U kunt mails opslaan via:

I/ Outlook – CICERO365 – BookMe

cf. Cicero365 – BookMe (… read more)

II/ Outlook – CICERO365 – StoreMe

cf. Cicero365 – StoreMe (… read more)

III/ AutoStore

Naast BookMe/StoreMe (zonder taak) hebben we ook de mogelijkheid om te werken met CICERO AUTO Store.

Via de setting “Automatische mail-opslag in dossier” die je kunt activeren bij mijn Account.

Mails die in de subject line het dossierID hebben, worden dan automatisch opgeslagen in de SharePoint site, in de default map die is ingesteld bij Admin -> Configuratie -> DMS Settings.

Tag

Iedere mail die het systeem heeft kunnen opslaan, doordat de dossierID in de subject line staat, krijgt de onderstaande CICERO AUTO STORED Tag.

Outlook

In Outlook kun je (eventueel) via Categoriseren een ‘gekleurde’ Tag instellen die de mail automatisch krijgt als hij is opgeslagen.

Merk op

Voor een mail die reeds automatisch werd opgeslagen, kan je nog altijd (bijkomend) BookMe of StoreMe gebruiken op de mail (bij het behandelen van de mail bv.).

AutoStore werkt enkel wanneer het dossierID tussen #dossierID# staat

Wat is daartoe nodig?

Mijn account – AutoStore AAN vinken en OPSLAAN

ADMIN > Configuratie > DMS Settings

U moet een Default folder aanduiden die voor Bookme en AutoStore (E-mails) gebruikt zal worden.

Faq’s – Autostore – Technote

1/ Welke mails worden automatisch bewaard?

• mails die in de subject #dossierID# bevatten
• zij krijgen een tag (Outlook Categorie) CICERO AUTO STORED

2/ Kan je automatische tijdsopgave doen?

Tijdsregistratie gebeurt niet bij AutoStore, wel bij BookMe.

Je kan voor een mail die reeds AutoStored was, nog altijd BookMe toepassen om ook tijd te registreren en/of een taak te agenderen.

Een ‘default’ tijd wordt voorgesteld zoals ingesteld op de Taak (onder ADMIN > Configuratie > Taken), bv. Behandeling 0.06

3/ Wat betekent de cicREF in het onderwerp van de mail?

AutoStore werkt wanneer het dossierID tussen #dossierID# staat (in de subject van de mail).

Voor uitgaande mails weten we op het moment van mailen niet in welk dossier de mail geboekt zal worden, dus het dosID kan nog niet in het subject geplaatst worden, vnl. ook als mails vanuit Outlook worden aangemaakt.

Met onderstaande setting zal meteen een unique refID in de subject komen. Als die mail geboekt wordt via BookMe/StoreMe kunnen we die refID koppelen aan dosID.  En als er dan een reply op die originele mail binnenkomt, staat het refID in de subject en kunnen we dat weer naar dosID mappen en zo AutoStore doen. Je krijgt dan na BookMe van die binnenkomende mail zowel een #refID# als #DOSID# in de subject te zien.

ADMIN > Configuratie > DMS Settings 

Ref.ID in e-mail subject kan je AAN vinken (en OPSLAAN)

—

IV/ Slepen van mails

Het kunnen bewaren/slepen van (selectie) mails botst op verschillen tussen Outlook Online en Outlook App.
We wachten af of Microsoft het ook toelaat in de nieuwe online versie(s).

Je kan (een selectie van mails) enkel vanuit de ‘oude’ Outlook Desktop App versie ook meteen verslepen naar SharePoint.
Sleep vandaar de geselecteerde mail(s) (in bulk) naar de gewenste DMS/SharePoint folder van het dossier.