Knowlex Kennisdatabase


KNOWLEX.BE: Maak de rechtspraak van uw kantoor doorzoekbaar.

I/ via CICERO DMS – Document toevoegen aan Knowlex 

U kunt zowel Word, Excel als Outlook documenten opladen. 

Voor reeds bestaande documenten kunt u via MATTERS – DMS (WEB) – Document in de Details Knowledgebase (isKB) AAN vinken, waarna u vrije Tag(s) of een Omschrijving kunt opgeven, en een Knowlex Groep(en) en Categorie(ën) kunt selecteren waaronder u het document wenst te uploaden naar uw Kennisdatabank.

TER INFO: Het doel van indeling in Groepen en Categorieën.

(in het kort) Groepen hebben betrekking op WIE de documenten kan raadplegen, terwijl Categorieën het TYPE document omschrijven.

En klik op OPSLAAN.

II/ via CICERO BOOKME – Document toevoegen aan Knowlex

Ook nieuw aangemaakte documenten en/of mails die u met CLIDOC – Bookme (TASKS – Joblogger) gaat OPSLAAN kunt u op dezelfde manier meteen toevoegen aan uw Kennisdatabank.

Naast de Bestandsnaam kunt u Knowledgebase (isKB) AANVINKEN, waarna u Tag(s) en/of een custom Omschrijving kunt opgeven, Knowlex Groep(en) en een Categorie kunt selecteren waaronder u het document wenst te uploaden.

Sluit het KB venster en klik op TOEVOEGEN om de Bookme actie af te ronden.

Advocaten kunnen eventueel aan het secretariaat meegeven waaronder het Document dient ge-upload worden.

DMS/SP – een document bewerken/bekijken/downloaden


vanuit Matters -> DMS (SharePoint)

openen is om een document te bewerken
voorbeeld is handig om het juiste document te vinden en te kunnen raadplegen
downloaden als je het bestand wilt hebben in je downloads om zo te mailen i.p.v. te delen

I/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT  – Openen om een document te Bewerken

Het originele document wordt geopend en via Automatisch Opslaan online bijgewerkt/opgeslagen.

In de online browser zie je naast de Bestandsnaam ook de Locatie

In de desktop app zie je ook Bestandsnaam en Locatie alsook Automatisch opslaan

II/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT  – Voorbeeld is handig om het gewenste document te vinden

Met de pijltjes ‘bladert’ u door documenten en krijgt u een preview waardoor u ze kunt ‘inkijken’ zonder te wijzigen (zodat er ook geen nieuwe wijzigingsdatum te zien is).

De preview sluiten, kan met het kruisje.

III/ MATTERS – DMS/SHAREPOINT – Downloaden als je het bestand wilt hebben in je downloads om zo bv. te mailen naar externen i.p.v. te delen

Je kan documenten delen (met interne medewerkers, of met externen buiten kantoor) al dan niet met bepaalde rechten.
Via Downloaden zou je het document eventueel kunnen opslaan om te mailen als bijlage.

Mailen met bijlagen kan ook via de Outlook CICERO Addin – DMS attach.

Merk op:
Vanuit je mail een bijlage/bestand toevoegen, die niet in een dossier bewaard werd maar in een lokale folder, kan in Outlook met de gewone Invoegen – Bestand bijvoegen knop (paperclip).

—

LET OP: GEBRUIK DOWNLOADEN NIET OM dossier DOCUMENTEN TE BEWERKEN!!!

Bij Downloaden wordt er een kopie ‘Opgeslagen in deze pc’

En staat Automatisch Opslaan NIET aan.

Klik je ‘Bewerken inschakelen’
Dan zie je wel Automatisch opslaan MAAR dat is nog steeds lokaal in deze pc!
Sluit je Word, dan krijg je de vraag om Op te slaan
MAAR staat default in Downloads van pc (en niet toegankelijk voor het kantoor)

IV/ Via MATTERS – DMS WEB heb je nog enkele extra opties

Via DMS WEB wordt er via een Microsoft Graph koppeling gemaakt om vanuit Cicero te koppelen/synchroniseren met SharePoint.

