Nieuw sjabloon toevoegen aan de kantoor templates

Je zal volgende stappen moeten volgen:
1/ Document maken
2/ Document opslaan
3/ Document inhoud
4/ Document toevoegen aan kantoor index

1/ Typebrief/Sjabloon maken (via een kopie of nieuw document)

– Om een nieuw sjabloon te maken, vertrek je best van een bestaand model. 

Dat kan via: 

• een eigen kantoormodel dat aangepast zal worden  

vanuit ADMIN > SJABLONEN – (SJABLONEN ALGEMEEN of MATTER) > via knop DOWNLOAD KOPIE (*)
of
vanuit SharePoint – CICEROSharePoint – CICEROSYSTEM  – CT  > via Kopiëren naar (*)

• een model van Cicero dat je op de Support pagina vindt

vanuit Cicero Menu > Support (onderaan in blauwe balk links) > Sjablonen 

– Of je gaat (als expert) aan de slag met een volledig blanco Word document. 

2/ Document opslaan

(*)
Download – Kopie > opent het originele in CICEROSYSTEM > CT
MAAR is onmogelijk te Bewerken
NIET in Online en NIET in App
DUS eerst nog ‘save as/kopie opslaan’

LET OP
Vanuit Online versie > ‘Opslaan als’ > is online versie opslaan (stelt ‘naam met Kopie’ voor maar wel in originele locatie CT);
MAAR als we het nieuwe document willen koppelen aan de Index van typebrieven, kan je nieuwe document NIET Uploaden als het enkel online in SP zit (de Upload knop opent enkel ‘lokale’ bestanden)

Wil je eerst lokaal aan de slag, kies dan ‘Kopie downloaden’
…
Daarna Upload als we het nieuwe document willen koppelen aan de Index van typebrieven

—

Omdat je de (nieuwe) template nadien in Cicero moet Uploaden, kan je de ‘werkversie’ voorlopig ergens lokaal op je computer bewaren. De typetekst moet dus een Word document zijn dat je voorlopig ERGENS op je computer opslaat, maakt niet uit waar.

De bestandsnaam heeft bv. de vorm 0$client mededeling stukken.docx (waarbij 0$ voor de NL staat). Als de typetekst ook nodig is in een andere taal, sla je dat (nu of later) op met exact dezelfde bestandsnaam, enkel zal het cijfer 0 veranderen naar de juiste taal (1$ voor de FR versie van het document en 2$ voor EN).

3/ Document inhoud aanpassen en opslaan

Als je niet enkel de vaste tekst wilt wijzigen maar ook nieuwe samenvoegcodes wilt toevoegen, kijk dan onder ‘Samenvoegcodes en -commando’s‘ en/of ‘Templates‘ (verder op deze pagina).

4/ Document toevoegen aan Index van typebrieven

Na het maken van het document, ga je een koppeling maken binnen de ADMIN Sjablonen, zodat de nieuwe template op de juiste plaats in de Cicero-index terechtkomt. 

ADMIN > Sjablonen > Sjablonen van het kantoor

Je kan kiezen waar de nieuwe template zich logischerwijze in de folderstructuur van het kantoor dient te bevinden. 

• OF je voegt hier meteen je typebrief toe
• OF je opent een FOLDER om daarin je typebrief toe te voegen
• OF je maakt eerst een nieuwe folder aan met FOLDER TOEVOEGEN waarin je je typebrief wil toevoegen
• Zodra je de juiste Folder hebt geselecteerd, kies je voor DOCUMENT TOEVOEGEN 

Er opent zich op dat moment een venster met Details, dit zijn parameters die ingevuld kunnen worden. 

Een aantal ervan zijn noodzakelijk: 

Bestandsnaam en Huidige sjabloonnaam:
vullen zichzelf in zodra je een document gekoppeld hebt 

*Nieuwe sjabloonnaam:
dit is hoe het sjabloon benoemd wordt in de folderstructuur (= hoe je die in MATTER +DOCUMENT kan selecteren) 

• TIP: de lijst wordt alfabetisch gerangschikt, gebruik desnoods cijfer(s) ervoor om de volgorde te manipuleren.
• NB: de naam/beschrijving in de Kantoor Index (geldt voor het model in de verschillende talen)

Folder:

Standaard briefhoofd:
Staat standaard op ‘?’ zodat er wordt samengevoegd met het standaard briefhoofd dat ingesteld is op de user.
Er kan een afwijkend briefhoofd ingesteld worden voor dit sjabloon. Of u kunt ook ‘Geen briefhoofd’ aanduiden als er al een hoofding/aanspreking in de gemaakte typetekst werd voorzien.

*Documenttype:
Perproc is voor templates die worden samengevoegd met een andere template zoals een briefhoofd of een mail
(als we een persoon aanschrijven en een briefhoofd gebruiken)
Dosproc zijn documenten die op zichzelf staan (zoals procedurestukken) 

Documentmap:
Selecteer eventueel een DMS map of folder waarin het document na samenvoeging moet opgeslagen worden.

Bestandsnaam masker:
Geef eventueel een masker op voor de bewaarnaam van het document na samenvoeging.

Taak:
Er kan eventueel een (andere) default taak gekoppeld worden aan het opstellen van een document o.b.v. deze template. Meestal staat voor het kantoor al een standaard taak ingesteld voor het opstellen van correspondentie.

Taakomschrijving in bewaarnaam:

Sjabloonnaam in bewaarnaam:

Read only:

E-mail subject:

*Taal Huidige document:
Hier selecteer je eerst de taal van het document, en dan via TOEVOEGEN (Upload file) koppel je het document dat je gemaakt hebt aan de index.

Klik op OPSLAAN.

Vanaf nu kan je de template gebruiken voor samenvoeging.
Indien bij het ‘testen’ van het sjabloon iets niet naar wens komt te staan, kan je de stappen ‘Wijzigen van een sjabloon‘ doorlopen en het model aanpassen tot het volledig in orde is.

Succes!

TEMPLATES

Je kan ook gebruik maken van ‘building blocks’ met samenvoegcodes onder ADMIN > SJABLONEN > tab TEMPLATES. 

Hier kan je door te klikken op de blauwe knoppen ganse blokken met codes oproepen, dis je dan via COPY/CLIPBOARD kan kopiëren naar je document/template. 

CODES en COMMANDO’S voor kantoor templates

Samenvoegcodes: om gegevens van Personen, Zaken, Partijen in te voegen
Commando’s: dienen voor de opmaak van de ingevulde velden

Een overzicht van codes voor een samenvoeging vind je terug op  

vanuit Cicero Menu > Help (onderaan in de blauwe kolom links) > ADMIN > Admin – Sjablonen > Overzicht codes voor sjablonen 

> Overzicht codes voor sjablonen

Voorbeelden:
STOP code of stopplaats {?} en stopplaats met info {?info}

LOSSE codes met # en <> commando’s

LOOPS van codeblok