DMS/SP – Documenten/Bestanden (afgesloten dossier) na migratie nog overzetten van CICERO SharePoint Site


Bij de migratie van een CICERO Single SharePoint site naar SharePoint sites per dossier werden aanvankelijk actieve dossiers (en dossier niet langer dan 10 jaar afgesloten) gemigreerd (aangemaakt en data overgezet).

Let wel:
Indien de inhoud van CICERO SharePoint site niet meer online beschikbaar, zal er geen data overgezet worden, maar kunt u wel een SharePoint site maken (bv. als het dossier heropend dient te worden).

Indien de originele CICERO SharePoint site nog beschikbaar is, kan de site koppeling als volgt gebeuren:

Hoe een (afgesloten) dossier dat nog niet gekoppeld is aan een SharePoint site aanmaken/migreren? (ADMIN)

vanuit Matters -> SharePoint Configuratie knop

Als u een dossier opent waar nog geen site is gekoppeld, krijgt u daarvan een melding:
‘Dit dossier is nog niet gekoppeld aan een SharePoint site!’

Indien het dus niet om een actief dossier gaat, dat zeker eerder al een Site bevatte, kunt u verder gaan met de knop Site aanmaken/migreren.

Daarbij wordt (zoals voor een nieuw dossier) een site aangemaakt en site template toegepast. Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh pijltjes het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt.

Indien er nog bestaande documenten onder de originele locatie CICEROSharepoint\CICERO\[Dominus]\[DossierID] staan, zullie die gekopieerd worden naar de huidige CICERO Docs van dit dossier.

Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’.

Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.

DMS/SP – een nieuwe weergave maken voor de CICERO Docs – documentenlijst


Bij het openen van MATTERS > DMS worden mappen en documenten/bestanden default gesorteerd op de kolom Gewijzigd (van ‘nieuw’ naar ‘oud’). Dit is een suggestie van Microsoft die toelaat snel terug te vinden waar u recent mee bezig was.

Sommigen hebben een andere gewoonte, en houden bv. vast aan het alfabetisch sorteren van mappen en bestandsnamen. Of willen graag extra gegevenskolommen toevoegen aan de weergavelijst.

Wanneer u de weergave wijzigt in het dossier, is dit niet permanent gewijzigd, en zal dit nadien terug overruled worden door de Weergave van de ingestelde ‘Site Template’ van het kantoor.

Deze topic leg uit hoe een Site Template kan gewijzigd worden, met een andere Weergave van de documentenlijst van het dossier.

Let wel:
Er is echter maar 1 template te kiezen voor het hele kantoor!
Eenmaal het kantoor een consensus heeft omtrent de toe te passen weergave, kunt u volgende stappen doorlopen.

Bestaande default weergave aanpassen

vanuit Matters -> DMS (SharePoint)

Je zou dit in een specifiek (kantoortemplate) dossier kunnen uitvoeren:

sorteren sorteer, filter, groepeer de gegevens naar voorkeur
versleep eventueel de kolommen als je andere volgorde wilt, of
wijzigen en/of verplaatsen verplaats desgewenst kolommen door te klikken op een kolomkop, Kolominstellingen en vervolgens Kolommen weergeven/verbergen te kiezen, klik daar de gewenste vinkjes om kolommen te verbergen of weer te geven, wijzig eventueel daar ook de volgorde van kolommen via de 2 pijltjes naar boven of beneden (of door een kolom te klikken en te verslepen), klik (bovenaan) op Toepassen om de wijzigingen te bevestigen

Gebruik deze site instellingen als nieuwe Site Template

Noteer de site url van de SharePoint site met aangepaste weergave.

U vindt die bovenaan in de url tussen ‘/sites/’ en ‘/CICERO/’ – bv. ’27’

Wijzig de Kantoorstandaard

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de Site Design/Opmaak van het kantoor wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > Microsoft 365 

Klik naast Sharepointsite Template ID op de knop Custom Site Design

Wijzig ‘/sites/[templateSite]‘ naar de url die je in de stap hierboven noteerde, bv. ‘/sites/27’

Klik daarna op Custom Template Inladen (dit kan enige tijd duren – omdat alle instellingen die je gedaan hebt in de Documenten Weergave nu naar codetaal vertaald wordt, en voor u een Nieuwe Site Template genereert).

