CICERO Billing

Gebruik CICERO Billing om je elektronische facturen (e-invoices) veilig te versturen.


Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk dat het mogelijk maakt om elektronische documenten, zoals facturen, veilig en efficiënt uit te wisselen tussen bedrijven en overheden.

1. Registreren op het Peppol-netwerk

Voordat je facturen via Peppol kunt verzenden, is het essentieel om je te registreren op het Peppol-netwerk. Deze registratie gebeurt via een geaccrediteerde Peppol-dienstverlener, zoals Billit. Dit zorgt ervoor dat je een unieke Peppol-ID ontvangt, die nodig is voor het verzenden en ontvangen van documenten via dit systeem.

Aanmelden op PEPPOL-netwerk via Billit

Om met onze Billit-koppeling e-invoices te kunnen verwerken, moet je (als Afzender) eerst registreren bij Billit. Je kunt ook contact opnemen met Billit voor hulp. Daarnaast kun je meer informatie verkrijgen via de webinars die Billit organiseert. 

Stappen om je te registreren:

  1. Meld je aan bij Billit via: Ga aan de slag met Billit in 6 eenvoudige stappen
  2. Maak een account aan via Probeer gratie of Login.
  3. Volg de instructies om je te registreren op het Peppol-netwerk, geef
    • Bedrijfsnaam
    • Mailadres en wachtwoord
    en klik op Account aanmaken
  4. Ontvang je unieke Peppol-ID
Peppol-instellingen beheren in Billit

Na het inloggen dien je nog de Bedrijfsgegevens en Profielgegevens aan te vullen (een aantal verplichte velden).

Controleer je registratiegegevens

In het Menu onder Mijn bedrijf kun je de informatie controleren die je hebt opgegeven bij de registratie voor Peppol.

Bedrijf
• BTW of Ondernemingsnummer
• Maatschappelijke naam
• Facturatieadres
• Contactgegevens
Bank
E-invoicing
• Registreer een specifiek nummer op het e-facturatie netwerk
Je kan dit zowel voor BTW als KBO nummer doen (mocht iemand je dan bv. benaderen via KBO zal dit ook herkend worden)
Indien niet alle verplichte velden werden ingevuld, krijg je een melding om je identiteit te verifiëren.

 Vanop het Dashboard–  Bedrijfsprofiel zie je de voortgang van je aanmelding.

Alle validaties worden doorlopen en dienen zo nodig aangevuld te worden, bv.:

• IBAN-nummer aanvullen!

Ook je Gebruikersprofiel moet volledig zijn.

• Identitieit verifiëren is zeker van belang!
Je kan hier bv. Kiezen om aan te melden via Itsme.

Waarna je een bevestiging krijgt dat je Profiel volledig is:

Indien je voordien een melding kreeg, kan je eventueel opnieuw Registreren op Peppol, via Mijn bedrijf – E-invoicing

Merk op:
Users die momenteel al van Basware gebruik maken, zullen eerst door Basware afgemeld moeten worden op het Peppol netwerk voordat ze via Billit kunnen versturen OF Als je al via Basware geregistreerd bent op het Peppol-systeem, hoef je je niet opnieuw te registreren.

Het aanmelden van de verzender op het Peppol-netwerk kan dus uitgevoerd worden via het Billit portal. Als de ontvangende partij van de factuur niet geregistreerd is op het Peppol-netwerk, wordt de factuur automatisch per e-mail verzonden naar de ontvanger. 

2. Koppeling Billit in CICERO

Na registratie bij Billit, beschik je over een portal van waaruit je zelf de uitgaande en inkomende e-invoices kan monitoren en beheren. Voor het versturen van elektronische facturen vanuit CICERO is het belangrijk dat de API key (te vinden in Billit – Mijn Profiel) wordt ingevoerd in de CICERO-Configuratie.

Technisch gezien sturen wij naar Billit en ontvangen een OK / NOK. De juistheid van de UBL en het transporteren naar de eindontvanger wordt door Billit verzorgd. Dit proces kun je volledig volgen in het Billit portal, en je wordt per e-mail ook op de hoogte gehouden van issues en afleverberichten. 

2. Overige instellingen voor het verzenden van E-invoices

3. Een factuur maken en verzenden via Peppol

Vanaf nu kun je zoals gebruikelijk je facturen in CICERO aanmaken en beheren.

