vanuit Matters -> DMS (SharePoint)

openen is om een document te bewerken
voorbeeld is handig om het juiste document te vinden en te kunnen raadplegen
downloaden als je het bestand wilt hebben in je downloads om zo te mailen i.p.v. te delen

I/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT  – Openen om een document te Bewerken

Het originele document wordt geopend en via Automatisch Opslaan online bijgewerkt/opgeslagen.

In de online browser zie je naast de Bestandsnaam ook de Locatie

In de desktop app zie je ook Bestandsnaam en Locatie alsook Automatisch opslaan

II/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT  – Voorbeeld is handig om het gewenste document te vinden

Met de pijltjes ‘bladert’ u door documenten en krijgt u een preview waardoor u ze kunt ‘inkijken’ zonder te wijzigen (zodat er ook geen nieuwe wijzigingsdatum te zien is).

De preview sluiten, kan met het kruisje.

III/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT – Downloaden als je het bestand wilt hebben in je downloads om zo bv. te mailen naar externen i.p.v. te delen

Je kan documenten delen (met interne medewerkers, of met externen buiten kantoor) al dan niet met bepaalde rechten.
Via Downloaden zou je het document eventueel kunnen opslaan om te mailen als bijlage.

Mailen met bijlagen kan ook via de Outlook CICERO Addin – DMS attach.

Merk op:
Vanuit je mail een bijlage/bestand toevoegen, die niet in een dossier bewaard werd maar in een lokale folder, kan in Outlook met de gewone Invoegen – Bestand bijvoegen knop (paperclip).

—

LET OP: GEBRUIK DOWNLOADEN NIET OM dossier DOCUMENTEN TE BEWERKEN!!!

Bij Downloaden wordt er een kopie ‘Opgeslagen in deze pc’

En staat Automatisch Opslaan NIET aan.

Klik je ‘Bewerken inschakelen’
Dan zie je wel Automatisch opslaan MAAR dat is nog steeds lokaal in deze pc!
Sluit je Word, dan krijg je de vraag om Op te slaan
MAAR staat default in Downloads van pc (en niet toegankelijk voor het kantoor)

IV/ Via MATTERS – DMS WEB heb je nog enkele extra opties

Via DMS WEB wordt er via een Microsoft Graph koppeling gemaakt om vanuit Cicero te koppelen/synchroniseren met SharePoint.

Bij de keuze BEWERKEN wordt het originele document gedownload en via de Graph koppeling opnieuw geüpload naar de oorspronkelijke locatie (en niet lokaal in de pc verder opgeslagen).

Werken via DMS WEB kan eventueel trager verlopen, maar bevat nog enkele vertrouwde opties (PDF maken, ATTACH, DUPLICEREN, VERPLAATSEN, SELECTIE SAMENVOEGEN in bundel, MAPPENSTRUCTUUR toevoegen)