Verrekenen van (belaste) Provisie

Deze saldi zijn ook te raadplegen via REPORTS > Boekhouding > Dossier > 007 Saldo Provisies

Billing – Te verrekenen Voorschot

Meestal wordt er in een kantoor periodiek (maandelijks) gefactureerd in de dossiers waar een saldo te factureren is, zo dat de ‘tussentijdse declaraties’ immers niet te hoog oplopen voor de client.

In bepaalde dossiers is het toch ook wenselijk om (vooraf) een Provisie of Voorschot te vragen voor de prestaties die verricht zullen worden, het biedt immers een bepaalde ‘garantie’ om betaald te worden voor de werkzaamheden.

Zodra er te factureren prestaties zijn en als de grootboekrekening Provisie een positief saldo heeft voor deze Debiteur in dit Dossier, toont de factuurlijn een saldo in de kolom ‘S.Provisies‘ en ziet u in de Billing details de lijn ‘Te Verrekenen Voorschot‘.

Op deze factuurlijn verschijnt in de kolom Bedrag het totaal bedrag dat nog beschikbaar is, als een negatief getal. In de kolom Bedrag gewijzigd staat een nul, het programma kan immers niet weten wat u wenst te verrekenen.

Bij periodieke facturatie is het mogelijk dat u met de client heeft afgesproken wánneer de Provisie zal verrekend worden, mogelijk doet u dat slechts enkel bij de ‘eindafrekening’ in het dossier. Of eventueel maar gedeeltelijk als de procedure nog loopt.

Als u de kolom Gewijzigd Bedrag leeglaat, kan deze factuurlijn worden gestript in de samenvoeging.

Als u wel voorschotten wilt verrekenen, typt u het gewenste bedrag in de kolom Bedrag gewijzigd, als een negatief getal.
Het moet immers van het ‘Totaal te betalen’ worden afgetrokken. U kunt maar maximaal het totale bedrag (exclusief BTW) dat u ziet bij Subtotaal in mindering brengen, het eventuele restant dient zo nodig gecrediteerd te worden.

Als u beschikbare voorschotten op deze manier gaat compenseren/verrekenen verkrijgt u automatisch:

– een factuur met correct saldo, t.t.z. met aangepast ‘Totaal te betalen’

– een correcte boeking van deze factuur in het Verkoopdagboek:
het verrekend bedrag wordt gedebiteerd op de provisierekening en opgenomen in de omzetrekeningen.


(klik op afbeelding om te vergroten)

MERK OP

Tijdens deze boeking wordt het verrekend provisiebedrag (dat oorspronkelijk ‘analytisch’ ALTIJD op de dominus van het dossier wordt geboekt), via de omzet geventileerd op de betrokken medewerkers.

Resultaat na de dagverwerking: correcte gegevens op alle rekeningen én op de ondernemingsfiche van het dossier.

Nieuw Voorschot

U ziet ook een factuurlijn Nieuw Voorschot, zo hoeft u geen aparte Provisienota aan te maken als dat (voor deze Debiteur in dit Dossier) nodig zou zijn.

Er staat nul in de kolom Bedrag, het gewenst bedrag typt u in de kolom Declareren; het Totaal te betalen verhoogt.
Als er geen bedrag is, kan deze factuurlijn worden gestript in de samenvoeging.

In voorkomend geval wordt de provisierekening gecrediteerd bij de boeking van de factuur in het Verkoopdagboek.

Vereiste samenvoegcodes in factuursjabloon

Voorbeeld van de vereiste lijnen in het factuurmodel (met commando \ om ze eventueel te strippen).

Reeds gefactureerd voorschot

{\FLH.5}

Nieuw voorschot

{\FLI.5}

Vereiste instelling van Grootboekrekening voor Provisies

De Grootboekrekening moet volgende instellingen houden (CODE en KOLOM), enkel Nummer en Type (balans of resultaat) mogen eventueel wijzigen.