Bij de keuze BEWERKEN wordt het originele document gedownload en via de Graph koppeling opnieuw geüpload naar de oorspronkelijke locatie (en niet lokaal in de pc verder opgeslagen).

Werken via DMS WEB kan eventueel trager verlopen, maar bevat nog enkele vertrouwde opties (PDF maken, ATTACH, DUPLICEREN, VERPLAATSEN, SELECTIE SAMENVOEGEN in bundel, MAPPENSTRUCTUUR toevoegen)

DMS/SP – een Word of Excel document opslaan


Vanuit Word of Excel kunt u een document opslaan in Cicero via de addin CLIDOC365 – Bookme of Storeme.

Klik hiervoor rechts bovenaan op de C-knop.

1/ Bookme laat toe het document op te slaan op de gewenste locatie, een bestandsnaam te geven, maar ook om een prestatie te boeken of een opvolgingstaak.

Bookme opent een Joblogger scherm, waarin u het gewenste Dossier kunt selecteren, de Taak  en Gepresteerde tijd en Omschrijving opgeven.

Kies eventueel een andere Opslaglocatie binnen het dossier (…) en geef een Bestandsnaam op.

Vink eventueel de Rappel taak aan om een opvolgtaak te agenderen voor u zelf (of een andere medewerker).

En klik op TOEVOEGEN.

2/ StoreMe laat toe het document op te slaan in een dossier en/of op een relatiefiche. Zonder prestatie of opvolgingstaak.

Geef het gewenste Dossier (of Relatie) op, kies eventueel een andere Opslaglocatie binnen het dossier (…) en geef een Bestandsnaam op.

En klik op TOEVOEGEN.

DMS/SP – een bestand uploaden


U kunt een bestand (Word, Excel, Pdf, Afbeelding, …) vanop uw computer opslaan  in een dossier via DMS of via SharePoint. 

1/ Open het Cicero dossier waarnaar u wilt opslaan.

DMS:

Via Matters – DMS tab kunt u bestanden toevoegen door ze erin te slepen of via de knop ‘Bestand Toevoegen’ en dan ‘Upload file’  

of alsnog te slepen naar het ‘Drag & drop’ veld.

SharePoint:

Via Matters – SharePoint tab kunt u eveneens bestanden toevoegen door ze erin te slepen of de knop ‘Uploaden’ te gebruiken. 

 

MERK OP:

2/ U kunt SharePoint openen via een Cicero dossier OF via uw Office portaal  (https://www.office.com/) met je eigen MS365 login.

Bovenaan vindt u onder het Menu icoontje uw MS365 applicaties, waaronder SharePoint.

Via Zoeken in SharePoint

kunt zoeken op Dossier en de betreffende dossier SharePoint-site openen, waarin u bestanden  kan toevoegen door ze erin te slepen of de knop ‘Uploaden’ te gebruiken. 

Admin – Configuratie Campaigns


In deze rubriek kunt u de instellingen beheren voor de Campaigns applicatie.

Bovenaan kunt u het Default afzender e-mailadres ingeven. Dit e-mailadres is zichtbaar als afzender bij elk bericht dat verstuurd wordt vanuit Campaigns (Event en Mailing). Per Event of Mailing kunt u, in de Campaigns applicatie, ook een ander afzender e-mailadres ingeven, indien u af wilt wijken van het default e-mailadres. Bij Mailingtest e-mailadres geeft u het e-mailadres in waarnaar de testmail verstuurd mag worden.

De overige velden daaronder zijn alleen van toepassing op een Event, niet op een Mailing.
Bij Bericht na reactie op uitnodiging kunt u een standaard tekst ingeven dat getoond wordt wanneer de ontvanger in de respons aangeeft (niet) aanwezig te zijn bij het Event. Bij Bericht na afmelden voor mailings kunt u een bericht plaatsen dat getoond worden als de ontvanger zich afgemeld heeft. Indien u liever gebruik maakt van een bericht op uw eigen website, kunt u een URL ingeven waar de ontvanger naartoe gestuurd wordt indien hij/zij zich aanmeldt (> Redirect URL na reactie op uitnodiging) of afmeldt (>Redirect URL na afmelden voor mailings). Met de button OPSLAAN slaat u de gegevens op.