Als dat klaar is, en u wilt voortaan deze Nieuwe Template gebruiken voor het hele kantoor, klikt u onderaan op Toepassen.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, deze Site template krijgt.

Site Template voor bestaand dossier wijzigen

Voor een BESTAAND DOSSIER kunt u via MATTERS met de SharePoint Configuratieknop:

Site Template toepassen AAN vinken en daarna OPSLAAN

Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt. Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’ (cf. schermvoorbeeld). Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.

Kantoorstandaard opnieuw naar de CICERO Standaard wijzigen

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de Site Design/Opmaak van het kantoor wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > Microsoft 365 

Mocht u om 1 of andere reden alsnog willen terugkeren naar de CICERO Site Template, dan kan dat als volgt:

Klik naast Sharepointsite Template ID op de knop Custom Site Design

Selecteer de taal en klik op CICERO Default inladen.

Wacht tot het inladen klaar is, en kies dan onderaan voor Toepassen.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, deze Site template krijgt, en u kunt voor een BESTAAND DOSSIER de Site Template wijzigen via de SharePoint Configuratieknop.


DMS/SP – default mappen uit DMS Settings toevoegen aan …


Bij het toepassen van de Site template (voor BESTAAND en/of NIEUW dossier) ziet u ondermeer ook ‘Default Folder Creation’

Deze kijkt naar de DMS Settings van het kantoor, en zal Folders die ‘Automatisch aanmaken’ AAN gevinkt hebben, toevoegen.

DMS Settings van het Kantoor

Enkel een key-user van het kantoor met rechten tot de ADMIN module kan de kantoor settings  wijzigen.

via ADMIN > Configuratie > DMS Settings

Kunt u (rechts) een folder aanduiden en ‘Automatisch aanmaken‘ AAN vinken voor de folders die graag meteen beschikbaar zijn in het dossier.

Dit heeft als gevolg dat een NIEUW DOSSIER dat aangemaakt wordt, altijd deze ‘automatische’ folders bevat.

Voor een BESTAAND DOSSIER die de automatische folders nog niet had, kunt u via MATTERS met de SharePoint Configuratieknop:
Site Template toepassen AAN vinken en daarna OPSLAAN

Onder Log kunt u de stappen volgen (eventueel met de groene refresh het scherm bijwerken), daarbij worden 15 stappen doorlopen en nadien worden de rechten nog bijgewerkt. Het is pas klaar na ‘Access Rights Update Finished’. Pas dan kunt u DMS aanklikken en de wijzigingen zien voor dit dossier.

Hoe documenten verplaatsen of kopiëren naar ander SharePoint dossier?

Matters – DMS/SHAREPOINT: Hoe document(en) verplaatsen of kopieren naar ander dossier Tot 1:05
Open Dossier DMS van de doel locatie (dossier y) 0:13
Vastmaken aan Snelle toegang 0:31
Open Dossier DMS van de bron locatie (dossier x) 0:40
Selecteer document(en) en Kopieer of Verplaats 0:54
Published: sep 6th, 2024

Hoe een brief/typebrief/akte sjabloon samenvoegen?

Matters: Hoe een een sjabloon samenvoegen vanuit het dossier Tot
Hoe een nieuwe brief aan een partij opstellen
Hoe een een typebrief samenvoegen
Hoe een akte of document met stopplaatsen samenvoegen – Replace text
Hoe een document nog verplaatsen in het dossier

Published: mrt 4th, 2024
Download PDF

Hoe een mail behandelen?

Matters: Hoe een een mail behandelen vanuit Outlook Tot 4:37
Hoe een inkomende mail bewaren in een dossier 0:07
Hoe een mail beantwoorden 1:27
Hoe mails behandelen in Outlook desktop 2:53
Hoe bijlagen afzonderlijk opslaan 3:41
Published: feb 9th, 2024

Download PDF

Mails bewaren in CICERO Dossier / SharePoint Site


U kunt mails opslaan via:

I/ Outlook – CICERO365 – BookMe

cf. Cicero365 – BookMe (… read more)

II/ Outlook – CICERO365 – StoreMe

cf. Cicero365 – StoreMe (… read more)

III/ AutoStore

Naast BookMe/StoreMe (zonder taak) hebben we ook de mogelijkheid om te werken met CICERO AUTO Store.