(klik op afbeelding om te vergroten)

Toelichting van bovenstaand voorbeeld:
Als u naar Billing – Factureren gaat en het te factureren dossier selecteert, ziet u het te factureren bedrag en het saldo aan provisie.
Klik op de dossiernaam. In het detailvenster ziet u in dit dossier een te verrekenen belast voorschot aan 21% van 1000 euro.
Zonder verrekening van voorschot ziet u een subtotaal van 625 waarop 21% BTW is toegepast.
Als u bijvoorbeeld een bedrag van 500 euro in mindering brengt, wordt de maatstaf verminderd (aangezien de BTW al verrekend is op het voorschot) bij Subtotaal tot nog  125 waarop 21% zal worden toegepast.
Als u klikt op factuur ziet u het resultaat.
Naargelang de opmaak van uw sjabloon ziet u het resultaat op factuur. Kijk hiervoor ook naar de tutorial Admin – BTW vermeldingen in Billing Sjablonen.
In de Boekhouding ziet u in het Verkoopdagboek bij Ventilaties 625 en -500 in het vak 03.
In de BTW-aangifte komt dan 125 in vak 03 en de BTW in vak 54.
Een nuttige tip is dat u onder Reports Boekhouding rapport 007 Saldo Provisies een lijst kunt opvragen met alle belaste provisies die nog te verrekenen zijn. Wij verwijzen u hiervoor graag naar de tutorial Reports Boekhouding Dossier
Ten slotte willen we nog even aanstippen dat u het verrekenen van onbelaste voorschotten best overlegt met uw accountant.

Hoe Teams kanalen maken en bestanden delen

Matters: Hoe een teams kanaal aanmaken in dossier Tot 3:31
Samenwerken via een Team 0:15
Teams kanaal in dossier 0:30
Team beheren en leden toevoegen 0:44
Kanalen toevoegen 1:03
Berichten en Bestanden 1:45
Documenten in DMS SharePoint en Teams 2:00
Dossier zoeken via Office portaal 3:13
Published: dec 19th, 2023

Download PDF

Hoe een dossier aanmaken via Wizard

Matters: Hoe een dossier aanmaken Tot 2:45
Wizard 0:05
Dossiernaam 0:30
Mappenstructuur voor SharePoint 1:00
Partijen 1:15
Taaktemplate 2:19
Afronden 2:24
Published: dec 19th, 2023

Download PDF

Hoe een CRM contact toevoegen of Relatie aanmaken

Relations – Quick Add en Wizard Add

In deze tutorial vindt u uitleg over:

Quick Add – snelle aanmaak (Naam van een Contactpersoon opslaan en – later – aan te vullen op de relatiekaart)

Wizard Add – uitgebreidere aanmaak met aandacht voor ‘minimum’ velden

Relations: Hoe een CRM relatie aanmaken Tot 5:51
Toevoegen: Quick Add 0:13
Opslaan 0:53
Toevoegen: Wizard 1:25
Juridische identiteit 2:40
Communicatiegegevens 3:05
Contactadressen 3:30
Boekhouding 4:05
Afronden 4:30
Identiteit 4:40
Contactadressen 4:47
Boekhouding 4:55
Foto/Logo 5:07
Opslaan 5:17
Mobile 5:33
Download PDF
Published: dec 19th, 2023 – updated sept 2024

TEAMS

MS365 tool – Microsoft Teams – inleiding

Nothing can stop a team:
Chat, Meet, Call, Collaborate 

Vanuit CICERO MATTERS is er een link naar Microsoft Teams voor een succesvol teamwork.
Het biedt de mogelijkheid om connectie te maken via meetings en chats, maar ook voor het delen
van belangrijke info, ook al zit ieder apart. En dat niet alleen met medewerkers maar ook met
klanten of andere partijen.