4. Controleer of de factuur is verzonden via Peppol

Zodra je factuur is verzonden, kun je de status rechtstreeks in CICERO controleren. Als deze succesvol is verzonden via Peppol, wordt dit aangegeven in de factuurgeschiedenis.

Veelgestelde vragen

V: Hoe kan ik controleren of mijn klant geregistreerd is bij Peppol?

A: Je kunt controleren of je klant geregistreerd is bij Peppol door gebruik te maken van de online Peppol-directory. Voer gewoon het bedrijfsnummer van je klant in om te zien of ze geregistreerd zijn.

V: Wat gebeurt er als ik de factuur stuur en de ontvanger is niet geregistreerd op Peppol?

A: Je zult de factuur niet kunnen versturen via Peppol. De optie zal niet werken, en je krijgt een waarschuwingsbericht hierover.

V: Zijn er extra kosten verbonden aan het gebruik van Peppol met CICERO?

Matters Detail – WWFT

Vanwege de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme die verplichtingen oplegt om cliëntenonderzoek te doen, zijn er in CICERO een aantal tools die u daarbij kunnen helpen.


Cliëntenonderzoek: Advocaten moeten bij het aangaan van een nieuwe relatie met een cliënt of wederpartij gegevens verzamelen om het risico op witwassen en terrorismefinanciering in te schatten. Dit omvat het vaststellen van de identiteit van de cliënt, het achterhalen van de uiteindelijke belanghebbende, en het doel van de relatie. Vooral wanneer zij betrokken zijn bij financiële transacties of vastgoedtransacties. 

1/ Bij de aanmaak van een dossier moet u vaststellen of een dossier wwft-plichtig is of niet. Zo ja, zal u de klant en de uiteindelijk belanghebbenden ter identificatie een aantal formulieren moeten laten ondertekenen.

2/ Naast het opvolgen van de stappen in het dossier, kunt u ook lijsten genereren van wwft-plichtige dossiers, en of er al aan de onderzoek verplichtingen voldaan is.

Om in het dossier een aantal controle stappen (checklist) in te bouwen, dient u (of een key-user van het kantoor) eerst in de Admin applicatie het nodige te configureren.

I/ Admin – Configuratie

In de Admin applicatie gaat u naar de tab Tabellen en scrolt vervolgens naar Matters | Checklist. Hier kunt u een aantal items (stappen) aanmaken. U gaat hier mee aan de slag, van heel beknopt tot eventueel meerdere stappen.

Voorbeeld 1:

  • WWTF onderzoek

Voorbeeld 2:

  • Identificatie Rechtspersoon
  • Identiteitskaart Kopie/Controle
  • Witwasverificatiefiche

Voorbeeld 3:

  • Documenten bij Advocaat
  • Documenten bij Cliënt
  • Documenten klaar en opgeslagen

II/ Matters – Checklist

Al dan niet in combinatie met andere Dossier kenmerken (Land/Type Client/Materie) kunt u onder Checklist in het dossier Checks toevoegen en opvolgen door een waarde/resultaat te geven.

III/ Matters – Uitgebreid zoeken

Voor overzichten van (een groep van) dossiers waarin al dan niet nog iets moet gebeuren, kunt u bij Matters – Uitgebreid zoeken de tab Overige, een zoekopdracht doen met volgende criteria:

Meerdere selecties zijn mogelijk voor een overzicht van dossiers waarin je Checks hebt ingebracht met de info Gedaan J/N – Datum – Resultaat (Geen/Positief/Negatief) – Memo.
Klik op Uitvoeren.

IV/ Matters – Uitgebreid zoeken – CIC List

Met CIC List kunt u van deze dossiers ook alle Checks met hun Status weergeven.

V/ Relations – Documenten

Ontvangen/gescande documenten kunnen op de betrokken Relatie bewaard worden onder Documenten – Toevoegen/Uploaden/Opslaan.

TIPS

Meerdere toepassingen van Checks op het dossier zijn mogelijk.

Als advocatenkantoor zijn er nog meer strikt op te volgen richtlijnen in o.a. witwaspreventie die alsmaar strenger worden. Zo dient u allicht ook de gegevens van eID’s up to date te houden in het dossierbeheer. Een CIC List kan u helpen om bv. de Validity Dates op te lijsten.

Menu – Zoek adressen

Snel ALLE Relaties zoek met een bepaald Contactadres?


