Matters Detail – WWFT

Vanwege de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme die verplichtingen oplegt om cliëntenonderzoek te doen, zijn er in CICERO een aantal tools die u daarbij kunnen helpen.


Cliëntenonderzoek: Advocaten moeten bij het aangaan van een nieuwe relatie met een cliënt of wederpartij gegevens verzamelen om het risico op witwassen en terrorismefinanciering in te schatten. Dit omvat het vaststellen van de identiteit van de cliënt, het achterhalen van de uiteindelijke belanghebbende, en het doel van de relatie. Vooral wanneer zij betrokken zijn bij financiële transacties of vastgoedtransacties. 

1/ Bij de aanmaak van een dossier moet u vaststellen of een dossier wwft-plichtig is of niet. Zo ja, zal u de klant en de uiteindelijk belanghebbenden ter identificatie een aantal formulieren moeten laten ondertekenen.

2/ Naast het opvolgen van de stappen in het dossier, kunt u ook lijsten genereren van wwft-plichtige dossiers, en of er al aan de onderzoek verplichtingen voldaan is.

Om in het dossier een aantal controle stappen (checklist) in te bouwen, dient u (of een key-user van het kantoor) eerst in de Admin applicatie het nodige te configureren.

I/ Admin – Configuratie

In de Admin applicatie gaat u naar de tab Tabellen en scrolt vervolgens naar Matters | Checklist. Hier kunt u een aantal items (stappen) aanmaken. U gaat hier mee aan de slag, van heel beknopt tot eventueel meerdere stappen.

Voorbeeld 1:

  • WWTF onderzoek

Voorbeeld 2:

  • Identificatie Rechtspersoon
  • Identiteitskaart Kopie/Controle
  • Witwasverificatiefiche

Voorbeeld 3:

  • Documenten bij Advocaat
  • Documenten bij Cliënt
  • Documenten klaar en opgeslagen

II/ Matters – Checklist

Al dan niet in combinatie met andere Dossier kenmerken (Land/Type Client/Materie) kunt u onder Checklist in het dossier Checks toevoegen en opvolgen door een waarde/resultaat te geven.

III/ Matters – Uitgebreid zoeken

Voor overzichten van (een groep van) dossiers waarin al dan niet nog iets moet gebeuren, kunt u bij Matters – Uitgebreid zoeken de tab Overige, een zoekopdracht doen met volgende criteria:

Meerdere selecties zijn mogelijk voor een overzicht van dossiers waarin je Checks hebt ingebracht met de info Gedaan J/N – Datum – Resultaat (Geen/Positief/Negatief) – Memo.
Klik op Uitvoeren.

IV/ Matters – Uitgebreid zoeken – CIC List

Met CIC List kunt u van deze dossiers ook alle Checks met hun Status weergeven.

V/ Relations – Documenten

Ontvangen/gescande documenten kunnen op de betrokken Relatie bewaard worden onder Documenten – Toevoegen/Uploaden/Opslaan.

TIPS

Meerdere toepassingen van Checks op het dossier zijn mogelijk.

Als advocatenkantoor zijn er nog meer strikt op te volgen richtlijnen in o.a. witwaspreventie die alsmaar strenger worden. Zo dient u allicht ook de gegevens van eID’s up to date te houden in het dossierbeheer. Een CIC List kan u helpen om bv. de Validity Dates op te lijsten.

Menu – Zoek adressen

Snel ALLE Relaties zoek met een bepaald Contactadres?


Met Relations – Zoeken en toevoegen kunt u zoeken met de optie Alleen op ID/Naam AAN/UIT:

De optie UIT is krachtig als u niet meteen zoekt in de ID/Naam maar ook in Straat, Plaats (Juridisch adres).

Met Relations – Zoek adressen is het mogelijk specifieker te zoeken in Contactadres:

En dat houdt dus ook Contact-naam en/of e-mailadres in.

Het resultaat geeft een lijst waar je met het Pijl-knopje links snel het detail kunt zien op met het Potlood-knopje de relatie in detail kan openen.

Relations Detail – GDPR

Vanwege de wetgeving omtrent GDPR (AVG voor in Nederland), die per 25 mei 2018 van toepassing is, zijn er in CICERO een aantal features: zo kunt u met
één druk op de knop data anonimiseren/verwijderen.


