| 1 |
Voor een vlotte workflow raden wij u aan om uw aankoopfacturen te digitaliseren. |
| 2 |
Bij het uploaden van digitale facturen kunt u ze meteen van de nodige informatie voorzien. |
| 3 |
Door de factuur direct te koppelen vergemakkelijkt u meteen ook de input zodat zeker voor courante leveranciers quasi iedereen de facturen kan inboeken. |
| 4 |
Uploader Accounting |
| 5 |
U kunt uw aankoopfacturen scannen en bewaren in een tijdelijke folder. |
| 6 |
Wanneer de factuur via e-mail wordt ontvangen bewaart u de bijlagen in dezelfde map. |
| 7 |
Via Accounting – Uploader kunt u deze gescande documenten uploaden en omschrijven. |
| 8 |
Sleep de gescande aankoopfactuur uit de tijdelijke folder naar de uploader. U ziet het document onderaan. |
| 9 |
Duid aan voor welke Boekhoudpartner de aankoopfactuur bedoeld is en van welke Crediteur afkomstig is. |
| 10 |
Selecteer de juiste met F2, waardoor adres, btw-nummer en ingestelde betaalvoorwaarde zichtbaar worden. Deze betaalvoorwaarde kunt u instellen op de relatiesteekkaart van deze crediteur. |
| 11 |
Na het invullen van de originele factuurdatum wordt de vervaldatum aangepast. Zowel betaalvoorwaarde als vervaldatum kunnen eventueel aangepast worden voor deze factuur. |
| 12 |
Vervolgens kunt u aanduiden of het over een algemene kost gaat, waarbij u het 0 dossier of een leveranciersdossier aanduidt. |
| 13 |
Voor een dossier gerelateerde kost duidt u het specifiek dossier aan. |
| 14 |
U kunt de betaalreferenties overnemen van de factuur. Dit is ook nuttig als de factuur nadien met Netbanking ter betaling wordt overgemaakt, uiteraard als deze goedgekeurd is voor betaling. |
| 15 |
Mocht de factuur al op een ander wijze voldaan zijn, kunt u dat hier aanduiden. |
| 16 |
Geef het Totaal bedrag van de factuur in, inclusief btw. Wij raden u hierbij aan om af te ronden op 2 cijfers na de komma. |
| 17 |
U kunt desgewenst nog een Opmerking toevoegen voor de boekhouder. |
| 18 |
Klik op Toevoegen om deze factuur up te loaden naar Accounting, waar deze verder kan ingeboekt worden. |
| 19 |
Inboeken en koppelen van aankoopdocumenten |
| 20 |
Via Accounting – Boekhoudpartners – Aankoopdagboek kunnen de aankoopdocumenten daadwerkelijk ingeboekt en gekoppeld worden. |
| 21 |
U klikt op Nieuw. |
| 22 |
Indien u eerder geen documenten heeft geüpload, kan dat hier ook nog. |
| 23 |
Of u kan een eerder geüpload document koppelen aan de nieuwe input. |
| 24 |
Als u Crediteur, Dossier, Verklaring en Bedrag hebt opgegeven in Uploader is dit hier al opgenomen. |
| 25 |
Indien bovendien op de Crediteur een aankoopregel is ingesteld, moet u enkel bij Ventilaties nog klikken op Toevoegen om de boeking te controleren en op te slaan. |
| 26 |
U heeft de mogelijkheid om het document te Openen, te Ontkoppelen of Previewen. Door het document te openen, kan het eventueel geprint worden voor het papieren klassement. |
| 27 |
Klik op Opslaan. |
| 28 |
Voor regelmatige leveranciers kan dus eender wie de facturen boeken omdat alles toch automatisch gaat. |
| 29 |
De facturen moeten dan nog door de dagverwerking gaan om definitief verwerkt te worden. Dan wordt de factuur ook zichtbaar op de Relatiefiche van de Crediteur onder tab Boekhouding. |
| 30 |
Aankoopfacturen in wachtrij zijn geüploade maar nog niet gekoppelde aankoopdocumenten. |
| 31 |
Ten slotte kunt u of de boekhouder via Accounting Tools Journaalposten een overzicht van alle inputs opvragen. |
| 32 |
Maak uw selectie. Indien u bij Type Centralisatie kiest kunt u met de V knop de factuur openen en desgewenst afprinten. |
| 33 |
Indien u Type Rechtstreekse boeking aanvinkt ziet u alle ingeputte ventilaties van het document. |
| 34 |
Bekijk ook deze tutorial (Accounting Dagafsluiting) |