, inbreuken op auteursrechten, productaansprakelijkheid en aanverwante zaken. De zaken kunnen in enkele minuten volledig elektronisch worden ingediend. Wanneer de zaak wordt behandeld, gebeurt dit via livestreaming en kunnen de partijen hun argumenten via videoconferenties uiteenzetten. Om haar vonnissen te vellen maakt de rechtbank gebruik van technologieën zoals gezichtsherkenning, spraakherkenning en kunstmatige intelligentie.

De meeste deskundigen zijn het erover eens dat de komst van online rechtbanken een goede zaak kan zijn, omdat dit zowel 1) de toegang tot justitie kan vereenvoudigen als 2) de procedures kan versnellen. Zoals hierboven vermeld, verwachten de organisatoren van het proefproject in het Verenigd Koninkrijk dat de helft van de mensen die het systeem gebruiken, nog steeds hulp nodig zullen hebben bij het invullen van de online formulieren. Dit is echter een gebied waar intelligente bots al bewezen hebben dat ze ook een nuttige rol kunnen spelen. We kunnen dus verwachten dat de procedures nog meer gestroomlijnd zullen worden.

 

Bronnen:

 

Mark Cohen publiceerde onlangs een interessant artikel in Forbes Magazine m.b.t. de nieuwe juridische carrière (The New Legal Career). Hij wijst op drie belangrijke evoluties: 1. Advocaten zijn tegenwoordig juridische dienstverleners; 2. Technologie laat advocaten toe om meer aandacht te besteden aan het eigenlijke advocatenwerk; en 3. Juridische dienstverlening opent veel nieuwe opportuniteiten. Het is de moeite waard deze evoluties nader onder de loep te nemen.

Advocaten zijn juridische (en andere) dienstverleners geworden

Eeuwenlang stond het raadplegen van een advocaat gelijk aan het raadplegen van een expert, die enerzijds advies gaf, en anderzijds specifieke taken uitvoerde, zoals het vertegenwoordigen in rechte van cliënten. In de laatste decennia is dat alles grondig veranderd. Advocatenkantoren worden steeds meer gerund zoals bedrijven, en als gevolg daarvan richten ze zich meer op het verstrekken van juridische diensten. En hun activiteiten zijn ook niet langer beperkt tot louter juridische dienstverlening. Zoals Mark Cohen opmerkt: “juridische dienstverlening rust tegenwoordig op drie poten: naast juridische expertise zijn er ook procedurele en technologische expertise.” Het gaat om “structurele en procedurele veranderingen waarbij de interactie van professionele expertise, technologie en procesvoering, de professionele juridische dienstverlening op een hoger niveau tilt.”

Vorig jaar publiceerde Deloitte de resultaten van de enquête over de “Toekomstige tendensen voor juridische diensten.” Een van de belangrijkste bevindingen was dat de markt voor juridische dienstverlening in beweging is en groeit. Een andere bevinding was dat de verwachtingen die de cliënten van juridische dienstverleners hebben, geëvolueerd en uitgebreid waren. Het verslag concludeert dat er een behoefte is aan een nieuw soort juridische dienstverlener.

Hetzelfde sentiment werd herhaald in een artikel, gepubliceerd in mei 2017, in Law.com, m.b.t. “De twaalf kerncompetenties die de toekomst van een juridische praktijk definiëren” (The 12 Core Competencies that Define the Future of Legal Operations). De auteur concludeert dat consumenten van juridische dienstverlening thans ook verwachten dat advocatenkantoren bedreven zijn in:

  • Strategische planning;
  • Financieel beheer;
  • Leveranciersbeheer;
  • Gegevensanalyse (Data analytics);
  • Technologische ondersteuning;
  • Alternatieve ondersteuningsmodellen;
  • Kennisbeheer;
  • Groei en ontwikkeling;
  • Communicatie;
  • Internationaal gegevensbeheer;
  • Rechtsbijstand; en
  • Multidisciplinaire functionele expertise.

Dit impliceert dat het traditionele advies dat advocaten zich moeten specialiseren in een juridische materie, verouderd is. In plaats daarvan doen advocaten er beter aan om hun juridische expertise te combineren met een breder stel vaardigheden. Onder die andere vaardigheden vallen bijv. effectieve interpersoonlijke vaardigheden, onderhandelingsvaardigheden, zakelijk inzicht en oordeel, en het gevoelig zijn voor de psychologische behoeften van de cliënten.

De rol van technologie

Advocaten hebben een nooit voordien geziene toegang tot nieuwe technologieën, zoals bijv. software voor kantoorbeheer, eDiscovery, kunstmatige intelligentie, enz. Deze technologieën kunnen o.a. resulteren in lagere kosten, budgettering, vergoeding analyse, snelle communicatie, en een beter begrip van bedrijven en industrieën.