Alle voordelen op een rij:
1/ Voor ieder dossier kan een Team opgezet worden met (met partijen van het dossier).
2/ Elk chatbericht staat genoteerd in het dossier (open je Cicero Joblogger om eventuele prestaties te boeken).
3/ Teams is ook mobile overal beschikbaar.
4/ U kunt met Teams niet alleen chatberichten versturen maar ook video calls starten of
inplannen.
5/ Beeldschermen kunnen eenvoudig gedeeld worden met Team genoten.
6/ Deel bestanden vanuit uw SharePoint folder, met diegenen met wie je info wilt delen, of samen
aan wilt werken.

Een Team per Dossier:
Voor ieder dossier kan een Team opgezet worden (met betrokken partijen van het dossier), zowel Medewerkers maar ook (externe) Guests.
Zodat u deze mensen vanuit het Teams dossier kunt uitnodigen.

Quickstarts voor Microsoft 365

> Microsoft Teams

voor meer uitleg over:

  • Wat is Microsoft Teams?
  • Aanmelden en aan de slag
  • Chatten en bestanden delen
  • Samenwerken
  • Mobiele apps instellen

WEBINAR – ‘Teams kanalen binnen uw dossier’

Wilt u graag weten hoe wij niet enkel berichten maar ook bestanden delen binnen en buiten ons kantoor?
Wij tonen een voorbeeld dat u met uw client kan delen.

TEAMS

U kunt via SharePoint een bestand (of folder) delen met iemand, maar ook via een Teams kanaal (in een dossier) en zo een structureel overzicht houden met een (extern) lid van het kanaal, je client bv.

In Hoe kan ik Teams kanalen maken om ‘samen te werken in een team’? vind je de eerste stappen voor:

1/ Deelnemen aan een Team
2/ Team beheren – Leden toevoegen
3/ Team beheren – Kanaal toevoegen

en daarna kan je:

Bestanden delen in een Teams Kanaal

Eenmaal je bv. een ‘Client room‘ Kanaal hebt, kan je naast de Berichten ook Bestanden delen.

De menubalk die verschijnt om Bestanden toe te voegen kan bij Microsoft ‘even’ op zich laten wachten (waardoor je soms moet wachten om bestanden toe te voegen), klik eventueel op refresh van de pagina.

via + Nieuw

kan je Folders en/of Documenten toevoegen.
Deze worden in een afzonderlijke (Kanaal) bibliotheek van het dossier geplaatst, die ook vanuit SharePoint te benaderen is.

via … kan je ook kiezen voor Openen in SharePoint

of vanuit het dossier > DMS (SharePoint)
  • kom je standaard in de CICERO Docs bibliotheek
    (dit zijn je ‘afgeschermde’ kantoordocumenten binnen je dossier, enkel voor user accounts binnen je tenant)

  • kan je een andere Documenten bibliotheek selecteren – via de navigatie in het menu links of via dropdown pijltje rechts;
    (hierin komen de ‘publieke’ documenten die je eventueel via kanalen wilt delen en/of reeds gedeeld hebt, met de de ‘naam van het kanaal’, vb. ‘Client room‘, te vinden onder ‘In sitebibliotheek‘ of ‘In kanalen‘).

LET OP:
In de ‘General‘ sub Library onder Documenten gaan we bij voorkeur niets plaatsen om de controle niet te verliezen over wie de documenten kan bekijken/bewerken.

Hoe kan je makkelijk dossierbestanden delen?

Vanuit DMS (SharePoint ) kan je van CICERO Docs (‘private’ bibliotheek) kantoordocumenten ‘Kopiëren naar OF Verplaatsen naar de bibliotheek van het Kanaal. Bedenk de gewenste workflow om een bepaald document (of selectie van documenten) te verplaatsen naar andere (sub) bibliotheek van Documenten

Je kan in Documenten (per kanaal) de Folders en Documenten terugvinden (dezelfde als via Teams).

Voorbeelden van sub folders in het kanaal ‘Client room‘:

‘inbox‘ voor (grote) teksten die de klant aan ons wilt overmaken (i.p.v. te mailen)
‘stukken voor de client‘ voor afgewerkte (grotere) stukken bv. die wij aan de klant willen geven
But what’s in a name, bedenk gewoon duidelijke afspraken.