Via de setting “Automatische mail-opslag in dossier” die je kunt activeren bij mijn Account.

Mails die in de subject line het dossierID hebben, worden dan automatisch opgeslagen in de SharePoint site, in de default map die is ingesteld bij Admin -> Configuratie -> DMS Settings.

Tag

Iedere mail die het systeem heeft kunnen opslaan, doordat de dossierID in de subject line staat, krijgt de onderstaande CICERO AUTO STORED Tag.

Outlook

In Outlook kun je (eventueel) via Categoriseren een ‘gekleurde’ Tag instellen die de mail automatisch krijgt als hij is opgeslagen.

Merk op

Voor een mail die reeds automatisch werd opgeslagen, kan je nog altijd (bijkomend) BookMe of StoreMe gebruiken op de mail (bij het behandelen van de mail bv.).

AutoStore werkt enkel wanneer het dossierID tussen #dossierID# staat

Wat is daartoe nodig?

Mijn account – AutoStore AAN vinken en OPSLAAN

ADMIN > Configuratie > DMS Settings

U moet een Default folder aanduiden die voor Bookme en AutoStore (E-mails) gebruikt zal worden.

Faq’s – Autostore – Technote

1/ Welke mails worden automatisch bewaard?

  • mails die in de subject #dossierID# bevatten
  • zij krijgen een tag (Outlook Categorie) CICERO AUTO STORED

2/ Kan je automatische tijdsopgave doen?

Tijdsregistratie gebeurt niet bij AutoStore, wel bij BookMe.

Je kan voor een mail die reeds AutoStored was, nog altijd BookMe toepassen om ook tijd te registreren en/of een taak te agenderen.

Een ‘default’ tijd wordt voorgesteld zoals ingesteld op de Taak (onder ADMIN > Configuratie > Taken), bv. Behandeling 0.06

3/ Wat betekent de cicREF in het onderwerp van de mail?

AutoStore werkt wanneer het dossierID tussen #dossierID# staat (in de subject van de mail).

Voor uitgaande mails weten we op het moment van mailen niet in welk dossier de mail geboekt zal worden, dus het dosID kan nog niet in het subject geplaatst worden, vnl. ook als mails vanuit Outlook worden aangemaakt.

Met onderstaande setting zal meteen een unique refID in de subject komen. Als die mail geboekt wordt via BookMe/StoreMe kunnen we die refID koppelen aan dosID.  En als er dan een reply op die originele mail binnenkomt, staat het refID in de subject en kunnen we dat weer naar dosID mappen en zo AutoStore doen. Je krijgt dan na BookMe van die binnenkomende mail zowel een #refID# als #DOSID# in de subject te zien.

ADMIN > Configuratie > DMS Settings 

Ref.ID in e-mail subject kan je AAN vinken (en OPSLAAN)

—

IV/ Slepen van mails

Het kunnen bewaren/slepen van (selectie) mails botst op verschillen tussen Outlook Online en Outlook App.
We wachten af of Microsoft het ook toelaat in de nieuwe online versie(s).

Je kan (een selectie van mails) enkel vanuit de ‘oude’ Outlook Desktop App versie ook meteen verslepen naar SharePoint.
Sleep vandaar de geselecteerde mail(s) (in bulk) naar de gewenste DMS/SharePoint folder van het dossier.

MATTERS – DOCUMENT


Via Matters -> + DOCUMENT  

Deze methode is ideaal wanneer je gegevens vanuit de Cicero database wilt samenvoegen met je document (obv een sjabloon voor een brief of een akte).

1/ Open het Cicero dossier waarin u een document (obv een sjabloon) wilt opmaken.

  • U kunt u een nieuw Word document opstarten in het dossier via Matters – + DOCUMENT.

  • Wij bewaren het document meteen in het dossier in de juiste folder en met de gekozen Bestandsnaam die je aangeeft.