Campaigns – Overzicht


Met behulp van deze module kunt u uw eerder aangemaakte campagnes beheren. Er bestaan twee soorten campagnes: Mailings en Events. U kunt een selectie maken op Type, Persoon en/of Datum en klikt vervolgens op de button ZOEK. U krijgt vervolgens onderstaand overzicht:



Om een betreffende campagne te beheren klikt u op de potloodbutton vooraan, u komt vervolgens bij de campagne details. Hieronder een voorbeeld van een Event, bij een Event zijn meer mogelijkheden dan bij een Mailing.



U ziet de gegevens die u ingegeven heeft bij het aanmaken van de campagne. Met de button WIJZIGEN kunt u deze gegevens en de bijbehorende selectie wijzigen. Met de button DUPLICEREN dupliceert u deze campagne zodat een nieuwe campagne toegevoegd wordt die exact hetzelfde is. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij een terugkerende mailing of event. U hoeft dan slechts enkele zaken, zoals datum, aan te passen. Met de button VERWIJDEREN verwijdert u de campagne. U kunt de lijst met personen ook exporteren naar Excel met de button EXPORTEREN.
Met de button E-MAIL VERZENDEN wordt de e-mail zoals bovenaan aangemaakt verzonden naar de geselecteerde relaties. U kunt ook de E-MAIL DOWNLOADEN indien u geen gebruik maakt van Exchange.
Met de button BEVESTIGING VERZENDEN kunt u alle relaties die nog geen bevestiging gehad hebben direct een bevestiging sturen. Indien u nog geen gebruikt maakt van Exchange kunt u ook de BEVESTIGING DOWNLOADEN. De e-mail of brief wordt dan niet automatisch verstuurd, maar u krijgt een e-mailobject aangeboden om zo de bevestigings-mails vanuit uw eigen outlook of ander e-mailprogramma te versturen.

Rechts kunt u TEST aanvinken om de e-mail of bevestigings e-mail ter controle te versturen. Deze test e-mail wordt dan gestuurd naar het e-mailadres zoals aangegeven in de ADMIN – Configuratie – Campaigns, bij Mailingtest e-mailadres.

Rechtsboven ziet u de Statistieken van deze campagne. Deze statistieken kunt u beïnvloeden in de lijst met Adressen eronder.
Door op de pijlbutton te klikken kunt u de details van de persoon vinden en beheren (zie onderstaande afbeelding). U kunt hier de Response (Aanwezig of Afwezig) invullen en een notitie maken. Bij Datum bevestiging wordt de datum genoteerd waarop de bevestiging verstuurd is. U kunt NoShow aanvinken indien de persoon niet gekomen is. Met de button OPSLAAN kunt u de gegevens opslaan. Indien u de gegevens hier wijzigt ziet u dit terug bij de Statistieken rechts bovenaan.

Deze detailgegevens heeft u niet als het gaat om een Mailing. Daar kunt u enkel onderstaande buttons gebruiken: WIJZIGEN, VERWIJDEREN, EXPORTEN en E-MAIL.

Bij het tabje Documenten kunt u met de button TOEVOEGEN documenten toevoegen die bij deze campagne horen.
In de applicatie Relations kunt u de campagnegegevens terugvinden bij de rubriek Contactadressen.

U klikt op het potloodje rechts van de betreffende contactpersoon en onderstaand venster opent:

Onderaan ziet u het kopje Campagnes staan, hier kunt u de campagnes wijzigen en verwijderen met het potloodje en het kruisje. Vanuit hier is het ook mogelijk nieuwe campagnes toevoegen aan dit contactadres, dit doet u met de button TOEVOEGEN. De gegevens die u hier wijzigt, verwijdert of invoert ziet u terug in de module Overzicht van de applicatie Campaigns.