U kunt met één druk op de knop data anonimiseren/verwijderen. Daarnaast is het mogelijk om snel een PDF te genereren met alle aanwezige persoonsgegevens in CICERO.

Om toegang te krijgen tot GDPR functionaliteiten in CICERO dient u eerst in de Admin applicatie rechten te geven op userniveau.

Admin – Users

In de Admin applicatie gaat u naar de tab Rechten en scrolt vervolgens naar beneden. Rechts onderin kunt u voor de betreffende gebruiker rechten een GDPR profiel genereren en de rechten geven om GDPR data te anonimiseren.

Relations

In een relatie ziet u bovenaan een aantal buttons staan. Met de button GDPR kunt u een PDF genereren van alle aanwezig persoonsgegevens in CICERO en gegevens van deze relatie anonimiseren/verwijderen.

Wanneer u op de GDPR button klikt krijgt u onderstaande pop-up:

Let op: dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus maak voordat u de data anonimiseert altijd een goede backup!

Matters – Uitgebreid zoeken

Wanneer u bij Matters – Uitgebreid zoeken een zoekopdracht doet en naar de tab Partijen gaat, ziet u onderstaand scherm:

Halverwege bij GDPR kunt u Alle partijen die niet meer aan een actief dossier gekoppeld zijn (en geen medewerker zijn) anonimiseren. Ook kunt u met een druk op de knop alle geselecteerde records uit CICERO verwijderen.

LET OP: dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus maak altijd een goede backup!

Menu – Contactoverzicht

Te raadplegen vanop het Dashboard of via het Menu – Relations.


Contactoverzicht

Als u een CRM licentie heeft kunt u onder deze module uw Contactoverzicht beheren.

Contactoverzicht werkt in deze module hetzelfde als bij het Dashboard, het enige verschil is de zoekmogelijkheid bovenaan.

U kunt hier zoeken op:  Van, Voor, Status, Zoekterm en Datum. Druk vervolgens op de button ZOEK en u krijgt een lijst met agendapunten die aan de zoekcriteria voldoen.

Bij elk agendapunt staat vermeld: datum, tijdstip, onderwerp, van welke gebruiker, betrokken persoon, dossier en status. Van hieruit is het
mogelijk door te klikken naar de bijbehorende dossiers en contactpersonen.

Met het pijltje links kunt u de details per agendapunt óf van alle agendapunten zien. Als het agendapunt gekoppeld is aan een document kunt u dit openen.

Rechts kunt u met het potloodje het agendapunt openen en vervolgens bewerken, bv. Memo aanvullen en/of Status wijzigen en opnieuw Opslaan. U kunt van deze taak dus datum, tijdstip, onderwerp, personen of dossiernummer wijzigen, de status wijzigen naar afgerond of een nieuw document toevoegen. De mogelijkheden zijn divers (zo kunt u ook de Van / Voor switchen om vervolgactie aan medewerker te geven).

Met het vuilbak-knopje kunt u het agendapunt verwijderen uit het overzicht.


Het TOEVOEGEN van Contactmomenten vindt u onder:

Relatiesteekkaart – Contactoverzicht

Als u een CRM licentie heeft, vindt u op de Relatiesteekkaart de rubriek Contactoverzicht.

U kunt hier nieuwe agendapunten aanmaken, met de volgende gegevens: Datum, Tijdstip, Onderwerp, Memo, Van welke gebruiker, Voor welke gebruiker, Dossier en Status. Ook kunt u een Document toevoegen aan dit agendapunt met de button UPLOADEN. U kunt het agendapunt opslaan met de button OPSLAAN.

Onderaan bij Overzicht ziet u dan een lijst van openstaande agendapunten. Met het pijltje links kunt u de details per agendapunt of van alle agendapunten zien. Vanuit het overzicht kunt u doorklikken naar het bijbehorende dossier of de contactpersoon. Als het agendapunt gekoppeld is aan een document kunt u dit openen. Rechts kunt u met het potlood-knopje het agendapunt openen en vervolgens bewerken. U kunt met het potloodje rechts datum, tijdstip, onderwerp, personen of dossiernummer wijzigen, de status wijzigen naar afgerond of een nieuw document toevoegen.

Met het vuilbak-knopje kunt u het agendapunt verwijderen uit het overzicht.

Menu – Historie

Deze menu optie is handig om meteen een laatst geraadpleegde relatiekaart op te roepen (zonder nodige zoek selectie).