Met Relations – Zoeken en toevoegen kunt u zoeken met de optie Alleen op ID/Naam AAN/UIT:

De optie UIT is krachtig als u niet meteen zoekt in de ID/Naam maar ook in Straat, Plaats (Juridisch adres).

Met Relations – Zoek adressen is het mogelijk specifieker te zoeken in Contactadres:

En dat houdt dus ook Contact-naam en/of e-mailadres in.

Het resultaat geeft een lijst waar je met het Pijl-knopje links snel het detail kunt zien op met het Potlood-knopje de relatie in detail kan openen.

Relations Detail – GDPR

Vanwege de wetgeving omtrent GDPR (AVG voor in Nederland), die per 25 mei 2018 van toepassing is, zijn er in CICERO een aantal features: zo kunt u met
één druk op de knop data anonimiseren/verwijderen.


U kunt met één druk op de knop data anonimiseren/verwijderen. Daarnaast is het mogelijk om snel een PDF te genereren met alle aanwezige persoonsgegevens in CICERO.

Om toegang te krijgen tot GDPR functionaliteiten in CICERO dient u eerst in de Admin applicatie rechten te geven op userniveau.

Admin – Users

In de Admin applicatie gaat u naar de tab Rechten en scrolt vervolgens naar beneden. Rechts onderin kunt u voor de betreffende gebruiker rechten een GDPR profiel genereren en de rechten geven om GDPR data te anonimiseren.

Relations

In een relatie ziet u bovenaan een aantal buttons staan. Met de button GDPR kunt u een PDF genereren van alle aanwezig persoonsgegevens in CICERO en gegevens van deze relatie anonimiseren/verwijderen.

Wanneer u op de GDPR button klikt krijgt u onderstaande pop-up:

Let op: dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus maak voordat u de data anonimiseert altijd een goede backup!

Matters – Uitgebreid zoeken

Wanneer u bij Matters – Uitgebreid zoeken een zoekopdracht doet en naar de tab Partijen gaat, ziet u onderstaand scherm:

Halverwege bij GDPR kunt u Alle partijen die niet meer aan een actief dossier gekoppeld zijn (en geen medewerker zijn) anonimiseren. Ook kunt u met een druk op de knop alle geselecteerde records uit CICERO verwijderen.

LET OP: dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus maak altijd een goede backup!

Menu – Contactoverzicht

Te raadplegen vanop het Dashboard of via het Menu – Relations.


Contactoverzicht

Als u een CRM licentie heeft kunt u onder deze module uw Contactoverzicht beheren.

Contactoverzicht werkt in deze module hetzelfde als bij het Dashboard, het enige verschil is de zoekmogelijkheid bovenaan.

U kunt hier zoeken op:  Van, Voor, Status, Zoekterm en Datum. Druk vervolgens op de button ZOEK en u krijgt een lijst met agendapunten die aan de zoekcriteria voldoen.

Bij elk agendapunt staat vermeld: datum, tijdstip, onderwerp, van welke gebruiker, betrokken persoon, dossier en status. Van hieruit is het
mogelijk door te klikken naar de bijbehorende dossiers en contactpersonen.

Met het pijltje links kunt u de details per agendapunt óf van alle agendapunten zien. Als het agendapunt gekoppeld is aan een document kunt u dit openen.

Rechts kunt u met het potloodje het agendapunt openen en vervolgens bewerken, bv. Memo aanvullen en/of Status wijzigen en opnieuw Opslaan. U kunt van deze taak dus datum, tijdstip, onderwerp, personen of dossiernummer wijzigen, de status wijzigen naar afgerond of een nieuw document toevoegen. De mogelijkheden zijn divers (zo kunt u ook de Van / Voor switchen om vervolgactie aan medewerker te geven).

Met het vuilbak-knopje kunt u het agendapunt verwijderen uit het overzicht.


Het TOEVOEGEN van Contactmomenten vindt u onder:

Relatiesteekkaart – Contactoverzicht

Als u een CRM licentie heeft, vindt u op de Relatiesteekkaart de rubriek Contactoverzicht.

U kunt hier nieuwe agendapunten aanmaken, met de volgende gegevens: Datum, Tijdstip, Onderwerp, Memo, Van welke gebruiker, Voor welke gebruiker, Dossier en Status. Ook kunt u een Document toevoegen aan dit agendapunt met de button UPLOADEN. U kunt het agendapunt opslaan met de button OPSLAAN.