Je kan dus een bepaald document (of selectie van documenten) van CICERO Docs ‘Kopiëren naar OF Verplaatsen naar’ de bibliotheek van het Kanaal onder de Documenten bibliotheek.

bv. naar het Kanaal ‘Client room‘ > Sub Folder ‘stukken voor de client‘ in dat dossier

Vanaf dan zijn ze ook zichtbaar voor de leden van het Kanaal.

TIP: u kunt via Berichten met een @ een berichtje hierover sturen, zodat de client meteen een Notificatie krijgt in zijn Teams app (zelfs mobile).

CLIENT SIDE

Toelichting hoe je klant nu deze bestanden kan benaderen:

> Hoe ziet een teams Kanaal met door u gedeelde Berichten en Bestanden eruit langs de client side?

SAMENGEVAT

Teams <> SharePoint

1/ Vanuit uw Dossier > Team aanmaken
2/ Vanuit uw Team > Leden toevoegen
3/ Vanuit uw Team > Kanalen toevoegen (verschillende types) + Leden selecteren
TIP: maak naast het General kanaal (eerst) een Intern kanaal (en dan) een Kanaal met je client of andere externe relatie
4/ Vanuit uw Team > Berichten delen
5/ Vanuit uw Team/SharePoint site > Bestanden delen

WEBINAR – ‘Teams kanalen binnen uw dossier’

Wilt u graag weten hoe wij niet enkel berichten maar ook bestanden delen binnen en buiten ons kantoor?
Wij tonen een voorbeeld dat u met uw client kan delen.

TEAMS

In een andere topic lichten we toe hoe u een Teams kanaal kan maken in uw dossier:

Het aanmaken van Teams en teams Kanalen vind je in deze topic:

> Hoe kan ik Teams kanalen maken om ‘samen te werken in een team’?

Het delen van bestanden vind je eveneens in die topic vanaf stap 5/ of uitgebreid in deze:

> Hoe kan ik bestanden delen in een Team?

En dat allemaal om Berichten en Bestanden te delen met uw klant bv.

> Wat zijn de basisweetjes om Teams te gebruiken?

De Teams site van een dossier – langs de client zijde

In deze topic willen we Teams langs de kant van uw client benaderen.

Uw klant heeft vermoedelijk eveneens Teams via een webbrowser of desktop of mobile applicatie.

Eenmaal u uw client uitgenodigd heeft tot een Teams Kanaal, zal die van u een Mail ontvangen (dat die als Gast uitgenodigd is) en/of zal er in zijn Teams account een Notificatie komen, bv.:

en kan die bovenaan (op het account van eigen omgeving) klikken om te ‘switchen’ naar de omgeving met het (door u gedeelde) dossierkanaal, bv.:

Client to lawfirm shared Matter:

Indien u de klant heeft uitgenodigd tot ‘Client room‘ kanaal in zijn Cicero dossier, ziet die de recente Activiteiten, Berichten, Bestanden.

Bestanden

Onder Bestanden zijn de (door u) ‘gedeelde’ mappen en bestanden te zien:

met daaronder een Contract.docx bv.

Zo kunt u makkelijk (grotere) bestanden/documenten delen (i.p.v. te mailen).

TIP: u kunt via Berichten met een @ een berichtje hierover sturen, zodat de client meteen een Notificatie krijgt in zijn Teams app (zelfs mobile).

Berichten

Via Berichten kunnen eventueel ook video’s, foto’s, spraakopnames aan mekaar overgemaakt worden.

Of je klant kan meteen een belangrijke foto posten in het dossier die hij mobiel heeft gemaakt.

WEBINAR – ‘Teams kanalen binnen uw dossier’

Wilt u graag weten hoe wij niet enkel berichten maar ook bestanden delen binnen en buiten ons kantoor?
Wij tonen een voorbeeld dat u met uw client kan delen.