Bij Historie (onder het menu Relations) kunt u recent opgezochte relaties terugvinden.

De lijst wordt automatisch opgeschoond; records ouder dan 30 dagen verdwijnen vanzelf.

Merk op: Mocht de gewenste relatie niet meer voorkomen in deze lijst, kunt u bovenaan bij Zoeken (een stukje van) de naam ingeven om de juiste terug te vinden.

Door op het pijltje links te klikken opent u snel alle Communicatie/Contactgegevens van deze relatie.

En met het potloodje links komt u direct in de hele steekkaart van deze relatie terecht, mocht u meer gegevens wensen, of wijzigingen willen aanbrengen.

Menu – Uitgebreid zoeken

Uitgebreid zoeken laat toe een selectie te maken van relaties of contacten om lijsten aan te leggen voor diverse doeleinden.


Als u daar de rechten toe heeft, ziet u in de menubalk – links, onder Relations, de optie Uitgebreid zoeken.

Naast Algemene criteria kunt u onder Groepen ook een bepaalde groep relaties selecteren, bijvoorbeeld relaties van het type client. Bij Contacten kunt u dit combineren met relaties uit een bepaalde regio, zoals bijvoorbeeld Brussel. U kunt dit koppelen aan boekhoudingscriteria onder het kopje Boekhouding. Onder Overigen is het mogelijk alleen die relaties te selecteren die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt.

Als u vervolgens op de button UITVOEREN (onderaan) klikt, ziet u de relaties die aan al deze criteria voldoen. U ziet het aantal Records die geselecteerd werden, en kunt de Zoekopdracht criteria alsnog aanpassen door deze opnieuw open te klappen.

U kunt zo ook uw selectie nog verder verfijnen of vergroten. Als u bijvoorbeeld de cliënten van een andere zone wilt toevoegen, klikt u opnieuw op Contacten en voert u de betreffende postcodezone in. Bij Selectietype (bovenaan) vinkt u Toevoegen aan en klikt u opnieuw op de button UITVOEREN. U ziet vervolgens de uitgebreide lijst. U kunt de uitkomsten van de verschillende zoekopdrachten ook van elkaar Aftrekken of een Doorsnede maken.

Exportmogelijkheden

  • Het is mogelijk de lijst naar Excel te exporteren met de button Exporteren – XLSX die álle relatievelden verzamelt van deze selectie (hoe groter de selectie hoe langer het duurt vooraleer deze data zijn verzameld). De exportfile komt terecht bij uw Downloads.

De export bevat meerdere tabbladen, in de Relations tab worden eveneens de handelsgegevens getoond, zoals BTW nummer bv.

  • U kunt het resultaat ook samenvoegen in een Word lijst (met de button Samenvoegen (Lijsten)).
  • Met de CIC List optie kunnen (al dan niet op maat gemaakte) queries uitgevoerd worden opdat de verzamelde data de gewenste velden selecteert.

Key users met de nodige rechten kunnen met de Bulldozer functie voor de hele selectie wijzigingen doorvoeren. LET OP: Maak altijd eerst een backup voordat u de bulldozer functie gebruikt.

CompanyWeb

Via deze tab heeft u de mogelijkheid om bedrijfsgegevens op te vragen bij CompanyWeb.


Opvragen gegevens

Wanneer u in een relatie zit en een licentie bij CompanyWeb heeft, kunt u in de tab CompanyWeb de button OPVRAGEN COMPANYWEB aanklikken en ziet u op deze tab alle bedrijfsgegevens van de betreffende relatie.

Er worden ook alerts toegevoegd (rode meldingen rechts bovenaan), indien een bedrijf bijvoorbeeld een slechte kredietscore
heeft. Onderaan ziet u de Mandaten, Publicaties en RSZ gegevens.

Met de knoppen RAPPORT en DETAILS kunt u nog meer gegevens inzien van de onderneming. U wordt dan doorgestuurd naar de betreffende informatie van Companyweb.

Gegevens bijwerken op Gerechtelijke Identiteit

Wanneer u ‘Gegevens bijwerken op Gerechtelijke Identiteit‘ aanvinkt, worden de gegevens direct bijgewerkt op de steekkaart van de betreffende relatie. Dit is ook mogelijk bij bestaande relaties.