Onderaan bij Overzicht ziet u dan een lijst van openstaande agendapunten. Met het pijltje links kunt u de details per agendapunt of van alle agendapunten zien. Vanuit het overzicht kunt u doorklikken naar het bijbehorende dossier of de contactpersoon. Als het agendapunt gekoppeld is aan een document kunt u dit openen. Rechts kunt u met het potlood-knopje het agendapunt openen en vervolgens bewerken. U kunt met het potloodje rechts datum, tijdstip, onderwerp, personen of dossiernummer wijzigen, de status wijzigen naar afgerond of een nieuw document toevoegen.

Met het vuilbak-knopje kunt u het agendapunt verwijderen uit het overzicht.

Menu – Historie

Deze menu optie is handig om meteen een laatst geraadpleegde relatiekaart op te roepen (zonder nodige zoek selectie).


Bij Historie (onder het menu Relations) kunt u recent opgezochte relaties terugvinden.

De lijst wordt automatisch opgeschoond; records ouder dan 30 dagen verdwijnen vanzelf.

Merk op: Mocht de gewenste relatie niet meer voorkomen in deze lijst, kunt u bovenaan bij Zoeken (een stukje van) de naam ingeven om de juiste terug te vinden.

Door op het pijltje links te klikken opent u snel alle Communicatie/Contactgegevens van deze relatie.

En met het potloodje links komt u direct in de hele steekkaart van deze relatie terecht, mocht u meer gegevens wensen, of wijzigingen willen aanbrengen.

Menu – Uitgebreid zoeken

Uitgebreid zoeken laat toe een selectie te maken van relaties of contacten om lijsten aan te leggen voor diverse doeleinden.


Als u daar de rechten toe heeft, ziet u in de menubalk – links, onder Relations, de optie Uitgebreid zoeken.

Naast Algemene criteria kunt u onder Groepen ook een bepaalde groep relaties selecteren, bijvoorbeeld relaties van het type client. Bij Contacten kunt u dit combineren met relaties uit een bepaalde regio, zoals bijvoorbeeld Brussel. U kunt dit koppelen aan boekhoudingscriteria onder het kopje Boekhouding. Onder Overigen is het mogelijk alleen die relaties te selecteren die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt.

Als u vervolgens op de button UITVOEREN (onderaan) klikt, ziet u de relaties die aan al deze criteria voldoen. U ziet het aantal Records die geselecteerd werden, en kunt de Zoekopdracht criteria alsnog aanpassen door deze opnieuw open te klappen.

U kunt zo ook uw selectie nog verder verfijnen of vergroten. Als u bijvoorbeeld de cliënten van een andere zone wilt toevoegen, klikt u opnieuw op Contacten en voert u de betreffende postcodezone in. Bij Selectietype (bovenaan) vinkt u Toevoegen aan en klikt u opnieuw op de button UITVOEREN. U ziet vervolgens de uitgebreide lijst. U kunt de uitkomsten van de verschillende zoekopdrachten ook van elkaar Aftrekken of een Doorsnede maken.

Exportmogelijkheden

  • Het is mogelijk de lijst naar Excel te exporteren met de button Exporteren – XLSX die álle relatievelden verzamelt van deze selectie (hoe groter de selectie hoe langer het duurt vooraleer deze data zijn verzameld). De exportfile komt terecht bij uw Downloads.

De export bevat meerdere tabbladen, in de Relations tab worden eveneens de handelsgegevens getoond, zoals BTW nummer bv.

  • U kunt het resultaat ook samenvoegen in een Word lijst (met de button Samenvoegen (Lijsten)).
  • Met de CIC List optie kunnen (al dan niet op maat gemaakte) queries uitgevoerd worden opdat de verzamelde data de gewenste velden selecteert.

Key users met de nodige rechten kunnen met de Bulldozer functie voor de hele selectie wijzigingen doorvoeren. LET OP: Maak altijd eerst een backup voordat u de bulldozer functie gebruikt.

CompanyWeb

Via deze tab heeft u de mogelijkheid om bedrijfsgegevens op te vragen bij CompanyWeb.


Opvragen gegevens

Wanneer u in een relatie zit en een licentie bij CompanyWeb heeft, kunt u in de tab CompanyWeb de button OPVRAGEN COMPANYWEB aanklikken en ziet u op deze tab alle bedrijfsgegevens van de betreffende relatie.