Zodra u (adres heeft geselecteerd en) op UITVOEREN klikt, opent het Word document.

2/ Het document wordt geopend in Word Online of Desktop app

  • Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

3/ Cicero365

Wanneer u langer werkt aan het document kunt u via de addin Cicero365 – (C-knop rechts bovenaan in het lint) eventueel een Timer starten, door nogmaals te klikken kunt u de Timer (eventueel tijdelijk) stoppen.

  • Wanneer je vanuit Cicero365 een BookMe doet dan koppelen wij het unieke ID (dat MS365 aan het document gegeven heeft) achter de schermen aan je Taak. Als je het document via SharePoint verplaatst, behouden we de link met de taak.
  • Met BookMe kan je dus een prestatie boeken mbt het document, en eventueel ook een opvolgingstaak.

DMS/SP – New


Via Matters – DMS – NEW/NIEUW 

U kunt u een nieuw bestand (Word, Excel, Pdf, Afbeelding, …) opstarten in een dossier via Matters – DMS – New/Nieuw. 

1/ Open het Cicero dossier waarin u wilt opslaan.

  • Klik DMS tab aan om de SharePoint locatie te openen.
  • Vanuit je SharePoint Site-template kies je met + New/Nieuw welk soort document je wenst te maken, daardoor wordt de juiste Microsoft App geopend.

Voor Word kan je kiezen uit default sjablonen (Word-document komt overeen met Word > Bestand – leeg document).

2/ Wijzig meteen de documentnaam naar voorkeur.

Auto Save staat default aan wat ervoor zorgt dat dit document meteen bewaard is en dat alle aanpassingen automatisch worden opgeslagen.

MERK OP: de Online versie of Desktop versie van Word zijn gelijkaardig.

3/ Met Cicero365

  • kan je eventueel een Timer starten voor de tijd dat je werkt in het document.
  • BookMe laat je een prestatie taak boeken mbt het document, en eventueel ook een opvolgingstaak.

  • +NEW bevat meer dan enkel Word en Excel, je kunt daar vanuit je dossier ook PowerPoint of Viso (als je iets schematisch moet uitleggen) onmiddellijk mee opstarten en bewaren in het juiste dossier. Of bv. OneNote waarmee gemakkelijk Meeting notes worden gemaakt.

Cicero365 – StoreMe – om een Outlook mail of bijlage op te slaan – zonder Taak


1/ Vanuit Outlook kunt u een inkomende mail en/of bijlage ook opslaan in een dossier zónder een Taak te koppelen via de addin Cicero365 – StoreMe.

Klik hiervoor rechts bovenaan op de C-knop.

StoreMe laat toe een inkomende mail of bijlage op te slaan in een dossier en/of op een relatiefiche. Zonder prestatie of opvolgingstaak.

  • Geef het gewenste Dossier (of Relatie) op, kies eventueel een andere Opslaglocatie binnen het dossier (…) en geef een Bestandsnaam op.
  • En klik op TOEVOEGEN.

2/ Vanuit Outlook zal via Send op een uitgaande mail ofwel BookMe/StoreMe openen (naargelang uw voorkeurs instellingen onder Menu – Mijn Account).

DMS/SP – een bestand uploaden


U kunt een bestand (Word, Excel, Pdf, Afbeelding, …) vanop uw computer opslaan in een dossier via DMS/SharePoint. 

DMS/SharePoint:

1/ Open het Cicero dossier waarnaar u wilt opslaan.

  • Via Matters – DMS kunt u bestaande bestanden toevoegen door ze erin te slepen of de knop ‘Uploaden’ te gebruiken. 

  • Uploaden (van meerdere bestanden) kan ook via slepen (drag & drop).

Merk op:

MS365/SharePoint

2/ U kunt SharePoint openen via een Cicero dossier OF via uw Office portaal  (https://www.office.com/) met je eigen MS365 login.

Bovenaan vindt u onder het Menu icoontje uw MS365 applicaties, waaronder SharePoint.

Via Zoeken in SharePoint kunt u zoeken op Dossier en de betreffende dossier SharePoint-site openen,

waarin u bestanden kan toevoegen door ze erin te slepen of de knop ‘Uploaden’ te gebruiken.