Doorrekenen van kosten

Indien u wilt dat de kosten voor het opvragen van deze gegevens worden doorbelast op dit dossier, dan klikt u op de button DOORBELASTEN OP DOSSIER, waarna u het dossier kunt aanduiden.

Checklist door de Admin user

Wat moet u als Admin user checken na Migratie naar MS365 en SharePoint en Teams?


Wie kan Teams en Kanalen beheren?

Vooraleer u aan de slag gaat met het Deelnemen aan Teams en Kanalen, en zeker al uw beheerder heeft toegestaan dat u ‘externen aan de organisatie’ gaat uitnodigen, moet het volgende duidelijk zijn:

ADMIN > Users > Rechten:

User – Rechten – Teams Tab

LET OP
Teams Tab (Owner/Eigenaar) – kunnen Deelnemen aan een Team én mogen bovendien Teams beheren (maar moeten heel goed de werking en security kennen, zodat zij absoluut geen externen uitnodigen tot kanalen die voor Intern gebruik dienen)
Teams Tab (Member/Lid) – kunnen enkel Deelnemen aan een Team, zonder het Team en Kanalen te beheren

TIP
Begin bij het opstarten met enkel een key-user als Teams Tab (Owner).
Als later de werking voldoende duidelijk is, kunnen andere Users of Usergroepen deze toegang ook verkrijgen.

  • klik op OPSLAAN
  • user moet opnieuw Inloggen voor nieuwe user rechten
Wie kan Teams verwijderen?

ENKEL een Teams Tab (Owner) kan PER ONGELUK een Team VERWIJDEREN!

LET OP
Aan het CICERO dossier is een MS Teams site gekoppeld, maar onderliggend ook een MS SharePoint site.
Bij het VERWIJDEREN van een MS Team zullen BEIDE verwijderd worden; at inhoudt dat u dus ook de hele SharePoint site met alle documentinhoud naar de Prullenbak van Microsoft stuurt!

MATTERS > Teams:

TIP
Teams moeten normaliter NOOIT worden verwijderd.
Als u echter niet langer het Team nodig heeft, dan kan u via MATTERS > Teams > Deelname Stoppen kiezen. Zowel de Owners als de Members kunnen op die manier het Team uit hun Feed hebben.

ZOWEL Teams Tab (Owner) als Teams Tab (Members) kunnen de Deelname aan een Team STOPPEN.

DMS/SP – Documenten/Bestanden (afgesloten dossier) na migratie nog overzetten van CICERO SharePoint Site


Bij de migratie van een CICERO Single SharePoint site naar SharePoint sites per dossier werden aanvankelijk actieve dossiers (en dossier niet langer dan 10 jaar afgesloten) gemigreerd (aangemaakt en data overgezet).

Let wel:
Indien de inhoud van CICERO SharePoint site niet meer online beschikbaar, zal er geen data overgezet worden, maar kunt u wel een SharePoint site maken (bv. als het dossier heropend dient te worden).

Indien de originele CICERO SharePoint site nog beschikbaar is, kan de site koppeling als volgt gebeuren:

Hoe een (afgesloten) dossier dat nog niet gekoppeld is aan een SharePoint site aanmaken/migreren? (ADMIN)

vanuit Matters -> SharePoint Configuratie knop

Als u een dossier opent waar nog geen site is gekoppeld, krijgt u daarvan een melding:
‘Dit dossier is nog niet gekoppeld aan een SharePoint site!’

Indien het dus niet om een actief dossier gaat, dat zeker eerder al een Site bevatte, kunt u verder gaan met de knop Site aanmaken/migreren.

Daarbij wordt (zoals voor een nieuw dossier) een site aangemaakt en site template toegepast. Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh pijltjes het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt.

Indien er nog bestaande documenten onder de originele locatie CICEROSharepoint\CICERO\[Dominus]\[DossierID] staan, zullie die gekopieerd worden naar de huidige CICERO Docs van dit dossier.

Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’.

Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.

DMS/SP – een nieuwe weergave maken voor de CICERO Docs – documentenlijst


Bij het openen van MATTERS > DMS worden mappen en documenten/bestanden default gesorteerd op de kolom Gewijzigd (van ‘nieuw’ naar ‘oud’). Dit is een suggestie van Microsoft die toelaat snel terug te vinden waar u recent mee bezig was.