Campaigns – Toevoegen


Bij de module Toevoegen is het mogelijk nieuwe campagnes toe te voegen. U selecteert allereerst het Type, dus Mailing of Event. Daarna geeft u de Naam van de campagne in en daaronder de Omschrijving.

Bij Onderwerp geeft u het e-mailonderwerp in. Daarna kunt u bij Html / Docx Template een template downloaden of bij Bericht een tekst opstellen. Bij Html / Docx Template heeft u de mogelijkheid om de parameters (in groen) toe te voegen in uw template. Zo personaliseert u uw bericht naar uw relaties met varPersonalFullName en varPersonalSurName. En kunt u met varResponseConfirm en varResponseDeny uw relaties direct laten reageren op uw e-mail (Aanwezig of Afwezig). Met varUnsubscribeLink kan uw relatie zich direct uitschrijven voor de door u gestuurde e-mails.

Vervolgens selecteert u de Datum en het Tijdstip. Indien u een specifieke set van contactpersonen wilt mailen in plaats van een campagne op basis van zoekcriteria kunt bij E-mailadressen de e-mailadressen van deze contactpersonen ingeven.

Indien het gaat om een Event komen er extra opties bij: het versturen van een bevestigingsmail en Feedback. Indien uw relaties aangeven aanwezig te zijn bij het event kunt u hier een default bevestigings e-mail ingeven.

U geeft Onderwerp bevestiging in. Bij Html / Docx Template kunt u een template downloaden of bij Bericht handmatig een tekst opstellen. Bij Html / Docx Template heeft u de mogelijkheid om de parameters (in groen) toe te voegen in uw template. Zo personaliseert u uw bericht naar uw relaties met varPersonalFullName en varPersonalSurName. Met varUnsubscribeLink kan uw relatie zich direct uitschrijven voor de door u gestuurde e-mails.

Onderaan is het mogelijk een selectie te maken op Criteria Personen, Criteria dossiers en/of Criteria Adressen. Indien u de V-buttons openklikt ziet u de selectiecriteria verschijnen, zoals in onderstaande afbeelding. Het is ook mogelijk meerdere opties uit verschillende criteria te selecteren.

U selecteert bijvoorbeeld bij Persoonsgroep ADVOCAT en drukt op de pijl naar rechts. Vervolgens klikt u op de button ZOEKEN en de personen die aan de criteria voldoen verschijnen onderaan in de lijst. U klikt vervolgens op de button OPSLAAN om de nieuwe campagne met bijbehorende lijst van personen op te slaan.

Het event met bijbehorende relaties is nu aangemaakt. Om deze campagne te beheren gaat u naar de module Overzicht. Als u op het event klikt komt u bij de detailpagina van het event.

Algemeen – Browser Settings


Eerste Startup CICERO

Wat moet u doen bij een eerste startup van Cicero?


Elke internetbrowser kent instellingen voor het omgaan met Downloads.  

Browser settings voor Edge 

Sinds een update van Edge dient/kunt u voor download en openen van (msg) bestanden het volgende in te stellen:

Zodra een (msg) bestand gedownload werd, kunt u dit in Edge bovenaan terugvinden:

Webinar Microsoft 365, Teams, e-Consult

Webinar Microsoft 365, Teams, e-Consult Tot 36:52
Integratie Cicero-SharePoint 1:00
Integratie Cicero-Teams 11:20
Integratie Cicero-Econsult via Klantenportaal (WebView) 20:30
Published: jan 26th, 2021

Download PDF

Collection: Hoe een betaallink toevoegen

COLLECTION: HOE EEN BETAALLINK TOEVOEGEN Tot 4:35
Gebruik: Incasso Opvolging 0:25
Gebruik: Accounting 1:12
Configuratie: Mollie account aanmaken 1:32
Configuratie: Admin > Configuratie > Billing 2:20
Configuratie: Admin > Sjablonen > Sjablonen Algemeen 3:28

Published: okt 5th, 2020
Download PDF