In het afgelopen jaar was er ook een dramatische toename in intelligente juridische chatbots en robot advocaten, die juridische diensten aanbieden. Sommige advocaten voelen zich hierdoor bedreigd. Het is daarom belangrijk erop te wijzen dat een dergelijke automatisering slechts bepaalde taken – en geen jobs – overneemt. Met de momenteel beschikbare technologie kan slechts 23 procent van de taken die een advocaat presteert, geautomatiseerd worden.

Het resultaat van deze technologische evoluties is dat ze advocaten toelaten om zich te concentreren op meer essentiële taken, zoals het omgaan met cliënten, het vormen van professionele beoordelingen, het verstrekken van advies (niet alleen op juridisch gebied, maar meer holistisch), cliënten te vertegenwoordigen voor rechtbanken, of belangrijke commerciële transacties te onderhandelen.

Het geavanceerde gebruik van technologie heeft nog een andere gunstig effect: een hogere efficiëntie en productiviteit hebben ertoe geleid dat juridische diensten meer betaalbaar en dus toegankelijker worden.

Juridische dienstverlening opent nieuwe mogelijkheden

De hierboven vermelde artikelen tonen aan hoe advocatenkantoren geconfronteerd worden met een nieuwe vraag naar zowel juridische als niet-juridische diensten.

Mark Cohen: “de nieuwe juridische carrière biedt uitzonderlijke mogelijkheden voor wie juridische uitmuntendheid kan combineren met eigentijdse, relevante vaardigheden (proces- en projectmanagement, marketing, business basics, enz.), en sociale vaardigheden. (…) Een toename aan dienstverleningsmodellen, producten, markten en kansen zal resulteren in het creëren van nieuwe banen, nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en een globale markt.”

De veranderende markt biedt ook andere opportuniteiten. In de afgelopen 5 jaar was er bijv. een stijging van 484% in octrooien m.b.t. juridische technologieën. In 2016 werden er wereldwijd 579 octrooien geregistreerd met betrekking tot nieuwe technologieën voor juridische dienstverlening. In 2012 waren dat er slechts 99. Veel van deze octrooiaanvragen zijn ingediend door advocaten die ondernemers geworden zijn. Een interessant artikel in Entrepeneur magazine van 14 juni 2017 vermeldt 10 dergelijke voorbeelden van advocaten die verantwoordelijk zijn voor een ware revolutie in juridische informatica:

  1. Haley Altman met Doxly, een geautomatiseerd platform om documenten en transacties te beheren
  2. Noory Bechor met LawGeex, dat gespecialiseerd is in AI contract review
  3. Ned Gannon met eBrevia, dat zich toelegt op ‘due diligence’ en lease abstractie
  4. Michael Mills met Neota Logic Inc, een op AI gebaseerd, no-code platform voor intelligente automatisering van expertise, documenten en procesvoering
  5. Chrissie Lightfoot met de robot-advocaat LISA, een juridisch intelligente (AI) medewerker
  6. Nehal Madhani met Alt Legal, voor het beheer van wereldwijde registraties van intellectuele rechten
  7. Joseph R. Tiano met Legal Decoder, analytische hulpmiddelen om de kosten van externe advocaten te beheren
  8. Michael Sander met Docket Alarm, een intelligent agendasysteem voor juridisch procedures in de Verenigde Staten, dat tevens zoek- en analysefunctionaliteiten biedt
  9. Andrew Arruda is medeoprichter van Ross Intelligence, een juridische AI medewerker, gebouwd op IBM Watson
  10. Noah Waisberg met Kira Systems, dat ondernemingen helpt om in ongestructureerde contracten bedrijfsgegevens te identificeren, en dan te extraheren en analyseren.

En waar past CICERO LawPack in dit plaatje? De laatste versie van CICERO LawPack is ontworpen voor advocatenkantoren als juridische dienstverleners. De technologische oplossing die wij u bieden, verhoogt uw efficiëntie en productiviteit, waardoor u meer aandacht kan besteden aan wat belangrijk is. Het biedt u ook de extra flexibiliteit die u toelaat om nieuwe kansen na te streven. M.a.w., met CICERO LawPack hebt u de nodige tools om in te spelen op de recente evoluties.