TEAMS

MS365 tool – Microsoft Teams – basis

Voor een volledige toelichting raden we zeker onze Microsoftpartner ESC aan (zij hebben zelfs een doelgerichte opleiding van Microsoft 365 voor advocaten samengesteld).

We proberen hieronder enkele basis weetjes op te lijsten voor het gebruik van Teams.

Je kan je Teams in een internet browser openen of in de desktop applicatie.

De menubalk toont de volgende onderdelen:

Activiteit

Hier krijg je meldingen van verschillende types – waarop je kan Filteren:

  • berichten die rechtstreeks aan jou gericht zijn (via @);
  • of antwoorden op een bericht van jou;
  • of een emoticon antwoord op een bericht van jou;
  • of een gemiste oproep/gesprek;
  • of een voicemail bericht aan jou

Via een Toggle kan je eventueel aan zetten om enkel Ongelezen meldingen weer te geven.

Chatten
  • Bovenaan in je lijst zie je de Vastgemaakte Contacten.
  • Je kan een Chat(groep) ook Dempen.
  • Bij het typen van Berichten zijn er meerdere opties ter beschikking.

Teams

Om ‘structureel samen te werken’ met interne of externe personen van je organisatie.

Achter elke Teams site hangt een SharePoint site; we leggen ook uit hoe deze wisselwerking (voor Bestanden) terug te vinden is in het dossier.

Kanalen

Het aanmaken van Teams en teams Kanalen vind je in deze topic:

> Hoe kan ik Teams kanalen maken om ‘samen te werken in een team’?

In een Kanaal heb je:

Berichten / Posts
  • Bovenaan kan je eventueel instellen om nieuwe berichten bovenaan weer te geven.
  • Maak gebruik van een Onderwerp bij een nieuwe post in een kanaal.
  • Je hebt de mogelijkheid om gelijk Iedereen tegelijk te taggen via @iedereen (@all indien taal Engels is).
Bestanden / Files

Het delen van bestanden vind je in deze topic:

> Hoe kan ik bestanden delen in een Team?

  • In de menubalk kan je via … Openen in SharePoint klikken om meteen in de volledige DMS van uw dossier te komen.

WEBINAR – ‘Teams kanalen binnen uw dossier’

Wilt u graag weten hoe wij niet enkel berichten maar ook bestanden delen binnen en buiten ons kantoor?
Wij tonen een voorbeeld dat u met uw client kan delen.

TEAMS

Teams Sites per dossier

Wegwijs in de Microsoft mogelijkheden van een dossier:
– SharePoint (DMS)
– Deelnemen aan een Teams Kanaal
– Berichten of Chats
– Bestanden delen
– Teams en SharePoint

U kunt via SharePoint een bestand (of folder) delen. Maar het overzicht gaat snel verloren als dat over meerdere documenten gaat (zeker voor een externe persoon met wie je deelt, is het niet makkelijk alles gestructureerd te houden, louter o.b.v. meldingen per mail bv.).

Wist u dat u ook via Teams kanalen (in uw dossier) makkelijk bestanden kunt delen?
Bij een structurele samenwerking hoort een Team! Dat geldt ook voor documentdeling. U hoeft niet langer over-en-weer te mailen en er is ‘one source of truth’. Hieronder de nodige stappen.

Deelnemen aan een Team en Bestanden delen

In elk Cicero dossier kan je:

  • enerzijds, via DMS de SharePoint site openen met alle Documenten/Bestanden in de CICERO Docs library (deze zijn enkel toegankelijk voor de personen van het kantoor)
  • anderzijds, via DEELNEMEN AAN CHANNEL een Teams site inrichten om ‘samen te werken’ in een team van medewerkers of externen
1/ Matters – Deelnemen aan Channel

Als u daar de Cicero-rechten toe heeft, kan u op de TEAMS CHAT tab van het dossier, de blauwe knop DEELNEMEN AAN CHANNEL aanklikken.

Daardoor wordt een Teams site met een Algemeen kanaal gemaakt en u zal in Teams onder Activiteit een melding krijgen dat u toegevoegd bent.

In het dossier is de blauwe knop nu gewijzigd naar OPEN TEAMS.

Als u via Cicero-Admin-User ‘Teams-Owner‘-rechten heeft gekregen, kunt u beheren wie nog meer aan het Team moet toegevoegd worden.

zie ook -> Checklist door de Admin user – Teams rechten Users

2/ Teams – Team beheren – Lid toevoegen

Bepaal eerst wie toegang krijgt tot dit Team:

  • In Teams kunt u met … Meer opties – Lid toevoegen (of via Team beheren om alles te zien en dan bovenaan + Lid toevoegen)

  • Geef naam of mailadres op van een interne of externe persoon (indien het Team net aangemaakt is, kan het even duren vooraleer je personen kan toevoegen – dan moet u even wachten op Microsoft)
  • herhaal voor iedereen waarmee je in dit Team wilt samenwerken (en eventueel documenten delen)
3/ Teams – Team beheren – Kanaal toevoegen

De volgende stap is het ‘kanaliseren’ binnen je Team.

Er is onderscheid in rechten voor de verschillende types:

  • Algemeen kanaal – Iedereen die tot het Team behoort (lid is) heeft toegang, en kan dit kanaal en eventuele documenten benaderen.
    LET OP: er wordt in élk Team standaard altijd een Algemeen/General kanaal gemaakt
    (denk hieraan bij het Toevoegen van leden en wees ook altijd voorzichtig met het plaatsen van bestanden, als er ook externe leden worden toegevoegd aan het Team, daarom suggereren we ook om geen bestanden in het Algemeen kanaal te plaatsen)
  • Gedeeld kanaal – om Personen of teams in uw organisatie óf buiten uw organisatie toegang te geven.
  • Privé kanaal – Specifieke personen van het team hebben toegang.

De personen die niet tot je organisatie behoren, zullen een uitnodiging krijgen en zich moeten identificeren d.m.v. een sleutel.

  • Via … Meer opties – Kanaal toevoegen kan je dus een (nieuw) kanaal toevoegen aan dit Team, je bent vrij in het kiezen van de Kanaal naam die je daarvoor gebruikt.

TIP – 2 voorbeelden voor kanalen:
‘Intern‘ voor een (Privé) kanaal om enkel met je medewerkers (binnen je eigen MS tenant) ‘samen te werken’, zonder dat leden van andere kanalen in het Team hier toegang toe hebben. Hiermee scherm je dus af wat intern moet blijven, ook al zou je nu of later leden toevoegen aan het Team. Begin alvast hiermee als je intern wilt gaan chatten bv. (zo blijft al het ‘interne’ altijd afgeschermd).
‘Client room‘ als je een (Algemeen of Gedeeld) kanaal aanmaakt om met je client ‘samen te werken of allerlei te delen’. Hiermee maak je dus een open maar afgeschermd kanaal.

  • Samen met het opgeven van een Naam, kan je Leden (die eerst aan het Team werden toegevoegd) selecteren (ook hier kan het eventjes duren vooraleer Microsoft de beschikbare Teams leden heeft bijgewerkt).
4/ Teams Kanaal – Berichten

Je bent klaar voor het sturen van berichten, screenshots of andere afbeeldingen, foto’s, geluidsopnamen, enz. met alle leden van het kanaal!
En het teams kanaal is zelfs mobile on-the-go te gebruiken.

TIP – leuk voorbeeld:
Je klant kan meteen een belangrijke foto posten in het dossier die hij mobiel heeft gemaakt.

5/ Teams Channel – Bestanden

Eenmaal je in ‘Client room‘ kanaal bent, kan je naast de Berichten (vergelijkbaar met WhatsApp maar dossier gebonden) ook nog Bestanden delen.

De menubalk die verschijnt om Bestanden toe te voegen kan bij Microsoft ook weer ‘even’ op zich laten wachten (waardoor je soms moet wachten om bestanden toe te voegen), klik eventueel op refresh van de pagina.

Via + Nieuw kan je Folders en/of Documenten toevoegen. Deze worden in een afzonderlijke bibliotheek van het dossier geplaatst, die ook vanuit SharePoint te benaderen is.

6/ SharePoint – DMS

Hoe kan je nu best je dossierbestanden delen?
Vanuit het dossier > DMS (SharePoint)

  • kom je standaard in de CICERO Docs bibliotheek (dit zijn je ‘afgeschermde’ kantoordocumenten binnen je dossier, enkel voor user accounts binnen je tenant)

  • maar kan je ook een andere Documenten bibliotheek selecteren – via navigatie in het menu links of via dropdown pijltje rechts (daarin komen de ‘publieke’ documenten die je eventueel via kanalen hebt gedeeld, met de de ‘naam van het kanaal’, vb. ‘Client room‘), te vinden onder ‘In sitebibliotheek‘ of ‘In kanalen‘.

LET OP:
In de ‘General‘ sub Library onder Documenten gaan we bij voorkeur niets plaatsen om de controle niet te verliezen over wie de documenten kan bekijken/bewerken.

Je kan in Documenten (per kanaal) dus Folders en Documenten terugvinden (dezelfde als via Teams).

TIP – voorbeelden van sub folders in het kanaal ‘Client room‘:
‘inbox‘ voor (grote) teksten die de klant aan ons wilt overmaken (i.p.v. te mailen)
‘stukken voor de client‘ voor afgewerkte (grotere) stukken bv. die wij aan de klant willen geven
But what’s in a name, bedenk gewoon duidelijke afspraken.

Vanuit DMS (SharePoint ) kan je dus van CICERO Docs (‘private’ bibliotheek) documenten ‘Kopiëren naar OF Verplaatsen naar’ de bibliotheek van het Kanaal. Bedenk de gewenste workflow om een bepaald document (of selectie van documenten) te verplaatsen naar een andere sub Library van Documenten > Kanaal ‘Client room‘ > Sub folder ‘stukken voor de client‘ in dat dossier.

SAMENGEVAT:

1/ Vanuit uw Dossier > Team aanmaken
2/ Vanuit uw Team > Leden toevoegen
3/ Vanuit uw Team > Kanalen toevoegen (verschillende types) + Leden selecteren
TIP: maak naast het General kanaal (eerst) een Intern kanaal (en dan) een Kanaal met je client of andere externe relatie
4/ Berichten delen
5/ Bestanden delen
6/ SharePoint

CLIENT SIDE

Toelichting hoe je klant nu deze bestanden kan benaderen.

WEBINAR – ‘Teams kanalen binnen uw dossier’

Wilt u graag weten hoe wij niet enkel berichten maar ook bestanden delen binnen en buiten ons kantoor?
Wij tonen een voorbeeld dat u met uw client kan delen.

Admin Sjablonen


Samenvoegcodes en -commando’s voor kantoor templates

Een overzicht van codes om te gebruiken voor de samenvoeging vind je terug op  

> Overzicht codes voor sjablonen

Samenvoegcodes staan altijd tussen accolades ({}). Ze bestaan doorgaans uit
• een samenvoegcommando, aangeduid door een “voorbehouden” symbool, en
• een samenvoegveld dat aangeduid wordt door een veldnummer.

Commando’s: dienen voor de opmaak van de ingevulde velden (cf. verder)
Samenvoegvelden: om gegevens uit de database (van Personen, Zaken, Partijen, …) in te voegen

Samenvoegcodes voor SJABLONEN MATTER

Samenvoegvelden dienen om gegevens van Personen, Zaken, Partijen als ‘variabele’ in te voegen in je tekst.