Sommigen hebben een andere gewoonte, en houden bv. vast aan het alfabetisch sorteren van mappen en bestandsnamen. Of willen graag extra gegevenskolommen toevoegen aan de weergavelijst.

Wanneer u de weergave wijzigt in het dossier, is dit niet permanent gewijzigd, en zal dit nadien terug overruled worden door de Weergave van de ingestelde ‘Site Template’ van het kantoor.

Deze topic leg uit hoe een Site Template kan gewijzigd worden, met een andere Weergave van de documentenlijst van het dossier.

Let wel:
Er is echter maar 1 template te kiezen voor het hele kantoor!
Eenmaal het kantoor een consensus heeft omtrent de toe te passen weergave, kunt u volgende stappen doorlopen.

Bestaande default weergave aanpassen

vanuit Matters -> DMS (SharePoint)

Je zou dit in een specifiek (kantoortemplate) dossier kunnen uitvoeren:

sorteren sorteer, filter, groepeer de gegevens naar voorkeur
versleep eventueel de kolommen als je andere volgorde wilt, of
wijzigen en/of verplaatsen verplaats desgewenst kolommen door te klikken op een kolomkop, Kolominstellingen en vervolgens Kolommen weergeven/verbergen te kiezen, klik daar de gewenste vinkjes om kolommen te verbergen of weer te geven, wijzig eventueel daar ook de volgorde van kolommen via de 2 pijltjes naar boven of beneden (of door een kolom te klikken en te verslepen), klik (bovenaan) op Toepassen om de wijzigingen te bevestigen

Gebruik deze site instellingen als nieuwe Site Template

Noteer de site url van de SharePoint site met aangepaste weergave.

U vindt die bovenaan in de url tussen ‘/sites/’ en ‘/CICERO/’ – bv. ’27’

Wijzig de Kantoorstandaard

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de Site Design/Opmaak van het kantoor wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > Microsoft 365 

Klik naast Sharepointsite Template ID op de knop Custom Site Design

Wijzig ‘/sites/[templateSite]‘ naar de url die je in de stap hierboven noteerde, bv. ‘/sites/27’

Klik daarna op Custom Template Inladen (dit kan enige tijd duren – omdat alle instellingen die je gedaan hebt in de Documenten Weergave nu naar codetaal vertaald wordt, en voor u een Nieuwe Site Template genereert).

Als dat klaar is, en u wilt voortaan deze Nieuwe Template gebruiken voor het hele kantoor, klikt u onderaan op Toepassen.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, deze Site template krijgt.

Site Template voor bestaand dossier wijzigen

Voor een BESTAAND DOSSIER kunt u via MATTERS met de SharePoint Configuratieknop:

Site Template toepassen AAN vinken en daarna OPSLAAN

Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt. Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’ (cf. schermvoorbeeld). Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.

Kantoorstandaard opnieuw naar de CICERO Standaard wijzigen

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de Site Design/Opmaak van het kantoor wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > Microsoft 365 

Mocht u om 1 of andere reden alsnog willen terugkeren naar de CICERO Site Template, dan kan dat als volgt:

Klik naast Sharepointsite Template ID op de knop Custom Site Design

Selecteer de taal en klik op CICERO Default inladen.

Wacht tot het inladen klaar is, en kies dan onderaan voor Toepassen.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, deze Site template krijgt, en u kunt voor een BESTAAND DOSSIER de Site Template wijzigen via de SharePoint Configuratieknop.


DMS/SP – default mappen uit DMS Settings toevoegen aan …


Bij het toepassen van de Site template (voor BESTAAND en/of NIEUW dossier) ziet u ondermeer ook ‘Default Folder Creation’

Deze kijkt naar de DMS Settings van het kantoor, en zal Folders die ‘Automatisch aanmaken’ AAN gevinkt hebben, toevoegen.

DMS Settings van het Kantoor

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de kantoor settings  wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > DMS Settings

Kunt u (rechts) een folder aanduiden en ‘Automatisch aanmaken‘ AAN vinken voor de folders die graag meteen beschikbaar zijn in het dossier.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, altijd deze ‘automatische’ folders bevat.

Voor een BESTAAND DOSSIER die de automatische folders nog niet had, kunt u via MATTERS met de SharePoint Configuratieknop:
Site Template toepassen AAN vinken en daarna OPSLAAN

Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt. Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’. Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.