Er worden ook alerts toegevoegd (rode meldingen rechts bovenaan), indien een bedrijf bijvoorbeeld een slechte kredietscore
heeft. Onderaan ziet u de Mandaten, Publicaties en RSZ gegevens.

Met de knoppen RAPPORT en DETAILS kunt u nog meer gegevens inzien van de onderneming. U wordt dan doorgestuurd naar de betreffende informatie van Companyweb.

Gegevens bijwerken op Gerechtelijke Identiteit

Wanneer u ‘Gegevens bijwerken op Gerechtelijke Identiteit‘ aanvinkt, worden de gegevens direct bijgewerkt op de steekkaart van de betreffende relatie. Dit is ook mogelijk bij bestaande relaties.

Doorrekenen van kosten

Indien u wilt dat de kosten voor het opvragen van deze gegevens worden doorbelast op dit dossier, dan klikt u op de button DOORBELASTEN OP DOSSIER, waarna u het dossier kunt aanduiden.

TEAMS

Deelnemen aan een Team

1/ Matters – Deelnemen aan Channel

Als u daar de Cicero-rechten toe heeft, kan u op de Teams tab van het dossier, de knop Deelnemen aan Channel aanklikken.

Daardoor wordt een Teams site met een Algemeen kanaal gemaakt en u zal in Teams onder Activiteit een melding krijgen dat u toegevoegd bent.

In het dossier is de knop Open TEAMS nu ge-activeerd.

Als u via Cicero-Admin-User ‘Teams-Owner‘-rechten heeft gekregen, kunt u beheren wie nog meer aan het Team moet toegevoegd worden.

zie ook -> Checklist door de Admin user – Teams rechten Users

Teams Deelname stoppen

2/ Matters – Deelname stoppen

TIP
Teams moeten normaliter NOOIT worden verwijderd.
Als u echter niet langer het Team nodig heeft, dan kan u via MATTERS > Teams > Deelname Stoppen kiezen.
Via deze stap zal het Team uit je Feed verdwijnen.

ZOWEL Teams Tab (Owner) als Teams Tab (Members) kunnen op die manier de Deelname aan een Team STOPPEN.

Checklist door de Admin user

Wat moet u als Admin user checken na Migratie naar MS365 en SharePoint en Teams?


Wie kan Teams en Kanalen beheren?

Vooraleer u aan de slag gaat met het Deelnemen aan Teams en Kanalen, en zeker al uw beheerder heeft toegestaan dat u ‘externen aan de organisatie’ gaat uitnodigen, moet het volgende duidelijk zijn:

ADMIN > Users > Rechten:

User – Rechten – Teams Tab

LET OP
Teams Tab (Owner/Eigenaar) – kunnen Deelnemen aan een Team én mogen bovendien Teams beheren (maar moeten heel goed de werking en security kennen, zodat zij absoluut geen externen uitnodigen tot kanalen die voor Intern gebruik dienen)
Teams Tab (Member/Lid) – kunnen enkel Deelnemen aan een Team, zonder het Team en Kanalen te beheren

TIP
Begin bij het opstarten met enkel een key-user als Teams Tab (Owner).
Als later de werking voldoende duidelijk is, kunnen andere Users of Usergroepen deze toegang ook verkrijgen.

  • klik op OPSLAAN
  • user moet opnieuw Inloggen voor nieuwe user rechten
Wie kan Teams verwijderen?

ENKEL een Teams Tab (Owner) kan PER ONGELUK een Team VERWIJDEREN!

LET OP
Aan het CICERO dossier is een MS Teams site gekoppeld, maar onderliggend ook een MS SharePoint site.
Bij het VERWIJDEREN van een MS Team zullen BEIDE verwijderd worden; at inhoudt dat u dus ook de hele SharePoint site met alle documentinhoud naar de Prullenbak van Microsoft stuurt!

MATTERS > Teams:

TIP
Teams moeten normaliter NOOIT worden verwijderd.
Als u echter niet langer het Team nodig heeft, dan kan u via MATTERS > Teams > Deelname Stoppen kiezen. Zowel de Owners als de Members kunnen op die manier het Team uit hun Feed hebben.

ZOWEL Teams Tab (Owner) als Teams Tab (Members) kunnen de Deelname aan een Team STOPPEN.