1/ Persoonvelden:

om gegevens van een Persoon toe te voegen
(deze zijn meestal enkel bruikbaar in briefhoofden, het kan gegevens oproepen van de persoon die je aanschrijft)

# en een veldnummer

2/ Zaakvelden:

om ALGEMENE gegevens van een Zaak toe te voegen

# Z.1. en een veldnummer

3/ Partijvelden:

van WELKE Partij (Groepsletter), WELKE velden

# Partijletter.1. en een veldnummer

Commando’s voor de opmaak van de ingevulde velden

Voorbeelden:
STOP code of stopplaats {?} en stopplaats met info {?info}
LOSSE codes met {#} en {< >} commando’s
LOOPS van codeblok met {ß} of {@} commando’s

TEMPLATES

Je kan ook gebruik maken van ‘building blocks’ met samenvoegcodes.
Voorbeelden zijn te vinden onder ADMIN > SJABLONEN > tab TEMPLATES.

Hier kan je door te klikken op de blauwe knoppen ganse blokken met codes oproepen, die je dan via COPY/CLIPBOARD kan kopiëren naar je document/template.

CICERO SJABLONEN

Merk op:
Om een nieuw sjabloon te maken, vertrek je best van een bestaand model of een model van Cicero dat je op de Support pagina vindt:

vanuit Cicero Menu > Support (onderaan in blauwe balk links)

> Sjablonen – Overzicht

hier vind je voorbeelden van sjablonen voor briefhoofd, maar ook voor facturatie of boekhoudrappels.

Samenvoegcodes voor SJABLONEN BILLING
Samenvoegvelden Factuur

Een overzicht van de velden om te gebruiken op een factuur vind je terug op  

> Overzicht codes voor sjablonen vanaf pagina 15

Onderverdeeld voor hoofding, totalen, subtotalen, detail, provisie.

Zie ook de ADMIN pagina voor:

> Btw-vermeldingen in Billingsjablonen
> Betalingsverzoek sjablonen

> Video: Hoe bepaalt u de settings voor Billing?
> Video: Btw-vermeldingen in Billingsjablonen
> Video: Betalingsverzoek Sjablonen

Samenvoegcodes voor SJABLONEN ACCOUNTING
Samenvoegvelden Rappels

Een overzicht van codes om te gebruiken in een rappel vind je terug op  

> Overzicht codes voor sjablonen vanaf pagina 22

Zie ook de ADMIN pagina voor:

> Video: Hoe bepaalt u de instellingen voor Boekhoudrappels?

Samenvoegcodes voor SJABLONEN COLLECTION
Samenvoegvelden Incasso

Een overzicht van codes om te gebruiken in incasso modellen vind je terug op  

> Overzicht codes voor sjablonen vanaf pagina 23

Onderverdeeld voor totalen, of detail van de schulden en betalingen.

Zie ook de ADMIN pagina voor:

> Video: Admin Configuratie Collection – Minimale Instellingen
> Video: Admin Configuratie Collection – Instellingen Automatische Opvolging

ADMIN – Configuratie – Tabellen

Onder ADMIN > Configuratie > Tabellen worden de (F2) keuzelijsten van de database onderhouden.
Er kan gezocht worden op Type.  Merk op: het is de Formulering (schrijfwijze) van een item die zal gebruikt worden bij documentsamenvoegingen.

Onder ADMIN > Configuratie > Tabellen > Type

Relations – Persoonsgroep
bevat de Partijtypes in uw database – en welke Partij letter daaraan gekoppeld is.

Relations – Taal
bevat de Talen die gebruikt worden – en de Taalcodes daaraan gekoppeld.
0 NL – 1 FR – 2 EN

ADMIN – Configuratie – Billing / Accounting

Hier geeft u de default instellingen op voor Billing, respectievelijk Accounting, met ondermeer ook de selectie van de aangemaakte Sjablonen Billing/ Accounting.


Nieuw sjabloon toevoegen aan de kantoor templates

> Hoe kan ik een nieuw sjabloon toevoegen aan de kantoor templates?