Bronnen:

 

De combinatie van cloud-technologieën en mobiele toestellen hebben de manier waarop advocaten werken grondig gewijzigd. Over de jaren heen zijn de advocaten hun mobiele toestellen meer en meer gaan gebruiken voor professionele doeleinden terwijl ze niet op kantoor waren. Advocatenkantoren kunnen tegenwoordig vanaf elke locatie, 24/7 bereikt worden door zowel de advocaten als hun cliënten. Dit heeft geleid tot de opkomst van virtuele kantoren, maar die vormen nog steeds een minderheid. In plaats daarvan zien we nu een opmars van de mobiele advocatenkantoren. In tegenstelling tot virtuele kantoren hebben de mobiele advocatenkantoren nog steeds ‘echte’ kantoren, maar het is niet langer noodzakelijk om fysisch in die kantoren aanwezig te zijn om te kunnen werken. Met behulp van cloud-technologieën bieden zij het gemak en de flexibiliteit om veilig te werken van om het even waar en om het even wanneer. In 2017 zijn de meeste advocaten telewerkende, of mobiele advocaten.

De American Bar Association publiceerde de volgende statistieken:

  • 94% van de advocaten deelden mee dat ze “regelmatig – of af en toe – van thuis uit met behulp van een mobiel apparaat juridische taken verrichten.” 91% rapporteerde dat ze dit ook deden terwijl ze in transit waren.
  • 33% van de advocaten doet minstens eenmaal per week aan telewerken. Voor solo en kleine kantoren liggen die cijfers hoger, met respectievelijk 39% en 35%.
  • Mobiele toestellen zijn ook populair op kantoor: 70% van de ondervraagden gebruikt er smartphones, 66% gebruikt desktopcomputers, 51% gebruikt laptopcomputers, en 25% maakt gebruik van tablets (61% van de solo advocaten gebruikt voornamelijk laptops op het werk).
  • 40% van de advocaten gebruikt specifiek juridische apps op hun smartphones, en daar worden de apps voor juridisch onderzoek het meest gebruikt. (Bemerk evenwel dat de specifieke apps voor het beheer van advocatenkantoren niet in die 40% opgenomen zijn).
  • 40% hebben ook algemene apps gedownload op hun smartphones. Vooral apps om documenten in de cloud te bewaren zijn in trek (zie verder).

Uit een enquête door Legaltech News bleek dat advocaten mobiele apparaten vooral gebruiken omdat ze zo productiever kunnen zijn en omdat de toestellen hen meer flexibiliteit bieden.

De taken die ze online uitvoeren zijn voornamelijk taken die onder het normale kantoorbeheer vallen. In 2017 bieden de meeste softwareproviders voor advocatenkantoren oplossingen die gebruikmaken van cloud-technologieën, die advocaten toelaten om van om het even waar te werken, 24/7. De meest gebruikte apps zijn voor toegang tot hun e-mail, hun agenda en hun contactpersonen, en hun dossiers. Andere populaire apps voor kantoorbeheer zijn gericht op tijdregistratie, facturering en het bijhouden van kosten.

Mobiele advocaten gebruiken ook apps voor juridisch onderzoek, voor het opslaan en delen van documenten in de cloud, om te werken met Pdf’s, om documenten en handgeschreven notities te scannen, om te dicteren en om notities te nemen, en om te bewijsmateriaal (‘Stukken’) te organiseren en presenteren. Veel advocaten hebben ook een juridisch woordenboek op hun smartphones.

De laatste versie van CICERO LawPack is volledig herschreven met het mobiele advocatenkantoor in gedachten. Met behulp van cloud- ttechnologieën hebben u en uw klanten toegang tot relevante informatie van overal en op elk gewenst moment. U hebt de keuze om uw eigen server te gebruiken, dan wel om van onze hosting-diensten gebruik te maken.

Al onze apps kunnen worden gebruikt met een browser, waardoor ze feilloos werken op desktopcomputers en op tabletten. Op basis van feedback van onze gebruikers hebben we ook webversies ontworpen van onze apps die verder geoptimaliseerd zijn voor smartphones (omdat die doorgaans kleinere beeldschermen hebben):

  • De Webmail koppelt uw mails aan de dossiers, en laat u toe ogenblikkelijk de taak of gepresteerde tijd te registreren.
  • Met de Joblogger kunt u snel taken boeken die u hebt uitgevoerd in dossiers.
  • Met de Relations app kunt u contactgegevens opvragen of toevoegen.
  • De Tasks app geeft u een overzicht van de items in uw agenda.

Alle documenten die in het DMS (document managementsysteem) van CICERO LawPack zijn aangemaakt staan tot uw beschikking. Via de CICERO Webmail en CICERO Webdoc apps, die allebei deel uitmaken van een standaardinstallatie van CICERO LawPack, kunnen iPadgebruikers ook zonder Microsoft Office nog steeds alle documenten lezen en bewerken.

Geïnteresseerd? Vraag dan een gratis demonstratie aan.

Bronnen: